Como instalar o Kimai na Saplo: controlo de tempo em vez de Toggl e Harvest

No final do mês, o cliente pergunta para onde foram as horas faturadas. Parte do trabalho está no calendário, outra parte nas tarefas, e as consultas rápidas ficaram apenas na memória. Precisas de um único lugar onde possas registar o tempo e preparar um relatório claro. Kimai é uma ferramenta open source para registo do tempo de trabalho em projetos, que podes instalar na Saplo como alternativa ao Toggl Track ou Harvest. A seguir, vais ver desde a instalação a partir do catálogo até ao primeiro relatório para o cliente.

Por que Kimai em vez de Toggl ou Harvest

Kimai self-hosted significa uma instalação própria da aplicação: geres as contas da equipa, projetos e o acesso aos dados. No Saplo usas uma receita pronta, pelo que não precisas de começar pela instalação manual do servidor Web e da base de dados.

O Kimai permite medir o tempo com um cronómetro, atribuir trabalho a clientes e projetos e preparar relatórios de horas. O núcleo da aplicação é open source, e a instalação suporta múltiplos utilizadores sem custo de licença por cada conta adicional. Os complementos podem ter condições e preços separados. Descrição das funcionalidades e diferenças entre o alojamento do produtor e uma instalação própria encontram-se na página oficial do Kimai.

Para um freelancer, a vantagem é a organização na faturação. Para uma agência, é também a possibilidade de verificar quanto tempo ocupam de facto correções, reuniões e manutenção de projetos. Contudo, simplesmente instalar a aplicação não substitui uma regra comum: cada um deve registar o tempo regularmente e descrever a que se refere o trabalho.

Requisitos e hosting Kimai na Saplo

A receita Kimai no Catálogo de aplicações Saplo indica o mínimo de 1024 MB de RAM e 3 GB de espaço em disco. Este é o requisito mínimo de instalação, não uma garantia de desempenho para qualquer número de utilizadores. Se outras aplicações já estiverem a correr no Box, deves considerar também o consumo de recursos dessas aplicações e deixar uma margem para o trabalho diário.

Antes da instalação, prepara:

• um Box ativo com recursos disponíveis,
• o nome da aplicação e um domínio ou subdomínio disponível no Painel,
• acesso aos ficheiros da aplicação via SFTP, necessário para obter os dados do primeiro login.

A receita utiliza Docker e uma base de dados MySQL preparada pela plataforma. O instalador liga a aplicação à base de dados e cria a conta de administrador. Não precisas de preencher manualmente a configuração de ligação ao MySQL.

A oferta atual e a descrição de implementação estão disponíveis na página Kimai na Saplo. O custo do hosting depende do Box escolhido, e os recursos adicionais ou extensões pagas devem ser considerados separadamente.

Instalação passo a passo

1. Inicia sessão no painel Saplo e abre o Catálogo de aplicações. Pesquisa por Kimai.
2. Começa a instalação, atribui um nome à aplicação e seleciona a Box com recursos disponíveis. Escolhe o endereço onde queres usar o registo de tempo.
3. Confirma o formulário. A receita vai buscar a imagem do Kimai, liga-a à base de dados MySQL e inicia a aplicação. A primeira execução inclui a preparação da base, por isso espera que a instalação termine no painel.
4. Liga-te à Box via SFTP, usando os dados de acesso no painel Saplo. No diretório da aplicação /srv/apps/<app-name>/ encontra o ficheiro KIMAI-SETUP.txt. Ele contém o endereço da aplicação, email do administrador e a palavra-passe gerada.
5. Abre o endereço da aplicação por HTTPS e inicia sessão com os dados desse ficheiro. A conta de administrador é criada durante a instalação, não a crias através do formulário público de registo.
6. Após a primeira sessão, altera a palavra-passe do administrador. Trata o ficheiro com os dados de acesso como uma palavra-passe: não o envies aos clientes nem o coloques em pedidos de suporte.

Se não encontrares o ficheiro com os dados de login ou se a página da aplicação não responder, verifica o estado da instalação no painel e contacta o Suporte Saplo. Não inicies uma nova instalação só para recuperar acesso à primeira.

Primeiro cliente, projeto e registo de tempo

Começa com um projeto real. Por exemplo, uma agência que gere uma loja online pode adotar esta divisão:

Elemento	Exemplo	Para que serve
Cliente	Loja do cliente	Agrupa os projetos de uma mesma empresa
Projeto	Manutenção da loja	Separa o âmbito específico da colaboração
Atividade	Correções, consultas, testes	Descreve o tipo de trabalho realizado
Descrição do registo	Melhoria do formulário de contacto	Explica o registo de tempo concreto

Cria um cliente, associa-lhe um projeto e depois prepara as atividades que realmente vais usar. Não comeces com dezenas de categorias. Alguns nomes claros facilitam à equipa o registo consistente das horas. A organização dos dados está descrita na documentação de clientes do Kimai.

