Kimai auf Saplo einrichten: Arbeitszeiterfassung statt Toggl und Harvest

Am Ende des Monats fragt ein Kunde, wie die Stunden aus der Abrechnung zustande gekommen sind. Ein Teil der Arbeit steht im Kalender, ein anderer Teil ist in den Aufgaben vermerkt, und kurze Beratungsgespräche sind nur noch in Erinnerung. Du brauchst einen Ort, an dem du die Zeit festhältst und eine übersichtliche Zusammenstellung erstellst. Kimai ist ein Open-Source-Tool zur Zeiterfassung bei Projekten, das du auf Saplo als Alternative zu Toggl Track oder Harvest starten kannst. Im Folgenden zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du es aus dem App-Katalog installierst und den ersten Bericht für deinen Kunden erstellst.

Warum Kimai statt Toggl oder Harvest

Kimai self-hosted bedeutet, dass du die Anwendung selbst installierst: Du verwaltest Teamkonten, Projekte und den Zugriff auf Daten. Bei Saplo nutzt du eine fertige Lösung, sodass du nicht mit der manuellen Installation von Webserver und Datenbank anfangen musst.

Kimai ermöglicht es dir, die Zeit mit einem Timer zu messen, Arbeit Kunden und Projekten zuzuordnen und Stundenübersichten zu erstellen. Der Kern der Anwendung ist Open Source, und die Installation unterstützt mehrere Nutzer ohne Lizenzgebühren für weitere Konten. Zusätzliche Module können eigene Bedingungen und Preise haben. Eine Beschreibung der Funktionen sowie Unterschiede zwischen dem Hosting des Herstellers und der eigenen Installation findest du auf der offiziellen Kimai-Webseite.

Für Freelancer bringt das Ordnung bei der Abrechnung. Für Agenturen ist es zudem eine Möglichkeit zu überprüfen, wie viel Arbeit tatsächlich für Korrekturen, Meetings und die Projektpflege anfällt. Das Aufsetzen der Anwendung ersetzt jedoch nicht die gemeinsame Regel: Jeder erfasst die Zeiten regelmäßig und beschreibt, worauf sich die Arbeit bezog.

Anforderungen und Hosting von Kimai auf Saplo

Das Kimai-Rezept im Saplo App-Katalog gibt als Minimum 1024 MB RAM und 3 GB Speicherplatz an. Das ist die Mindestanforderung zur Installation, keine Leistungszusage für beliebig viele Nutzer. Wenn auf deinem Box bereits andere Anwendungen laufen, berücksichtige deren Ressourcenverbrauch und lasse einen Puffer für den täglichen Betrieb.

Bereite vor der Installation Folgendes vor:

• eine aktive Box mit verfügbaren Ressourcen,
• den Namen der Anwendung sowie eine Domain oder Subdomain, die im Panel erreichbar ist,
• Zugriff auf die Anwendungsdateien per SFTP, benötigt um die Daten für den ersten Login abzufragen.

Das Rezept nutzt Docker und eine von der Plattform bereitgestellte MySQL-Datenbank. Der Installer verbindet die Anwendung mit der Datenbank und legt ein Administratorkonto an. Du musst die MySQL-Verbindungsdaten nicht selbst konfigurieren.

Das aktuelle Angebot und eine Beschreibung der Installation findest du auf der Kimai-Seite bei Saplo. Die Preis des Hostings hängt vom gewählten Box ab, zusätzliche Ressourcen oder kostenpflichtige Erweiterungen sind separat zu berücksichtigen.

