Plane auf Saplo einrichten: Jira-Alternative ohne Gebühren pro Nutzer

Jira kostet im Standard-Tarif heute rund 7,91 US-Dollar pro Benutzer und Monat, also etwa 7 €. Für ein Team aus fünf Entwickleln sind das rund 34 € pro Monat, für zehn bereits 68 €. Die Rechnung wächst mit jedem neuen Konto: einem Praktikanten, einem Tester oder einem Kunden, der den Fortschritt des Sprints sehen soll. Linear ist ähnlich teuer. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du Plane, die offene Alternative zu Jira und Linear, auf deiner eigenen Box in Saplo einrichtest. Ohne Kosten pro Arbeitsplatz, mit Daten auf einem Server in Deutschland und mit einer einmaligen Zahlung pro Jahr.

Die fertige Anleitung findest du auf der Plane-Seite im Saplo-App-Katalog. Im Folgenden findest du alles, was du vor dem Klick und danach wissen solltest.

Was ist Plane

Plane ist ein Tool zur Arbeitsverwaltung für Entwicklungsteams. Es bietet alles, wofür Teams in Jira bezahlen:

• Aufgaben (work items) mit Priorität, Zuweisung, Labels, Schätzung und Abgabetermin,
• Zyklen, also Sprints mit Start- und Enddatum sowie einem Burndown-Chart,
• Module und Epiken, mit denen du größere Arbeitspakete gruppierst,
• Backlog mit Aufgaben, die noch keinem Zyklus zugeordnet wurden,
• Ansichten für Listen, Kanban-Board, Kalender, Tabelle und Zeitachse, die mit Filtern gespeichert werden,
• Seiten, also ein einfaches Wiki direkt am Projekt für Notizen, Spezifikationen und Entscheidungen,
• Zusammenarbeit in Echtzeit, denn Änderungen anderer sind sofort sichtbar, ohne die Seite neu zu laden.

Das Projekt wird offen auf GitHub weiterentwickelt. Die Community Edition wird unter der AGPL-3.0-Lizenz veröffentlicht und hat kein Benutzerlimit. Auf Saplo setzen wir das offizielle Image makeplane/plane-aio-community ein, also die All-In-One-Version: Benutzeroberfläche, API, Aufgaben-Worker im Hintergrund und Server für Live-Zusammenarbeit sind in einem Container zusammengefasst.

Ein wichtiger Unterschied: Im Saplo-Katalog gibt es auch Vikunja. Vikunja bietet allgemeine Aufgabenlisten, Kanban und Gantt für jedes Team. Plane ist hingegen für die Arbeit eines agilen Entwicklungsteams konzipiert: Sprints, Backlog, Epiken und Schätzungen. Wenn du ein Blumengeschäft leitest und eine Aufgabenliste für die Woche brauchst, wähle Vikunja. Wenn du Sprints leitest, wähle Plane.

Plane oder Jira: ein ehrlicher Vergleich

	Jira Cloud (Standard)	Plane Community auf Saplo
Kosten	ca. 7 € pro Benutzer und Monat	fester Box-Preis pro Jahr
Benutzerlimit	Du zahlst für jedes Konto	unbegrenzt
Wo liegen die Daten	Atlassian-Cloud	Box bei dir, Server in Deutschland
Sprints, Backlog, Epics	ja	ja
Ansichten: Kanban, Liste, Kalender, Zeitachse	ja	ja
Wiki beim Projekt	separat in Confluence, kostenpflichtig	integrierte Seiten
Plugin-Marktplatz	riesig	überschaubar
Erweiterte Workflows und Automatisierungen	sehr umfangreich	einfacher
Updates und Backups	Atlassian übernimmt das	Du, mithilfe einer Box-Kopie
Support	vom Hersteller	Community und Dokumentation

Wann du bei Jira bleiben solltest:

• wenn dein Team höchstens 10 Personen umfasst und der kostenlose Plan Jira Free ausreicht (mit seinen Einschränkungen, darunter fehlende erweiterte Berechtigungen und einer kleinen Speichergrenze für Dateien),
• wenn dein Unternehmen im Atlassian-Ökosystem arbeitet: Confluence, Bitbucket, Jira Service Management und rund ein Dutzend kostenpflichtige Plugins,
• wenn du sehr komplexe Workflow-Schemata, ein Compliance-Audit und einen SLA mit dem Hersteller benötigst,
• wenn niemand im Team die Verantwortung für die eigene Instanz übernehmen will, selbst für eine Instanz, die so einfach ist wie auf Saplo.

