Registro de equipos IT sin hojas de cálculo: cómo instalar Snipe-IT en Saplo

Un departamento de TI que mantiene un registro de equipos en una hoja de cálculo, tarde o temprano pierde el control sobre él: la columna con el número de serie del portátil no coincide con la realidad, nadie recuerda a quién se le entregó el monitor por última vez, y la fecha de caducidad de la licencia de Office o la garantía del equipo está en una celda que hay que recordar revisar manualmente. Los sistemas de pago como Freshservice resuelven este problema, pero cuestan alrededor de 18 € al mes, es decir, 218 € al año, y la factura aumenta con cada agente adicional en el equipo. Snipe-IT es un sistema de inventario de equipos de TI de código abierto: portátiles, teléfonos, monitores y accesorios con un historial completo de emisiones y devoluciones, códigos QR y de barras para escanear al entregar a un empleado y alertas sobre licencias y garantías que caducan. Lo instalas en tu propio Box, sin cargo por cada recurso adicional en el registro. A continuación, te explicamos paso a paso cómo instalar Snipe-IT en Saplo.

¿Qué debe incluir el registro de equipos informáticos?

Un buen registro de equipos informáticos responde en segundos a tres preguntas: qué tiene la empresa, quién lo usa y cuándo caduca algo. Para que esto funcione, cada elemento del registro necesita al menos estos campos:

• Número de inventario y número de serie, es decir, lo que está en la etiqueta y lo que está en la factura.
• Modelo, categoría y fabricante, para poder, por ejemplo, contar todos los portátiles de más de cuatro años.
• Fecha de compra, proveedor y número de factura, útiles para reclamaciones y para la contabilidad.
• Fin de la garantía, con un recordatorio antes de la fecha límite, no después de una avería.
• A quién se entregó y dónde está, junto con la fecha de entrega y devolución.
• Estado: en uso, en almacén, en servicio, para desguace.
• Licencias de software asignadas a una persona o dispositivo, con la fecha de renovación.

Estas columnas se pueden crear en una hoja de cálculo en cinco minutos, pero nadie se encarga de mantenerlas actualizadas. Snipe-IT las tiene todas integradas y registra automáticamente el historial de entregas y devoluciones con cada cambio.

Por qué Snipe-IT en lugar de una hoja de cálculo y Freshservice

Una hoja de cálculo es gratuita, pero tiene inconvenientes que solo se revelan después de varios meses de uso, no inmediatamente al principio:

• Una entrada en la hoja de cálculo no se actualiza por sí misma, por lo que tienes que recordar comprobar la fecha de caducidad de la licencia del software o la garantía del hardware en lugar de recibir una notificación.
• La entrega y devolución de equipos es una nota manual, y después de que varias personas se vayan de la empresa, es difícil rastrear quién tiene qué portátil o teléfono actualmente.
• Falta de códigos QR y de barras, por lo que cada pieza de equipo tiene que ser identificada por su número de serie introducido manualmente, en lugar de escanear una etiqueta.

Freshservice y sistemas pagos similares resuelven estos problemas, pero cobran alrededor de 18 € al mes por agente, es decir, 218 € al año, y los datos del equipo de la empresa se almacenan en la infraestructura de un proveedor externo. Snipe-IT no tiene ninguno de estos inconvenientes: es un registro completo de equipos con un historial de entregas, códigos QR y de barras generados automáticamente, y alertas sobre el vencimiento de licencias y garantías, instalado en tu Box por una fracción del coste anual de Freshservice.

Requisitos

Para instalar Snipe-IT en Saplo, necesitas:

• Un Box con Docker activado (el motor lo activa automáticamente al instalar desde el catálogo, se requiere anidamiento en el contenedor, lo que Saplo tiene por defecto).
• La receta declara un mínimo de 1 GB de RAM y 5 GB de espacio en disco, pero con exactamente 1 GB de RAM en el Box, no queda espacio para el sistema y otras aplicaciones. Por lo tanto, la opción real es un Box M por 65 € al año (2 GB de RAM, 30 GB de disco). Después de la instalación de Snipe-IT, quedarán 768 MB de memoria y 20 GB de espacio en disco.
• Un Dominio o subdominio *.saploapp.pl incluido en el precio de cada plan, donde se alojará el panel de Snipe-IT.
• NO necesitas crear una base de datos separada manualmente, Snipe-IT obtiene su propia base de datos vacía en el MySQL compartido de Saplo, el motor transfiere los datos de acceso automáticamente.

