IT-Asset-Management ohne Tabelle: So installierst du Snipe-IT auf Saplo

Eine IT-Abteilung, die ihre Hardwareinventar in einer Tabellenkalkulation führt, verliert früher oder später die Kontrolle darüber: Die Spalte mit der Seriennummer eines Laptops stimmt nicht mit der Realität überein, niemand erinnert sich, wem der Monitor zuletzt ausgehändigt wurde, und das Ablaufdatum der Office-Lizenz oder der Hardwaregarantie befindet sich in einer Zelle, die man manuell überprüfen muss. Kostenpflichtige Systeme wie Freshservice lösen dieses Problem, kosten aber etwa 18 € pro Monat, also 218 € pro Jahr, und die Rechnung steigt mit jedem weiteren Agenten im Team. Snipe-IT ist eine Open-Source-IT-Hardwareinventar: Laptops, Telefone, Monitore und Zubehör mit vollständiger Ausgabe- und Rücknahmehistorie, QR- und Barcodes zum Scannen bei der Ausgabe an Mitarbeiter sowie Warnungen zu ablaufenden Lizenzen und Garantien. Du installierst es auf deiner eigenen Box, ohne zusätzliche Kosten für eine weitere Ressource im Register. Im Folgenden erfährst du Schritt für Schritt, wie du Snipe-IT auf Saplo installierst.

Was eine IT-Inventarliste enthalten sollte

Eine gute IT-Inventarliste beantwortet in wenigen Sekunden drei Fragen: Was besitzt das Unternehmen, wer nutzt es und wann läuft etwas ab. Damit das funktioniert, benötigt jeder Eintrag im Register mindestens die folgenden Felder:

• Inventarnummer und Seriennummer, d.h. was auf dem Aufkleber steht und was auf der Rechnung steht,
• Modell, Kategorie und Hersteller, damit zum Beispiel alle Laptops, die älter als vier Jahre sind, gezählt werden können,
• Kaufdatum, Lieferant und Rechnungsnummer, nützlich bei Reklamationen und bei der Abrechnung mit der Buchhaltung,
• Ende der Garantie, mit einer Erinnerung vor dem Termin, nicht nach einem Ausfall,
• Wem ausgehändigt und wo es sich befindet, zusammen mit dem Datum der Ausgabe und Rückgabe,
• Status: in Gebrauch, im Lager, in Reparatur, zur Verschrottung,
• Softwarelizenzen, die einer Person oder einem Gerät zugewiesen sind, mit Verlängerungsdatum.

In einer Tabelle lassen sich diese Spalten in fünf Minuten einrichten, aber niemand überwacht ihre Aktualität. Snipe-IT hat sie alle eingebaut und die Historie der Ausgaben und Rücksendungen wird bei jeder Änderung automatisch gespeichert.

Warum Snipe-IT statt einer Tabelle und Freshservice

Eine Tabellenkalkulation ist kostenlos, hat aber Nachteile, die sich erst nach einigen Monaten der Nutzung zeigen, nicht sofort beim Start:

• Ein Eintrag in der Tabelle verwaltet sich nicht selbst, sodass du das Ablaufdatum von Softwarelizenzen oder Hardwaregarantien selbst überprüfen musst, anstatt eine Benachrichtigung zu erhalten.
• Die Ausgabe und Rückgabe von Hardware ist eine manuelle Notiz, und wenn mehrere Personen das Unternehmen verlassen haben, ist es schwierig nachzuvollziehen, wer aktuell welchen Laptop oder welches Telefon hat.
• Es fehlen QR- und Barcodes, sodass jedes Hardwareteil manuell anhand der Seriennummer identifiziert werden muss, anstatt ein Etikett zu scannen.

Freshservice und ähnliche kostenpflichtige Systeme lösen diese Probleme, verlangen dafür aber etwa 18 € pro Monat pro Agent, also 218 € pro Jahr, und die Hardwaredaten des Unternehmens liegen auf der Infrastruktur eines externen Anbieters. Snipe-IT hat keinen dieser Nachteile: Es ist ein vollständiges Hardware-Inventar mit Ausgabehistorie, automatisch generierten QR- und Barcodes sowie Warnmeldungen zu ablaufenden Lizenzen und Garantien, das auf deiner Box für einen Bruchteil der jährlichen Kosten von Freshservice installiert wird.

Anforderungen

Um Snipe-IT auf Saplo zu installieren, benötigst du:

• Eine Box mit ausgeführtem Docker (die Engine aktiviert es automatisch bei der Installation aus dem Katalog; Container-Nesting ist erforderlich, was Saplo standardmäßig bietet).
• Das Rezept erfordert mindestens 1 GB RAM und 5 GB Speicherplatz. Bei genau 1 GB RAM auf der Box bleibt jedoch kein Puffer für das System und andere Anwendungen übrig. Daher ist die realistische Wahl eine Box M für 65 € pro Jahr (2 GB RAM, 30 GB Speicherplatz). Nach der Installation von Snipe-IT verbleiben 768 MB Speicher und 20 GB Speicherplatz.
• Eine Domain oder Subdomain *.saploapp.pl, die in jedem Plan enthalten ist und unter der das Snipe-IT-Panel erreichbar sein wird.
• Du musst keine separate Datenbank manuell einrichten. Snipe-IT erhält eine eigene, leere Datenbank im gemeinsam genutzten MySQL von Saplo. Die Engine überträgt die Zugangsdaten automatisch.

