Comment installer Kimai sur Saplo : suivi du temps au lieu de Toggl et Harvest

En fin de mois, un client te demande à quoi correspondent les heures facturées. Une partie du travail est dans ton agenda, une autre dans tes tâches, et les courtes consultations ne restent que dans ta mémoire. Tu as besoin d’un endroit unique où enregistrer ton temps et préparer un rapport clair. Kimai est un outil open source de suivi du temps de travail sur des projets, que tu peux lancer sur Saplo comme alternative à Toggl Track ou Harvest. Ci-dessous, découvre comment passer de l'installation depuis le catalogue à ton premier rapport client.

Pourquoi choisir Kimai plutôt que Toggl ou Harvest

Kimai auto-hébergé signifie que tu installes toi-même l'application : tu gères les comptes de l'équipe, les projets et l'accès aux données. Sur Saplo, tu profites d'une recette prête à l'emploi, donc pas besoin de commencer par une installation manuelle d'un serveur web et d'une base de données.

Kimai te permet de mesurer le temps avec un timer, d'assigner du travail à des clients et projets, et de préparer des rapports d'heures. Le coeur de l'application est open source, et l'installation supporte plusieurs utilisateurs sans coût de licence supplémentaire par compte. Les extensions peuvent avoir leurs propres conditions et tarifs. Tu trouveras la description des fonctionnalités ainsi que les différences entre l'hébergement du producteur et l'installation propre sur la page officielle Kimai.

Pour un freelance, l'avantage est une meilleure organisation des facturations. Pour une agence, c'est aussi la possibilité de vérifier combien de temps prennent réellement les corrections, réunions, et maintenance des projets. Installer l'application ne remplace cependant pas une règle commune : chacun enregistre son temps régulièrement et décrit le détail du travail effectué.

Exigences et hébergement Kimai sur Saplo

La recette Kimai dans le catalogue Saplo recommande un minimum de 1024 Mo de RAM et 3 Go d’espace disque. C’est le minimum pour l’installation, pas une garantie de performance pour un nombre illimité d’utilisateurs. Si d’autres applications tournent déjà sur ton Box, prends aussi en compte leurs consommations de ressources et garde une marge pour le travail quotidien.

Avant l’installation, prépare :

• un Box actif avec les ressources nécessaires,
• un nom d’application ainsi qu’un domaine ou sous-domaine disponible dans le panneau,
• un accès aux fichiers de l’application via SFTP, nécessaire pour récupérer les données du premier login.

La recette utilise Docker ainsi qu’une base MySQL gérée par la plateforme. L’installateur connecte l’application à la base et crée un compte administrateur. Tu n’as pas besoin de configurer manuellement la connexion MySQL.

Tu trouveras l’offre actuelle et la description de l’installation sur la page Kimai sur Saplo. Le prix de l’hébergement dépend du Box choisi, et les ressources supplémentaires ou extensions payantes doivent être prises en compte séparément.

Installation pas à pas

1. Connecte-toi au panneau Saplo et ouvre le Catalogue d'applications. Recherche Kimai.
2. Démarre l'installation, donne un nom à l'application et indique un Box avec des ressources disponibles. Choisis l'adresse à laquelle tu souhaites utiliser le suivi du temps.
3. Valide le formulaire. La recette téléchargera l'image Kimai, la connectera à la base MySQL et lancera l'application. Le premier démarrage inclut la préparation de la base, donc attends la fin de l'installation dans le panneau.
4. Connecte-toi au Box via SFTP en utilisant les identifiants d'accès du panneau Saplo. Dans le répertoire de l'application /srv/apps/<app-name>/, trouve le fichier KIMAI-SETUP.txt. Il contient l'adresse de l'application, l'e-mail de l'administrateur et le mot de passe généré.
5. Ouvre l'adresse de l'application en HTTPS et connecte-toi avec les données de ce fichier. Le compte administrateur est créé lors de l'installation, tu ne le crées pas via un formulaire public d'inscription.
6. Après la première connexion, change le mot de passe de l'administrateur. Traite le fichier avec les données d'accès comme un mot de passe : ne l'envoie pas aux clients et ne le colle pas dans les demandes d'assistance.

Si tu ne vois pas le fichier avec les données de connexion ou si la page de l'application ne répond pas, vérifie le statut de l'installation dans le panneau et contacte le support Saplo. Ne lance pas une nouvelle installation juste pour récupérer l'accès à la première.

Premier client, projet et enregistrement du temps

Commence par un projet réel. Par exemple, pour une agence qui gère une boutique en ligne, tu pourrais avoir cette organisation :

Élément	Exemple	À quoi ça sert
Client	Boutique du client	Regroupe les projets d'une même entreprise
Projet	Maintenance de la boutique	Sépare un périmètre de collaboration précis
Activité	Corrections, consultations, tests	Décrit le type de travail effectué
Description de la saisie	Correction du formulaire de contact	Explique l’enregistrement de temps spécifique

Crée un client, assigne-lui un projet, puis prépare les activités que tu utilises réellement. Ne commence pas avec des dizaines de catégories. Quelques noms clairs aideront ton équipe à enregistrer les heures de manière cohérente. L'organisation des données est expliquée dans la Documentation clients Kimai.

