Registo de equipamento IT sem folhas de cálculo: como instalar o Snipe-IT na Saplo

O departamento de IT que gere o inventário de equipamentos numa folha de cálculo acaba por perder o controlo mais cedo ou mais tarde: a coluna com o número de série do portátil não corresponde à realidade, ninguém se lembra a quem foi entregue o monitor por último, e a data de expiração da licença do Office ou da garantia do equipamento está numa célula que é preciso verificar manualmente. Sistemas pagos como o Freshservice resolvem este problema, mas custam cerca de 18 € por mês, ou 218 € por ano, e o custo aumenta com cada novo agente na equipa. O Snipe-IT é um sistema open source para inventário de equipamento de IT: portáteis, telemóveis, monitores e acessórios, com histórico completo de entregas e devoluções, códigos QR e de barras para leitura no momento da entrega ao funcionário, e alertas para licenças e garantias a expirar. Instala-o no teu próprio Box, sem custos adicionais por mais um recurso no registo. A seguir, passo a passo, como configurar o Snipe-IT no Saplo.

O que deve conter o registo de equipamento de TI

Um bom registo de equipamento de TI responde em poucos segundos a três perguntas: o que a empresa tem, quem o está a usar e quando algo expira. Para que isto funcione, cada exemplar no registo precisa pelo menos destes campos:

• número de inventário e número de série, ou seja, o que está na etiqueta e o que consta na fatura,
• modelo, categoria e fabricante, para ser possível contar, por exemplo, todos os portáteis com mais de quatro anos,
• data de compra, fornecedor e número da fatura, úteis para reclamações e para acertos com a contabilidade,
• data de fim da garantia, com um aviso antes do prazo, e não depois de uma avaria,
• a quem foi entregue e onde está guardado, juntamente com a data de entrega e devolução,
• estado: em uso, em armazém, em manutenção, para descarte,
• licenças de software atribuídas à pessoa ou equipamento, com a data de renovação.

Num ficheiro de cálculo, estas colunas conseguem ser criadas em cinco minutos, mas ninguém garante que fiquem atualizadas. O Snipe-IT tem todas incorporadas, e guarda um histórico de entregas e devoluções automaticamente a cada alteração.

Porque usar o Snipe-IT em vez de uma folha de cálculo e do Freshservice

Uma folha de cálculo é gratuita, mas tem desvantagens que só se revelam depois de vários meses a usar, não logo no início:

• uma entrada na folha de cálculo não se atualiza automaticamente, por isso tens de lembrar-te de verificar manualmente a data de expiração das licenças de software ou das garantias do equipamento, em vez de receberes uma notificação,
• a entrega e devolução do equipamento é uma anotação manual, e quando várias pessoas saem da empresa é difícil saber quem tem qual portátil ou telemóvel,
• não há códigos QR nem códigos de barras, por isso tens de identificar cada peça de equipamento pelo número de série escrito manualmente, em vez de simplesmente escanear uma etiqueta.

O Freshservice e outros sistemas pagos resolvem estes problemas, mas custam cerca de 18 € por mês por utilizador, ou seja, 218 € por ano, e os dados do teu equipamento ficam na infraestrutura de um fornecedor externo. O Snipe-IT não tem nenhuma destas desvantagens: é um registo completo do equipamento com histórico de entregas, códigos QR e de barras gerados automaticamente, e alertas de licenças e garantias a expirar, instalado no teu Box por uma fração do custo anual do Freshservice.

Requisitos

Para instalar o Snipe-IT na Saplo, precisas de:

• Um Box com Docker ativo (o motor ativa-o automaticamente na instalação a partir do catálogo, é necessário nesting no contentor, que a Saplo tem por defeito),
• a receita declara um mínimo de 1 GB de RAM e 5 GB de espaço em disco, mas com exatamente 1 GB de RAM no Box não sobra memória para o sistema e outras aplicações, por isso a escolha real é Box M por 65 € por ano (2 GB de RAM, 30 GB de disco), após instalar o Snipe-IT ficam 768 MB de memória e 20 GB de espaço em disco,
• domínios ou subdomínios *.saploapp.pl incluídos no preço de cada plano, onde o painel do Snipe-IT será alojado,
• não precisas de criar manualmente uma base de dados separada, o Snipe-IT recebe uma base própria e vazia no MySQL partilhado da Saplo, o motor transmite as credenciais automaticamente.

