Cómo instalar Kimai en Saplo: control de tiempo en lugar de Toggl y Harvest

A finales del mes, el cliente pregunta en qué se han invertido las horas facturables. Parte del trabajo lo tienes en el calendario, otra parte en las tareas, y las consultas rápidas solo quedan en la memoria. Necesitas un solo lugar donde registrar el tiempo y preparar un resumen claro. Kimai es una herramienta de código abierto para el control del tiempo de trabajo en proyectos, que puedes instalar en Saplo como alternativa a Toggl Track o Harvest. A continuación, aprenderás a pasar de la instalación desde el Catálogo de aplicaciones hasta el primer informe para el cliente.

Por qué Kimai en lugar de Toggl o Harvest

Kimai self-hosted significa que tienes tu propia instalación de la aplicación: gestionas las cuentas del equipo, los proyectos y el acceso a los datos. En Saplo usas una configuración lista para usar, así que no necesitas empezar con la instalación manual del servidor web y la base de datos.

Kimai te permite medir el tiempo con un temporizador, asignar trabajo a clientes y proyectos, y preparar informes de horas. El núcleo de la aplicación es open source, y la instalación soporta múltiples usuarios sin costes de licencia por cada cuenta adicional. Los complementos pueden tener condiciones y precios aparte. La descripción de las funciones y las diferencias entre el hosting del proveedor y la instalación propia la encontrarás en la página oficial de Kimai.

Para el freelancer, la ventaja es tener orden en la facturación. Para las agencias, también es la posibilidad de comprobar cuánto tiempo realmente ocupan las correcciones, reuniones y mantenimiento de proyectos. Sin embargo, simplemente instalar la aplicación no reemplaza una regla fundamental: cada uno debe registrar el tiempo con regularidad y describir en qué consistió el trabajo.

Requisitos y hosting de Kimai en Saplo

La receta de Kimai en el catálogo de Saplo declara un mínimo de 1024 MB de RAM y 3 GB de espacio en disco. Ese es el requisito mínimo para la instalación, no una promesa de rendimiento para un número arbitrario de personas. Si ya tienes otras aplicaciones funcionando en tu Box, también debes tener en cuenta su uso de recursos y dejar un margen para el trabajo diario.

Antes de la instalación, prepara:

• un Box activo con recursos disponibles,
• el nombre de la aplicación y un dominio o subdominio disponible en el panel,
• acceso a los archivos de la aplicación mediante SFTP, necesario para leer los datos del primer inicio de sesión.

La receta utiliza Docker y una base de datos MySQL preparada por la plataforma. El instalador conecta la aplicación con la base de datos y crea la cuenta de administrador. No necesitas rellenar manualmente la configuración de conexión con MySQL.

La oferta actual y la descripción de la implementación las encontrarás en la página de Kimai en Saplo. El costo del hosting depende del Box elegido, y los recursos adicionales o extensiones de pago deben tenerse en cuenta por separado.

Instalación paso a paso

1. Inicia sesión en el panel de Saplo y abre el Catálogo de aplicaciones. Busca Kimai.
2. Comienza la instalación, asigna un nombre a la aplicación y selecciona el Box con recursos libres. Elige la dirección desde la que quieres acceder al registro de tiempo.
3. Confirma el formulario. La receta descargará la imagen de Kimai, la conectará con la base de datos MySQL y pondrá en marcha la aplicación. El primer inicio incluye la preparación de la base, así que espera a que la instalación termine en el panel.
4. Conéctate al Box mediante SFTP usando los datos de acceso del panel de Saplo. En el directorio de la aplicación /srv/apps/<app-name>/ encuentra el archivo KIMAI-SETUP.txt. Contiene la dirección de la aplicación, el email del administrador y la contraseña generada.
5. Abre la dirección de la aplicación por HTTPS e inicia sesión con los datos de ese archivo. La cuenta de administrador se crea durante la instalación, no se crea a través de un formulario público de registro.
6. Tras el primer inicio de sesión cambia la contraseña del administrador. Trata el archivo con los datos de acceso como una contraseña: no lo envíes a los clientes ni lo pegues en solicitudes de soporte.

Si no ves el archivo con los datos de acceso o la página de la aplicación no responde, revisa el estado de la instalación en el panel y contacta con el soporte de Saplo. No inicies otra instalación solo para recuperar el acceso a la primera.

Primer cliente, proyecto y registro de tiempo

Comienza con un solo proyecto real. Por ejemplo, una agencia que gestiona una tienda en línea puede usar esta estructura:

Elemento	Ejemplo	Para qué sirve
Cliente	Tienda del cliente	Agrupa los proyectos de una misma empresa
Proyecto	Mantenimiento de la tienda	Separa un ámbito específico de colaboración
Actividad	Correcciones, consultas, pruebas	Describe el tipo de trabajo realizado
Descripción del registro	Mejora del formulario de contacto	Explica un registro concreto del tiempo

Crea un cliente, asígnale un proyecto y luego prepara las actividades que realmente usas. No empieces con decenas de categorías. Unas pocas denominaciones claras facilitarán que el equipo registre las horas de forma consistente. La organización de los datos está descrita en la documentación de clientes de Kimai.