La descripción completa de la aplicación y su ubicación en el catálogo la encontrarás en la página de Snipe-IT en Saplo.

Instalación paso a paso

1. En el panel de Saplo, ve al Catálogo de aplicaciones y selecciona Snipe-IT (categoría "Herramientas para empresas").
2. Indica la Box con un mínimo de 1 GB de RAM libre donde se instalará la aplicación, y el dominio o subdominio bajo el cual funcionará el registro de equipos.
3. Confirma la instalación. El motor descarga la imagen oficial de snipe/snipe-it, genera un secreto de aplicación aleatorio, conecta el contenedor con la base de datos MySQL de Saplo y expone el panel a través del nginx de la Box con SSL gratuito.
4. El primer inicio del contenedor ejecuta la migración del esquema de la base de datos, por lo que la instalación puede tardar más de los habituales dieciséis segundos. El motor espera a que la aplicación responda realmente por HTTP antes de considerar que la instalación ha finalizado.
5. Una vez finalizada la instalación, el panel de inicio de sesión de Snipe-IT estará disponible bajo el dominio indicado.

Primera cuenta y primer equipo en el registro

Snipe-IT no tiene una cuenta de administrador predeterminada ni una contraseña lista en el archivo, solo un asistente de configuración la primera vez que accedes a la página.

1. Ve a la dirección del dominio; el asistente te pedirá los datos de la empresa y la cuenta de administrador, que crearás tú mismo, sin datos de inicio de sesión predeterminados.
2. En la sección Configuración -> Categorías de activos, añade categorías de equipos, por ejemplo, portátiles, teléfonos, monitores y accesorios, para que cada artículo se clasifique en el grupo correcto.
3. En las secciones Fabricantes y Modelos, introduce los modelos específicos de equipos que utiliza la empresa; esto agiliza la adición de unidades posteriores del mismo dispositivo.
4. En la sección Personas, añade a los empleados a quienes se pueda asignar equipo, para que la entrega y la devolución se registren directamente a una persona específica, y no a una entrada genérica.
5. Añade la primera unidad de equipo con el número de serie y las fechas de compra y vencimiento de la garantía; Snipe-IT generará una etiqueta con un código QR o de barras listo para imprimir y pegar.
6. Asigna el equipo a un empleado con el botón Checkout; el historial de entrega y devolución se guarda automáticamente y se puede ver más tarde en la ficha de esa unidad.

Con este mismo mecanismo, añades licencias de software: introduces el número de puestos disponibles y la fecha de renovación, y Snipe-IT se encarga de controlar cuántos puestos quedan libres y cuándo caduca la licencia.

Snipe-IT en Saplo vs. hoja de cálculo y Freshservice

Preguntas frecuentes

¿Necesito una base de datos separada? No, Snipe-IT obtiene su propia base de datos vacía en el MySQL compartido de Saplo, y el motor pasa automáticamente los datos de acceso al contenedor. No creas ni configuras la base de datos manualmente.

¿Snipe-IT envía correos electrónicos de notificación? Por defecto, el envío de correos electrónicos está deshabilitado, por lo que las notificaciones sobre licencias y garantías que caducan se guardan en el panel, pero no llegan a tu buzón. Para habilitar el envío, debes configurar los datos SMTP en el contenedor. Escribe al Soporte de Saplo y te ayudaremos a configurarlo.

¿Puedo imprimir códigos QR o de barras para pegar en el equipo? Sí, Snipe-IT genera automáticamente una etiqueta con un código QR o de barras para cada elemento, sin configuración adicional después de la instalación.

¿Hay un límite en el número de equipos o empleados en el registro? No, la licencia de código abierto de Snipe-IT no cuenta las instancias de equipo ni las cuentas de usuario. El límite real son los recursos del Box, principalmente el espacio en disco para fotos y archivos adjuntos de cada elemento.

¿Se pueden importar datos de una hoja de cálculo a Snipe-IT? Sí, Snipe-IT tiene un importador de archivos CSV incorporado para equipos, licencias y personas, por lo que puedes cargar una hoja de cálculo existente en lugar de introducir todo el registro manualmente desde cero.

Si tu departamento de TI lleva hoy el registro de equipos en una hoja de cálculo y está perdiendo la orientación, escríbenos, te ayudaremos a elegir el Box y a implementar Snipe-IT.