Eine vollständige Beschreibung der Anwendung und ihren Platz im Katalog findest du auf der Snipe-IT-Seite auf Saplo.

Schritt-für-Schritt-Installation

1. Gehe im Saplo-Panel zum App-Katalog und wähle Snipe-IT (Kategorie "Business-Tools").
2. Wähle eine Box mit mindestens 1 GB freiem RAM aus, auf der die Anwendung installiert werden soll, sowie eine Domain oder Subdomain, unter der das Hardware-Inventar betrieben wird.
3. Bestätige die Installation. Die Engine lädt das offizielle Image snipe/snipe-it herunter, generiert ein zufälliges Anwendungsgeheimnis, verbindet den Container mit der Saplo MySQL-Datenbank und stellt das Panel über den Box Nginx mit kostenlosem SSL bereit.
4. Der erste Start des Containers löst die Migration des Datenbankschemas aus, daher kann die Installation länger als die üblichen paar Sekunden dauern. Die Engine wartet, bis die Anwendung tatsächlich über HTTP antwortet, bevor sie die Installation als abgeschlossen betrachtet.
5. Nach Abschluss der Installation ist das Snipe-IT-Login-Panel unter der angegebenen Domain verfügbar.

Erstes Konto und erstes Gerät im Inventar

Snipe-IT hat kein Standard-Administratorkonto oder ein fertiges Passwort in einer Datei, sondern einen Einrichtungsassistenten, der beim ersten Besuch der Seite erscheint.

1. Rufe die Domain-Adresse auf. Der Assistent fragt nach den Unternehmensdaten und dem Administratorkonto, das du selbst einrichtest, ohne jegliche Standard-Login-Daten.
2. Füge im Bereich Einstellungen -> Asset-Kategorien Gerätekategorien hinzu, z. B. Laptops, Telefone, Monitore und Zubehör, damit jedes Gerät der richtigen Gruppe zugeordnet wird.
3. Gib in den Abschnitten Hersteller und Modelle die spezifischen Gerätemodelle ein, die das Unternehmen verwendet. Dies beschleunigt das Hinzufügen weiterer Exemplare desselben Geräts.
4. Füge im Abschnitt Personen Mitarbeiter hinzu, denen Geräte zugewiesen werden können, damit die Ausgabe und Rückgabe direkt einer bestimmten Person zugeordnet werden, nicht einem allgemeinen Eintrag.
5. Füge das erste Gerät mit Seriennummer sowie Kauf- und Garantieablaufdatum hinzu. Snipe-IT generiert dafür ein Etikett mit einem QR- oder Barcode, das zum Ausdrucken und Aufkleben bereit ist.
6. Weise das Gerät einem Mitarbeiter mit der Schaltfläche Checkout zu. Die Ausgabe- und Rückgabehistorie wird automatisch gespeichert und ist später auf der Karte dieses Geräts sichtbar.

Mit demselben Mechanismus fügst du Softwarelizenzen hinzu: Du gibst die Anzahl der verfügbaren Arbeitsplätze und das Verlängerungsdatum ein, und Snipe-IT überwacht, wie viele Plätze noch frei sind und wann die Lizenz abläuft.

Snipe-IT auf Saplo vs. Tabelle und Freshservice

Häufig gestellte Fragen

Benötige ich eine separate Datenbank? Nein, Snipe-IT erhält eine eigene, leere Datenbank im gemeinsam genutzten MySQL von Saplo, und die Engine übergibt die Zugangsdaten automatisch an den Container. Du musst keine Datenbank manuell einrichten oder konfigurieren.

Sendet Snipe-IT E-Mail-Benachrichtigungen? Standardmäßig ist der E-Mail-Versand deaktiviert, sodass Benachrichtigungen über ablaufende Lizenzen und Garantien im Panel gespeichert werden, aber nicht im Postfach landen. Um den Versand zu aktivieren, musst du die SMTP-Daten im Container konfigurieren. Kontaktiere den Saplo Support, wir helfen dir gerne bei der Einrichtung.

Kann ich QR- oder Barcodes zum Aufkleben auf die Geräte drucken? Ja, Snipe-IT generiert für jedes Gerät automatisch ein Etikett mit QR- oder Barcode, ohne zusätzliche Konfiguration nach der Installation.

Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Geräte oder Mitarbeiter im Register? Nein, die Open-Source-Lizenz von Snipe-IT zählt weder die Anzahl der Geräte noch die Benutzerkonten. Die tatsächliche Grenze sind die Ressourcen der Box, hauptsächlich der Speicherplatz für Fotos und Anhänge zu den einzelnen Geräten.

Können Daten aus einem Tabellenblatt in Snipe-IT importiert werden? Ja, Snipe-IT verfügt über einen integrierten CSV-Importeur für Geräte, Lizenzen und Personen. So kann ein bestehendes Tabellenblatt hochgeladen werden, anstatt das gesamte Register manuell von Grund auf neu einzugeben.

Wenn deine IT-Abteilung die Geräteinventarisierung heute in einer Tabelle führt und den Überblick verliert, kontaktiere uns. Wir helfen dir, die richtige Box zu wählen und Snipe-IT einzurichten.