Schritt-für-Schritt-Installation

1. Melde dich im Saplo-Panel an und öffne den App-Katalog. Suche nach Kimai.
2. Starte die Installation, vergib einen Namen für die Anwendung und wähle die Box mit ausreichenden Ressourcen aus. Bestimme die Adresse, unter der du die Zeiterfassung nutzen möchtest.
3. Bestätige das Formular. Das Rezept lädt das Kimai-Image herunter, verbindet es mit der MySQL-Datenbank und startet die Anwendung. Der erste Start beinhaltet die Vorbereitung der Datenbank, daher warte ab, bis die Installation im Panel abgeschlossen ist.
4. Verbinde dich per SFTP mit der Box, nutze dazu die Zugangsdaten aus dem Saplo-Panel. Im Anwendungsverzeichnis /srv/apps/<app-name>/ findest du die Datei KIMAI-SETUP.txt. Diese enthält die Adresse der Anwendung, die Administrator-E-Mail und das generierte Passwort.
5. Öffne die Adresse der Anwendung über HTTPS und melde dich mit den Daten aus dieser Datei an. Das Administrator-Konto wird während der Installation angelegt, es gibt kein öffentliches Registrierungsformular.
6. Ändere nach der ersten Anmeldung das Administrator-Passwort. Behandle die Datei mit den Zugangsdaten wie ein Passwort: Schicke sie nicht an Kunden und füge sie nicht in Support-Anfragen ein.

Wenn du die Datei mit den Anmeldedaten nicht findest oder die Seite der Anwendung nicht reagiert, überprüfe den Installationsstatus im Panel und kontaktiere den Saplo-Support. Starte keine weitere Installation, nur um wieder Zugriff auf die erste zu erhalten.

Erster Kunde, Projekt und Zeiterfassung

Beginne mit einem realen Projekt. Zum Beispiel könnte eine Agentur, die einen Onlineshop betreut, folgende Struktur wählen:

Element	Beispiel	Zweck
Kunde	Shop des Kunden	Fasst Projekte eines Unternehmens zusammen
Projekt	Betreuung des Shops	Trennt einen konkreten Arbeitsbereich
Aktivität	Korrekturen, Beratung, Tests	Beschreibt die Art der Arbeit
Beschreibung des Eintrags	Verbesserung des Kontaktformulars	Erklärt die konkrete Zeiterfassung

Lege einen Kunden an, weise ihm ein Projekt zu und bereite dann die Aktivitäten vor, die du tatsächlich benutzt. Starte nicht mit dutzenden Kategorien. Einige verständliche Namen erleichtern dem Team das konsequente Erfassen der Stunden. Die Datenorganisation wird in der Kimai-Kundendokumentation beschrieben.

Wähle Projekt und Aktivität, starte den Timer, stoppe ihn nach Abschluss der Aufgabe und füge eine Beschreibung hinzu. Wenn du vergisst, den Timer einzuschalten, kannst du den Eintrag manuell ergänzen, sofern es die Einstellungen und Rechte deines Kontos erlauben. Überprüfe auch die Zeitzone, bevor das Team mit der Zeiterfassung beginnt.

Trenne abrechenbare Zeit von interner Arbeit. Ein Organisationsgespräch und die Umsetzung einer beauftragten Korrektur sollten nicht immer in derselben Abrechnung für den Kunden landen. Die Bedienung des Timers, das Bearbeiten von Einträgen und das Markieren der abzurechnenden Zeit wird in der Zeiterfassungsanleitung beschrieben.

Stundenbericht für den Kunden

Am Ende der Abrechnungsperiode wähle den Kunden, das Projekt und den Datumsbereich aus. Überprüfe die Einträge vor dem Export: korrigiere unklare Beschreibungen, kontrolliere versehentlich laufende Timer und stelle sicher, dass der Bericht den richtigen Zeitraum abdeckt.

Beispielprozess für die monatliche Betreuung eines Shops:

1. Setze den Zeitraum vom ersten bis zum letzten Tag des Monats und wähle das Projekt Shopwartung aus.
2. Prüfe, welche Einträge zur Abrechnung kommen sollen.
3. Exportiere die Zusammenstellung, z.B. als PDF für den Kunden oder als CSV für die weitere Verarbeitung.
4. Vergleiche die Summe der Stunden mit dem vereinbarten Leistungsumfang, bevor du den Bericht verschickst.

Kimai bietet unter anderem den Export als PDF, CSV und XLSX an. Der Zugriff auf Teamdaten richtet sich nach den Benutzerrechten. Details zu Filtern und Formaten findest du in der Dokumentation zum Export.