Wann Plane mehr Sinn ergibt:

• dein Team wächst und du zahlst monatlich für neue Konten nach,
• Kunden oder Subunternehmer Einblick in das Projekt erhalten sollen, ohne dass du ihnen Lizenzen kaufen musst,
• Projektdaten, Spezifikationen und Kundennotizen auf deinem Server in der EU bleiben sollen,
• Jira für dein Team zu schwer ist und du ein schnelles, übersichtliches Tool im Stil von Linear brauchst.

Die Community-Edition verfügt nicht über alle Funktionen der kostenpflichtigen Plane-Pläne (Pro, Business). Bevor du ein großes Team auf Plane umziehst, solltest du die Funktionsliste auf der Preisseite von Plane vergleichen und prüfen, ob die Funktionen, die du täglich in Jira nutzt, in der Community-Edition enthalten sind.

Kostenaufstellung

Für Plane brauchst du Box L (mehr dazu später). Das kostet 139 € pro Jahr, also etwa 12 € monatlich. Der Preis für den ersten Zeitraum entspricht dem Verlängerungspreis. Ein Vergleich mit Jira Standard bei etwa 7 € pro Person:

Team	Jira Standard pro Jahr	Plane auf Box L pro Jahr	Differenz
5 Personen	ca. 410 €	139 €	ca. 270 €
10 Personen	ca. 820 €	139 €	ca. 680 €
15 Personen	ca. 1.230 €	139 €	ca. 1.090 €
25 Personen	ca. 2.050 €	139 €	ca. 1.910 €

Zwei faire Anmerkungen zu dieser Tabelle. Erstens gibt es Jira Free für bis zu 10 Personen. Wenn einem kleinen Team die Einschränkungen der kostenlosen Version nichts ausmachen, sparst du mit Plane also keinen Cent. Zweitens ist Box L nicht nur für Plane gedacht. Dir stehen dort 6 GB RAM und 60 GB Speicherplatz zur Verfügung, also passen neben Plane in der Regel leichtere Anwendungen, zum Beispiel Uptime Kuma zur Überwachung oder eine Firmenwebsite. Die Anzahl der Apps auf Box ist nicht begrenzt, begrenzt werden sie nur durch Arbeitsspeicher und Speicherplatz.

Anforderungen und Box-Auswahl

Plane gehört zu den ressourcenintensiveren Installationen im Katalog. Die Installation startet sechs Container:

• postgres (PostgreSQL 16) für Anwendungsdaten,
• redis für Cache und Sessions,
• rabbitmq als Warteschlange für Hintergrundaufgaben,
• storage, also ein S3-kompatibler Dateispeicher (SeaweedFS) für Anhänge und Avatare,
• storage-init, ein einmalig ausgeführter Container, der den Datei-Bucket anlegt und seine Arbeit beendet,
• plane, also die eigentliche Anwendung.

Das Setup benötigt mindestens 3 GB RAM und 10 GB Speicherplatz. Damit fallen Box S (1 GB) und Box M (2 GB) weg. Die richtige Wahl ist:

• Box L (6 GB RAM, 60 GB Speicherplatz, 139 € pro Jahr, Backups von 7 Tagen) für ein Team von bis zu einem Dutzend Personen, mit ausreichend RAM für eine oder zwei leichte Anwendungen daneben,
• Box XL (12 GB RAM, 150 GB Speicherplatz, 299 € pro Jahr, Backups von 14 Tagen), wenn das Team größer ist, viele Anhänge anfallen oder auf derselben Box andere ressourcenintensive Anwendungen laufen sollen, zum Beispiel n8n oder ein CRM.

Beide Pläne bieten SSH-Zugang mit vollen sudo-Rechten, was bei der Konfiguration des E-Mail-Versands hilfreich ist.

