Come installare Kimai su Saplo: gestione tempo di lavoro alternativa a Toggl e Harvest

Alla fine del mese il cliente ti chiede come sono state impiegate le ore rendicontate. Parte del lavoro è nel calendario, una parte nelle attività, e le brevi consulenze sono rimaste solo nella memoria. Hai bisogno di un unico posto dove registrare il tempo e preparare un riepilogo chiaro. Kimai è uno strumento open source per la registrazione del tempo di lavoro sui progetti, che puoi avviare su Saplo come alternativa a Toggl Track o Harvest. Di seguito vedrai come passare dall'installazione dal catalogo al primo report per il cliente.

Perché Kimai invece di Toggl o Harvest

Kimai self-hosted significa un'applicazione installata direttamente da te: gestisci gli account del team, i progetti e l'accesso ai dati. Su Saplo usi una soluzione già pronta, quindi non devi partire dall'installazione manuale del server web e del database.

Kimai ti permette di misurare il tempo con un timer, assegnare il lavoro a clienti e progetti e preparare riepiloghi delle ore impiegate. Il nucleo dell'applicazione è open source, e l'installazione supporta più utenti senza costi di licenza aggiuntivi per account extra. Gli addon possono avere condizioni e prezzi separati. La descrizione delle funzionalità e le differenze tra l'hosting del produttore e l'installazione propria la trovi sulla pagina ufficiale di Kimai.

Per un freelance il vantaggio è avere tutto in ordine per i rendiconti. Per un'agenzia è anche la possibilità di capire quanto tempo richiedono davvero le revisioni, gli incontri e la manutenzione dei progetti. La semplice installazione dell'applicazione però non sostituisce una regola condivisa: ciascuno deve registrare il tempo con regolarità e descrivere il lavoro svolto.

Requisiti e hosting di Kimai su Saplo

La ricetta di Kimai nel catalogo Saplo indica come minimo 1024 MB di RAM e 3 GB di spazio su disco. Questo è il requisito minimo per l'installazione, non una garanzia di prestazioni per un numero qualsiasi di utenti. Se sul Box sono già attive altre applicazioni, considera anche il loro consumo di risorse e lascia un margine per il lavoro quotidiano.

Prima dell'installazione prepara:

• un Box attivo con risorse disponibili,
• il nome dell'applicazione e un dominio o sottodominio disponibile nel pannello,
• accesso ai file dell'applicazione tramite SFTP, necessario per leggere i dati del primo accesso.

La ricetta usa Docker e un database MySQL fornito dalla piattaforma. L’installatore collega l'applicazione al database e crea un account amministratore. Non devi configurare manualmente la connessione a MySQL.

L'offerta attuale e la descrizione dell’implementazione sono disponibili sulla pagina di Kimai su Saplo. Il costo dell’hosting dipende dal Box scelto, mentre risorse aggiuntive o estensioni a pagamento vanno considerate separatamente.

Installazione passo dopo passo

1. Accedi al pannello Saplo e apri il Catalogo delle applicazioni. Cerca Kimai.
2. Avvia l'installazione, assegna un nome all'applicazione e seleziona il Box con risorse disponibili. Scegli l'indirizzo dove desideri utilizzare il monitoraggio del tempo.
3. Conferma il modulo. La procedura scaricherà l'immagine di Kimai, la collegherà al database MySQL e avvierà l'applicazione. Il primo avvio prevede la preparazione del database, quindi attendi il termine dell'installazione nel pannello.
4. Connettiti al Box tramite SFTP usando i dati di accesso presenti nel pannello Saplo. Nella cartella dell'applicazione /srv/apps/<app-name>/ trova il file KIMAI-SETUP.txt. Contiene l'indirizzo dell'applicazione, l'email dell'amministratore e la password generata.
5. Apri l'indirizzo dell'applicazione via HTTPS e accedi con i dati contenuti in quel file. L'account amministratore viene creato durante l'installazione, non lo crei tramite il modulo di registrazione pubblica.
6. Alla prima connessione cambia la password dell'amministratore. Considera il file con i dati di accesso come una password: non inviarlo ai clienti né incollarlo in richieste di supporto.

Se non vedi il file con i dati di accesso o la pagina dell'applicazione non risponde, verifica lo stato dell'installazione nel pannello e contatta il Supporto Saplo. Non avviare una nuova installazione solo per recuperare l'accesso a quella precedente.

Primo cliente, progetto e registrazione del tempo

Inizia con un progetto reale. Per esempio, un’agenzia che gestisce un negozio online potrebbe usare questa suddivisione:

Elemento	Esempio	A cosa serve
Cliente	Negozio del cliente	Raggruppa i progetti di una stessa azienda
Progetto	Manutenzione del negozio	Separa un ambito specifico di collaborazione
Attività	Correzioni, consulenze, test	Descrive il tipo di lavoro svolto
Descrizione della voce	Correzione del modulo contatti	Spiega la registrazione specifica del tempo

Crea il cliente, assegna il progetto, quindi prepara le attività che realmente utilizzi. Non partire con decine di categorie. Pochi nomi chiari aiutano il team a registrare con coerenza le ore di lavoro. L’organizzazione dei dati è descritta nella documentazione clienti di Kimai.