Kimai im Team

Lege für jede Person ein eigenes Konto an. Der Administrator dient zur Verwaltung der Anwendung, die tägliche Arbeit sollte jedoch auf Konten mit den entsprechend zugewiesenen Rechten erfolgen. Bei mehreren Teams weise Kunden und Projekte den passenden Gruppen zu, anstatt alles allen zugänglich zu machen. Die Sichtbarkeitsregeln beschreibt die Kimai Team-Dokumentation.

Lege auch eine einfache Konvention für die Beschreibung fest. „Arbeit an der Webseite" erklärt der abrechnenden Person wenig. „Test des Formulars nach Update und Verbesserung der Telefonvalidierung" ermöglicht es, Zeit mit Ergebnis zu verknüpfen. Es lohnt sich, die Einträge der ersten Woche gemeinsam zu überprüfen, bevor ihr Berichte für Abrechnungen verwendet.

Umstieg von Toggl oder Harvest

Bevor du das Tool wechselst, halte fest, was du brauchst: Timer, Berichte für Kunden, Stundensätze, Integrationen oder eine bestimmte Art der Stundenfreigabe. Teste diesen Prozess mit einem Projekt in Kimai. Geh nicht davon aus, dass alle Funktionen und Add-ons des bisherigen Dienstes identische Gegenstücke haben.

Eine praktische Methode ist, den aktuellen Zeitraum im alten Tool abzuschließen, historische Exporte zu sichern und einen neuen Zeitraum in Kimai zu starten. Wenn du die Historie übernehmen möchtest, prüfe zuerst die Übereinstimmung der Felder und das verfügbare Importtool an einer kleinen Stichprobe. Die Installation von Kimai aus dem Saplo App-Katalog überträgt keine Daten automatisch von Toggl oder Harvest.

Häufig gestellte Fragen

Benötigt Kimai SSH?

Für die Installation aus dem Katalog und die tägliche Nutzung im Browser brauchst du kein SSH. Die Anmeldedaten liest du über KIMAI-SETUP.txt per SFTP aus. Für erweiterte Administration kann zusätzlicher Zugriff oder technischer Support erforderlich sein.

Bezahle ich für jeden Kimai Nutzer?

Der Kern von Kimai self-hosted verlangt keine Lizenzgebühr für weitere Konten. Du bezahlst das Hosting, und eventuelle kostenpflichtige Add-ons haben eigene Bedingungen. Die Anzahl der aktiv arbeitenden Nutzer sollte an die Ressourcen der Installation angepasst werden.

Läuft die Datenbank im gleichen Container wie die Anwendung?

Das Saplo-Rezept verbindet Kimai mit der Datenbank in einem gemeinsam genutzten MySQL-Dienst der Plattform. Es wird kein separater MySQL-Container zusammen mit der Anwendung bereitgestellt. Bei der Planung von Backups solltest du sowohl die Datenbank als auch die Anwendungsdateien berücksichtigen, statt anzunehmen, dass allein das Kimai-Verzeichnis alle Daten enthält.

Ersetzt der Export eines Berichts ein Backup?

Nein. Der Stundenbericht dient der Abrechnung, nicht zur Wiederherstellung von Konten, Konfiguration und der gesamten Anwendungshistorie. Prüfe den Umfang der Backups in deinem Plan und wie du Daten wiederherstellen kannst, bevor du Kimai für die tägliche Arbeit deines Teams nutzt.

Wenn du neben der Arbeitszeit auch die Geräte überwachen möchtest, die dein Team nutzt, schau dir an, wie du die IT-Geräteverwaltung mit Snipe-IT mit Ausleihhistorie und Garantie-Ende-Benachrichtigungen führst.

Wie fange ich an?

Öffne das Hosting-Angebot für Kimai bei Saplo, wähle die Box passend zur Auslastung und starte die Anwendung aus dem Katalog. Füge einen Kunden, ein Projekt und einige Zeiteinträge hinzu. Wenn du den ersten korrekten Bericht erstellt hast, übertrage diese Arbeitsweise auf alle weiteren Projekte.