Installation Schritt für Schritt

1. Melde dich beim Saplo-Panel an und öffne den App-Katalog. Plane findest du in den Tools. Du kannst auch über die Plane-Seite starten und auf den Installationsbutton klicken.
2. Wähle Box. Wenn der freie Speicherplatz nicht ausreicht, weist das Panel dich vor der Installation darauf hin und nicht erst nach einem fehlgeschlagenen Versuch.
3. Gib eine Adresse an. Am einfachsten ist eine Subdomain im Stil zadania.saploapp.pl. Eine eigene Domain, zum Beispiel projects.deinefirma.de, legst du bei der Installation fest. Das SSL-Zertifikat wird automatisch ausgestellt.
4. Bestätige die Installation. Die Engine installiert Docker, erzeugt zufällige Passwörter für die Datenbank, Redis, RabbitMQ und den Dateispeicher sowie Session-Keys, speichert sie dauerhaft in der Konfiguration dieser Installation und startet die Container in der richtigen Reihenfolge: zuerst Datenbank, Cache, Queue und Dateispeicher, dann das Anlegen des Buckets, zuletzt die Anwendung.
5. Warte. Beim ersten Start führt Plane eine Migration des Datenbankschemas durch, die länger als ein paar Sekunden dauert. Die Installation ist erst abgeschlossen, wenn die Anwendung unter deiner Adresse tatsächlich antwortet. Der Status "läuft" bedeutet also, dass Plane bereit ist.
6. Öffne die Adresse im Browser.

Im Container von Plane läuft ein eigener Proxy-Server auf Port 80 ohne Zertifikat. Die HTTPS-Verschlüsselung übernimmt der Server von Box, genau wie bei jeder anderen Anwendung in Saplo. Deshalb musst du hier nichts konfigurieren.

Erste Einrichtung: Administrator und Workspace

Plane erhält kein vorab generiertes Passwort für den Administrator. Das Konto legst du selbst beim ersten Zugriff an:

1. Beim ersten Besuch führt dich Plane durch die Konfiguration der Instanz. Die Person, die sie durchläuft, wird Administrator der Instanz. Mach das daher direkt nach der Installation, bevor die Adresse an jemanden weitergegeben wird.
2. Lege einen Workspace an, also den Arbeitsbereich des Unternehmens. Der Name und die Workspace-Adresse erscheinen in Links zu Aufgaben.
3. Erstelle dein erstes Projekt mit einer kurzen Kennung, beispielsweise WEB. Aufgaben erhalten dann die Nummern WEB-1, WEB-2 und so weiter, genau wie in Jira.
4. Passe in den Projekteinstellungen die Status an, zum Beispiel Backlog, Zu erledigen, In Arbeit, Code Review und Erledigt, und aktiviere die Funktionen, die du nutzt: Zyklen, Module und Seiten.

Die Installationsanleitung, einschließlich der Namen aller Container und der Befehle zur Loganzeige, wird in der Datei PLANE-SETUP.txt im Anwendungsverzeichnis auf Box gespeichert. Das Saplo-Panel zeigt dir ihren Inhalt an, wenn du ihn brauchst.

Teamarbeit: Einladungen und E-Mail

Die nächsten Teammitglieder ladest du über die workspace-Einstellungen ein. Dabei gibt es eine Sache, die du wissen musst: das Rezept konfiguriert nicht automatisch einen Mailserver. Die Einladung wird erstellt, aber die E-Mail mit ihr wird nicht versendet, ebenso wenig Benachrichtigungen über die Zuweisung einer Aufgabe.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

• einfacher: Deine Teammitglieder erstellen Konten mit deiner E-Mail-Adresse und akzeptieren anschließend nach der Anmeldung die Einladung, oder du fügst sie manuell zum workspace hinzu,
• vollständig: Du bindest SMTP an, zum Beispiel ein Firmenpostfach. Das geschieht über SSH, indem du die Variablen EMAIL_* in der Datei docker-compose.yml im Anwendungsverzeichnis ergänzt (Host, Port, Benutzer, Passwort, Absenderadresse) und den Container mit dem Befehl docker compose up -d neu startest. Ab diesem Moment funktionieren Einladungen, Benachrichtigungen und das Zurücksetzen des Passworts normal.

Das Postfach für den Versand kannst du in der Mail-App von Saplo einrichten, die im Preis jedes Box enthalten ist.