Scegli il progetto e l’attività, avvia il timer e al termine del compito fermalo e aggiungi una descrizione. Se dimentichi di avviare il timer, puoi inserire l’ora manualmente, se le impostazioni e i permessi del tuo account lo consentono. Controlla anche il fuso orario prima che il team inizi la registrazione del lavoro.

Separa il tempo da fatturare dal lavoro interno. La riunione organizzativa e l’esecuzione di una richiesta di correzione non dovrebbero sempre comparire nello stesso report per il cliente. L’utilizzo del timer, la modifica delle voci e la marcatura del tempo da fatturare sono descritte nella istruzione per la registrazione del tempo.

Rapporto ore per il cliente

Alla fine del periodo di fatturazione, seleziona il cliente, il progetto e l'intervallo di date. Rivedi le voci prima dell'esportazione: correggi descrizioni poco chiare, verifica eventuali timer lasciati accidentalmente attivi e assicurati che il rapporto copra il periodo corretto.

Esempio di processo per il supporto mensile di un negozio:

1. Imposta l'intervallo dal primo all'ultimo giorno del mese e seleziona il progetto di manutenzione del negozio.
2. Controlla quali voci devono essere incluse nella fatturazione.
3. Esporta il riepilogo, ad esempio in PDF per il cliente o in CSV per ulteriori elaborazioni.
4. Confronta il totale delle ore con l'accordo di collaborazione prima di inviare il rapporto.

Kimai offre esportazioni in vari formati, tra cui PDF, CSV e XLSX. L'accesso ai dati del team dipende dai permessi utente. I dettagli su filtri e formati sono descritti nella documentazione sull'esportazione.

Kimai nel team

Crea un account separato per ogni persona. L'amministratore serve per gestire l'applicazione, mentre il lavoro quotidiano dovrebbe svolgersi sugli account con i permessi adeguati. Se hai più team, assegna clienti e progetti ai gruppi corretti invece di condividere tutto con tutti. Le regole di visibilità sono descritte nella documentazione dei team di Kimai.

Stabilisci anche una convenzione semplice per le descrizioni. "Lavoro sul sito" dice poco a chi approva il rendiconto. "Test del modulo dopo l'aggiornamento e miglioramento della validazione del telefono" consente di collegare il tempo all'effetto. È utile rivedere insieme la prima settimana di registrazioni prima di iniziare a usare i report per i conteggi.

Passare da Toggl o Harvest

Prima di cambiare strumento, annota di cosa hai bisogno: timer, report per i clienti, tariffe, integrazioni o un metodo specifico di approvazione delle ore. Prova questo processo su un singolo progetto in Kimai. Non dare per scontato che tutte le funzionalità e le estensioni del servizio precedente abbiano un equivalente identico.

Un modo pratico per effettuare la transizione è chiudere il periodo corrente nello strumento vecchio, conservare le esportazioni storiche e iniziare un nuovo periodo in Kimai. Se desideri trasferire la cronologia, verifica prima la corrispondenza dei campi e lo strumento di importazione disponibile su un piccolo campione. L'installazione di Kimai dal catalogo Saplo non trasferisce automaticamente i dati da Toggl o Harvest.

Domande frequenti

Kimai richiede SSH?

Per l'installazione dalla directory e l'utilizzo quotidiano nel browser non hai bisogno di SSH. I dati per il primo accesso li trovi in KIMAI-SETUP.txt tramite SFTP. La gestione avanzata può richiedere accessi aggiuntivi o supporto tecnico.

Pago per ogni utente di Kimai?

Il cuore di Kimai self-hosted non prevede un costo di licenza aggiuntivo per ogni account. Paghi l'hosting, mentre eventuali plugin a pagamento hanno condizioni proprie. Il numero di utenti attivi va adeguato alle risorse dell'installazione.

Il database funziona nello stesso container dell'applicazione?

La configurazione Saplo collega Kimai a un database fornito dal servizio MySQL condiviso della piattaforma. Non crea un container MySQL separato insieme all'applicazione. Quando pianifichi i backup, considera sia il database che i file dell'app invece di presumere che tutta la cronologia risieda nella sola cartella di Kimai.

L'esportazione di un report sostituisce il backup?

No. Il report delle ore serve per la rendicontazione, non per ricostruire account, configurazioni e tutta la storia dell'applicazione. Controlla quali backup sono inclusi nel tuo piano e come recuperare i dati prima di affidarti a Kimai per il lavoro quotidiano del team.

Se vuoi monitorare oltre al tempo anche l'attrezzatura fornita al team, scopri come gestire la registrazione dell’hardware IT in Snipe-IT con la cronologia delle assegnazioni e gli avvisi sulle garanzie in scadenza.

Da dove iniziare?

Apri la pagina dell'offerta hosting Kimai su Saplo, scegli il Box adatto al carico di lavoro e avvia l'applicazione dalla directory. Aggiungi un cliente, un progetto e qualche inserimento di tempo. Quando ottieni il primo report corretto, estendi questo metodo al resto dei progetti.