Seleciona o projeto e a atividade, inicia o temporizador e, após concluir a tarefa, para-o e acrescenta uma descrição. Se te esqueceres de ligar o temporizador, podes completar o registo manualmente, desde que as definições e permissões da tua Conta o permitam. Confirma também o fuso horário antes da equipa começar a registar o trabalho.

Separa o tempo faturável do trabalho interno. A reunião de organização e a execução de uma correção encomendada nem sempre devem aparecer no mesmo relatório para o cliente. A gestão do temporizador, a edição dos registos e a marcação do tempo faturável estão explicadas na instrução de registo de tempo.

Relatório de horas para o cliente

No final do período de faturação, escolhe o cliente, projeto e intervalo de datas. Revê as entradas antes de exportar: corrige descrições pouco claras, verifica temporizadores acidentalmente deixados a correr e certifica-te que o relatório inclui o período correto.

Exemplo de processo para manutenção mensal de uma loja:

1. Define o intervalo desde o primeiro até ao último dia do mês e seleciona o projeto de manutenção da loja.
2. Verifica quais as entradas que devem ser incluídas na faturação.
3. Exporta o relatório, por exemplo em PDF para o cliente ou CSV para processamento adicional.
4. Compara o total de horas com o acordo de colaboração antes de enviares o relatório.

O Kimai oferece exportação para PDF, CSV, XLSX, entre outros. O acesso aos dados da equipa depende das permissões do utilizador. Detalhes sobre filtros e formatos estão descritos na documentação de exportação.

Kimai na equipa

Cria uma conta separada para cada pessoa. O administrador serve para gerir a aplicação, enquanto o trabalho diário deve ser feito nas contas com permissões adequadas. Se houver várias equipas, atribui clientes e projetos aos grupos corretos em vez de partilhar tudo com todos. As regras de visibilidade estão descritas na documentação das equipas Kimai.

Define também uma convenção simples para as descrições. "Trabalho no site" explica pouco a quem valida o pagamento. "Teste do formulário após atualização e correção da validação do telemóvel" permite ligar o tempo ao resultado. Vale a pena reverem juntos a primeira semana de entradas antes de começarem a usar os relatórios para os pagamentos.

Transição do Toggl ou Harvest

Antes de mudares de ferramenta, anota o que precisas: temporizadores, relatórios para clientes, taxas, integrações ou uma forma específica de aprovação de horas. Testa este processo num projeto no Kimai. Não assumes que todas as funcionalidades e suplementos do serviço antigo têm um equivalente idêntico.

Uma forma prática de transitar é encerrar o período atual na ferramenta antiga, guardar os exportes históricos e iniciar um novo período no Kimai. Se quiseres transferir o histórico, primeiro verifica a compatibilidade dos campos e a ferramenta de importação disponível numa pequena amostra. A instalação do Kimai a partir do catálogo Saplo não transfere automaticamente dados do Toggl nem do Harvest.

Perguntas mais frequentes

O Kimai precisa de SSH?

Para a instalação a partir do catálogo e para usar no dia a dia no navegador, não precisas de SSH. Os dados para o primeiro acesso podes consultar em KIMAI-SETUP.txt via SFTP. Uma administração mais avançada pode exigir acesso adicional ou assistência técnica.

Pago por cada utilizador do Kimai?

O núcleo do Kimai self-hosted não cobra uma licença por cada conta adicional. Paga-se pelo alojamento, e eventuais complementos pagos têm as suas próprias condições. O número de utilizadores ativos deve ser ajustado aos recursos da instalação.

A base de dados está no mesmo contentor que a aplicação?

A receita da Saplo liga o Kimai a uma base de dados numa infraestrutura MySQL partilhada da plataforma. Não é criado um contentor MySQL separado juntamente com a aplicação. Ao planeares o backup, inclui tanto a base de dados como os ficheiros da aplicação, em vez de assumir que só o diretório do Kimai contém todos os dados.

O exportar um relatório substitui o backup?

Não. O relatório de horas serve para faturação, não para restaurar contas, configurações ou todo o histórico da aplicação. Verifica o âmbito dos backups incluídos no teu plano e como recuperar os dados antes de basear o trabalho diário da equipa no Kimai.

Se para além do tempo de trabalho quiseres controlar também os equipamentos que a equipa recebe, vê como manter uma gestão de hardware IT no Snipe-IT com histórico de entregas e alertas de garantias a expirar.

Por onde começar?

Abre a oferta de alojamento Kimai na Saplo, escolhe o Box adequado à carga e inicia a aplicação a partir do catálogo. Adiciona um cliente, um projeto e algumas entradas de tempo. Quando tiveres o primeiro relatório correto, aplica o mesmo método aos restantes projetos.