Migration von Jira. Am sinnvollsten ist es, mit einem Projekt und einem Sprint zu beginnen statt mit der Migration der gesamten Historie. Alte, abgeschlossene Aufgaben können in Jira nur noch lesbar bleiben oder in einem Export vorliegen. Ob in der jeweiligen Edition ein automatischer Jira-Importer verfügbar ist, solltest du vor der Migration in der Dokumentation von Plane prüfen. Falls nötig steht die API von Plane zur Verfügung, über die du Aufgaben mit einem Skript hochladen kannst.

Sicherheit und Einstellungen, die eine Änderung wert sind

Ein paar Dinge für die erste Woche:

• Richte die Instanz sofort ein. Die erste Person, die die Einrichtung durchläuft, erhält Administratorrechte. Lass eine frische Installation also nicht unbeaufsichtigt.
• Beschränke die Registrierung. Sobald alle Mitglieder deines Teams Konten haben, deaktiviere im Administratorpanel der Instanz die Möglichkeit, dass jeder, der die Adresse kennt, beliebig Konten erstellen kann.
• Nutze Rollen. Ein Kunde, der nur den Fortschritt ansehen soll, braucht keine Mitgliederrolle mit Bearbeitungsrecht. Plane hat die Rollen Administrator, Mitglied und Gast.
• Backups. Box L erstellt Backups über 7 Tage, Box XL über 14 Tage. Zusätzlich verfügt jeder Box-Plan über eine Kopie außerhalb des Servers. Vor größeren Änderungen, etwa einem Versionsupdate, kannst du die Datenbank manuell über docker exec auf dem PostgreSQL-Container dumpen.
• Secrets bleiben an ihrem Platz. Passwörter und Schlüssel werden in docker-compose.yml dieser Installation gespeichert. Ändere sie nicht ohne Notwendigkeit manuell, denn die Änderung des Session-Schlüssels meldet alle ab, während die Änderung des Datenbankpassworts ohne entsprechende Änderung in der Datenbank selbst die Anwendung stoppt.

Häufigste Probleme

Die Seite lädt sich direkt nach der Installation nur langsam. Im Container starten gleichzeitig mehrere Prozesse (Migrationen, API, Worker, Zusammenarbeitsserver). Auf einer neuen Box kann der erste Aufruf etwas länger dauern. Vorschau: docker logs -f mit dem Containernamen aus der Datei PLANE-SETUP.txt.

Einladungen werden nicht zugestellt. Das liegt nicht an einem Fehler, sondern am fehlenden SMTP. Die Einrichtung des Mailversands ist weiter oben beschrieben.

Anhänge lassen sich nicht hochladen. Anhänge werden im Speicher SeaweedFS gespeichert. Falls der Container storage-init den Bucket nicht angelegt hat, schlägt der Upload mit einem Fehler fehl. Die Installation stellt die Reihenfolge sicher. Wenn du die Container jedoch manuell neu startest, prüfe die Protokolle von SeaweedFS und des Containers storage-init.

Box wird langsamer. Sechs Container benötigen Arbeitsspeicher. Wenn neben Plane weitere ressourcenintensive Anwendungen laufen, prüfe im Saplo-Panel die RAM-Auslastung. Eine Lösung ist ein RAM-Upgrade oder ein Wechsel von Box L zu Box XL, ohne Daten umzuziehen.

Nach dem Neustart sind alle abgemeldet. Das sollte nicht passieren, da die Session-Schlüssel dauerhaft gespeichert sind. Falls es doch passiert, prüfe, ob jemand die Variablen SECRET_KEY oder LIVE_SERVER_SECRET_KEY in der Konfiguration gelöscht hat.

Zusammenfassung

Plane bietet einem Entwicklungsteam Sprints, ein Backlog, Epiken und die aus Jira bekannten Ansichten, ohne dass für jedes Konto Gebühren anfallen. Bei einem Team mit mehr als 10 Personen summiert sich der Unterschied jährlich auf Tausende Euro, während die Projektdaten auf deinem Server in der Europäischen Union bleiben. Der Preis dafür: ein paar Minuten Mail-Konfiguration, während Backups in Saplo automatisch angelegt werden.

Wenn das Team nur aus wenigen Personen besteht und Jira Free ausreicht, gibt es keinen Grund zum Wechseln. Wenn die Lizenzrechnung mit jedem Quartal wächst, öffne die Plane-Seite im Saplo-Katalog, wähle Box L und richte deine eigene Instanz ein. Den vollständigen Vergleich der Tarife findest du im Preisverzeichnis.