Selecciona el proyecto y la actividad, inicia el temporizador y, al terminar la tarea, deténlo y añade una descripción. Si olvidas activar el contador, puedes completar el registro manualmente, siempre que lo permitan la configuración y los permisos de tu Cuenta. También revisa la zona horaria antes de que el equipo empiece a registrar su trabajo.

Separa el tiempo facturable del trabajo interno. Una reunión de organización y la realización de una corrección solicitada no siempre deberían incluirse en el mismo resumen para el cliente. El manejo del temporizador, la edición de registros y la marcación del tiempo a facturar está explicado en la instrucción para el registro de tiempo.

Informe de horas para el cliente

Al final del periodo de facturación, elige el cliente, proyecto y rango de fechas. Revisa las entradas antes de exportar: corrige descripciones poco claras, verifica temporizadores activados por error y asegúrate de que el informe cubra el periodo correcto.

Proceso ejemplo para el mantenimiento mensual de una tienda:

1. Establece el rango desde el primer hasta el último día del mes y selecciona el proyecto de mantenimiento de la tienda.
2. Revisa qué entradas incluir en la facturación.
3. Exporta el resumen, por ejemplo en PDF para el cliente o en CSV para procesarlo más.
4. Compara el total de horas con el acuerdo de trabajo antes de enviar el informe.

Kimai ofrece exportación a PDF, CSV y XLSX, entre otros formatos. El acceso a los datos del equipo depende de los permisos del usuario. Los detalles de filtros y formatos están en la documentación de exportación.

Kimai en equipo

Crea una cuenta separada para cada persona. La cuenta de administrador se utiliza para gestionar la aplicación, mientras que el trabajo diario debe realizarse con cuentas que tengan los permisos adecuados. Si tienes varios equipos, asigna clientes y proyectos a los grupos correspondientes en lugar de compartirlo todo con todos. Las reglas de visibilidad se describen en la documentación de equipos de Kimai.

También establece una convención sencilla para las descripciones. "Trabajo en el sitio" no explica mucho a la persona que aprueba el presupuesto. "Prueba del formulario después de la actualización y mejora de la validación del teléfono" permite vincular el tiempo con el resultado. Vale la pena revisar juntos la primera semana de entradas antes de empezar a usar los informes para los cálculos.

Transición desde Toggl o Harvest

Antes de cambiar de herramienta, anota qué necesitas: temporizadores, informes para clientes, tarifas, integraciones o un método específico para aprobar horas. Prueba este proceso con un solo proyecto en Kimai. No asumas que todas las funciones y complementos del servicio anterior tienen un equivalente idéntico.

Una forma práctica de hacer la transición es cerrar el periodo actual en la herramienta antigua, guardar las exportaciones históricas y comenzar un nuevo periodo en Kimai. Si quieres trasladar el historial, primero verifica la compatibilidad de los campos y la herramienta de importación disponible con una muestra pequeña. La instalación de Kimai desde el Catálogo de aplicaciones de Saplo no transfiere automáticamente los datos de Toggl ni de Harvest.

Preguntas frecuentes

¿Kimai requiere SSH?

Para la instalación desde el catálogo y el uso diario en el navegador no necesitas SSH. Los datos para el primer acceso los puedes obtener en KIMAI-SETUP.txt mediante SFTP. La administración avanzada puede requerir acceso adicional o soporte técnico.

¿Pago por cada usuario de Kimai?

El núcleo de Kimai self-hosted no cobra licencia por cada cuenta adicional. Solo pagas por el hosting y las posibles funciones de pago tienen sus propias condiciones. Debes ajustar el número de usuarios activos al rendimiento de la instalación.

¿La base de datos funciona en el mismo contenedor que la aplicación?

La receta de Saplo conecta Kimai a una base de datos en un servicio MySQL compartido de la plataforma. No se crea un contenedor MySQL independiente junto con la aplicación. Al planificar copias de seguridad, considera tanto la base de datos como los archivos de la aplicación, no asumas que solo el directorio de Kimai contiene todos los datos.

¿Exportar un informe equivale a una copia de seguridad?

No. El informe de horas es para facturación, no para restaurar cuentas, configuraciones o todo el historial de la aplicación. Revisa el alcance de las copias disponibles en tu plan y cómo recuperar datos antes de basar el trabajo diario del equipo en Kimai.

Si además del control del tiempo quieres gestionar el equipo que usa el equipo de trabajo, descubre cómo hacer registro de equipo IT en Snipe-IT con historial de entregas y alertas sobre garantías pendientes de vencerse.

¿Por dónde empezar?

Consulta la oferta de hosting Kimai en Saplo, elige la Box adecuada para tu carga y lanza la aplicación desde el catálogo. Agrega un cliente, un proyecto y varias entradas de tiempo. Cuando tengas el primer informe correcto, aplica el mismo método a otros proyectos.