Choisis un projet et une activité, lance le minuteur, puis à la fin de la tâche, arrête-le et ajoute une description. Si tu oublies de démarrer le minuteur, tu peux compléter l’enregistrement manuellement, si les réglages et les droits de ton Compte le permettent. Vérifie aussi le fuseau horaire avant que ton équipe ne commence à enregistrer son travail.

Sépare le temps facturable du travail interne. La réunion d’organisation et la réalisation d’une correction commandée ne doivent pas toujours apparaître dans le même rapport pour le client. La gestion du minuteur, l’édition des entrées et la notation du temps à facturer sont expliquées dans l’instruction de relevé du temps.

Rapport d'heures pour le client

À la fin de la période de facturation, choisis un client, un projet et une plage de dates. Passe en revue les entrées avant l'export : corrige les descriptions floues, vérifie les minuteries laissées par erreur et assure-toi que le rapport couvre la bonne période.

Processus type pour la gestion mensuelle d'une boutique :

1. Définis la plage du premier au dernier jour du mois et sélectionne le projet de maintenance de la boutique.
2. Vérifie quelles entrées doivent être prises en compte pour la facturation.
3. Exporte le récapitulatif, par exemple en PDF pour le client ou en CSV pour un traitement ultérieur.
4. Compare le total des heures avec la durée convenue avant d'envoyer le rapport.

Kimai propose des exports en PDF, CSV et XLSX notamment. L'accès aux données de l'équipe dépend des droits de l'utilisateur. Les détails des filtres et des formats sont expliqués dans la Documentation d'export.

Kimai en équipe

Crée un compte distinct pour chaque personne. L’administrateur sert à gérer l’application, tandis que le travail quotidien doit se faire sur des comptes avec les droits adaptés. Pour plusieurs équipes, assigne les clients et projets aux groupes correspondants au lieu de tout partager avec tout le monde. Les règles de visibilité sont expliquées dans la Documentation des équipes Kimai.

Établis également une convention simple pour les descriptions. « Travail sur le site » n’éclaire pas vraiment la personne qui valide le suivi du temps. Par contre, « Test du formulaire après mise à jour et correction de la validation du téléphone » permet d’associer le temps passé à un résultat concret. Il est utile de revoir ensemble la première semaine d’entrées avant de commencer à utiliser les rapports pour les facturations.

Passage de Toggl ou Harvest

Avant de changer d'outil, note bien tes besoins : minuteurs, rapports clients, tarifs, intégrations ou méthode spécifique de validation des heures. Teste ce processus sur un seul projet dans Kimai. Ne présume pas que toutes les fonctions et extensions de ton ancien service ont un équivalent exact.

Une méthode pratique consiste à clôturer la période en cours dans l'ancien outil, conserver les exportations historiques et démarrer une nouvelle période dans Kimai. Si tu souhaites transférer l'historique, vérifie d'abord la compatibilité des champs ainsi que l'outil d'import disponible sur un petit échantillon. L'installation de Kimai depuis le catalogue Saplo ne transfère pas automatiquement les données de Toggl ou Harvest.

Questions fréquentes

Kimai nécessite-t-il SSH ?

Pour l'installation depuis le catalogue et une utilisation quotidienne via le navigateur, SSH n'est pas nécessaire. Tu peux trouver les données de première connexion dans KIMAI-SETUP.txt via SFTP. Une administration avancée peut nécessiter un accès supplémentaire ou une assistance technique.

Dois-je payer pour chaque utilisateur Kimai ?

Le noyau Kimai self-hosted n'applique pas de licence pour chaque compte supplémentaire. Tu paies l'hébergement, et les éventuels modules payants ont leurs propres conditions. Il faut adapter le nombre de personnes actives aux ressources de l'installation.

La base de données fonctionne-t-elle dans le même conteneur que l'application ?

La configuration Saplo connecte Kimai à une base partagée MySQL de la plateforme. Elle ne déploie pas un conteneur MySQL séparé avec l'application. En planifiant les sauvegardes, pense à inclure à la fois la base et les fichiers de l'application, sans supposer que seul le dossier Kimai contient toutes les données.

L’export du rapport remplace-t-il une sauvegarde ?

Non. Le rapport d’heures sert à la facturation, pas à restaurer les comptes, configurations et tout l’historique de l’application. Vérifie l’étendue des sauvegardes offertes par ton plan et la procédure de récupération avant de t’appuyer sur Kimai pour la gestion quotidienne de ton équipe.

Si tu souhaites suivre non seulement le temps de travail mais aussi le matériel confié à ton équipe, découvre comment tenir un inventaire du matériel informatique avec Snipe-IT avec l’historique des attributions et les alertes sur les garanties arrivant à expiration.

Par où commencer ?

Va voir l’offre d’hébergement Kimai sur Saplo, choisis la Box adaptée à la charge et lance l’application depuis le catalogue. Ajoute un client, un projet et quelques entrées de temps. Une fois ton premier rapport correct prêt, applique cette méthode aux autres projets.