Podes encontrar a descrição completa da aplicação e o seu lugar no catálogo em página do Snipe-IT na Saplo.

Instalação passo a passo

1. No painel Saplo, acede ao Catálogo de aplicações e escolhe Snipe-IT (categoria "Ferramentas para empresas").
2. Seleciona uma Box com pelo menos 1 GB de RAM livre, onde a aplicação será instalada, e o domínio ou subdomínio onde o registo de equipamentos estará acessível.
3. Confirma a instalação. O motor descarrega a imagem oficial snipe/snipe-it, gera um segredo aleatório para a aplicação, liga o contentor à base de dados MySQL do Saplo e disponibiliza o painel através do nginx da Box com SSL gratuito.
4. A primeira inicialização do contentor executa a migração do esquema da base de dados, por isso a instalação pode demorar mais do que os habituais segundos. O motor espera que a aplicação responda efetivamente via HTTP antes de considerar a instalação concluída.
5. Após a instalação, o painel de login do Snipe-IT está acessível no domínio indicado.

Primeira conta e o primeiro equipamento no registo

O Snipe-IT não tem uma conta de administrador predefinida nem uma palavra-passe pronta num ficheiro, mas sim um assistente de configuração no primeiro acesso ao site.

1. Acede ao endereço do domínio, o assistente vai pedir os dados da empresa e a conta de administrador, que crias tu próprio, sem dados de acesso predefinidos.
2. Na secção Definições -> Categorias de recursos adiciona categorias de equipamentos, por exemplo portáteis, telefones, monitores e acessórios, para que cada unidade seja colocada no grupo correto.
3. Na secção Fabricantes e Modelos insere os modelos concretos dos equipamentos usados pela empresa, isso acelera a adição de mais unidades do mesmo dispositivo.
4. Na secção Pessoas adiciona os colaboradores a quem podes atribuir equipamentos, para que a emissão e a devolução fiquem logo associadas a uma pessoa específica, e não a uma entrada geral.
5. Adiciona a primeira unidade do equipamento com o número de série e as datas de compra e validade da garantia, o Snipe-IT vai gerar uma etiqueta com código QR ou de barras, pronta a imprimir e colar.
6. Atribui o equipamento ao colaborador com o botão Checkout, o histórico de emissão e devolução fica guardado automaticamente e é visível depois no ficheiro dessa unidade.

Com o mesmo mecanismo adicionas licenças de software: indicas o número de postos disponíveis e a data de renovação, e o Snipe-IT controla quantos lugares estão livres e quando a licença expira.

Snipe-IT na Saplo contra folha de cálculo e Freshservice

Perguntas mais frequentes

Preciso de uma base de dados separada? Não, o Snipe-IT recebe uma base de dados própria e vazia dentro do MySQL partilhado da Saplo, e o motor passa automaticamente os dados de acesso para o contêiner. Não precisas de criar ou configurar a base de dados manualmente.

O Snipe-IT envia emails de notificações? Por defeito, o envio de emails está desativado, por isso as notificações sobre licenças e garantias prestes a expirar ficam registadas no Painel, mas não chegam à caixa de entrada. Para ativar o envio, é preciso configurar os dados SMTP no contêiner, contacta o Suporte da Saplo, que ajudamos a configurar.

Posso imprimir códigos QR ou de barras para colar no equipamento? Sim, o Snipe-IT gera automaticamente uma etiqueta com código QR ou de barras para cada item, sem necessidade de configuração adicional após a instalação.

Existe um limite para o número de equipamentos ou colaboradores no registo? Não, a licença open source do Snipe-IT não limita o número de equipamentos nem o número de contas de utilizadores. O limite real está nos recursos do Box, principalmente o espaço em disco para as fotos e anexos de cada item.

É possível importar dados de uma folha de cálculo para o Snipe-IT? Sim, o Snipe-IT tem um importador integrado de ficheiros CSV para equipamentos, licenças e pessoas, pelo que podes carregar a tua folha de cálculo existente em vez de inserir todo o registo manualmente desde o início.

Se o departamento de TI hoje gere o inventário de equipamentos numa folha de cálculo e começa a perder o controlo, contacta-nos, ajudamos-te a escolher o Box adequado e a instalar o Snipe-IT.