Gestione dell’hardware IT senza fogli di calcolo: come installare Snipe-IT su Saplo

Il reparto IT che gestisce l'inventario dell'hardware in un foglio di calcolo prima o poi perde il controllo: la colonna con il numero di serie del laptop non corrisponde alla realtà, nessuno ricorda a chi è stato consegnato l'ultimo monitor, e la data di scadenza della licenza Office o della garanzia sull'hardware è in una cella che bisogna ricordarsi di controllare da soli. I sistemi a pagamento come Freshservice risolvono questo problema, ma costano circa 18 € al mese, ovvero 218 € all'anno, e il costo aumenta con ogni altro agente nel team. Snipe-IT è un sistema open source per la gestione dell'inventario IT: laptop, telefoni, monitor e accessori con una cronologia completa di consegne e restituzioni, codici QR e a barre da scannerizzare al momento della consegna al dipendente e avvisi per licenze e garanzie in scadenza. Lo installi sul tuo Box, senza costi aggiuntivi per ogni risorsa in archivio. Di seguito trovi la guida passo passo per installare Snipe-IT su Saplo.

Cosa deve contenere la registrazione dell'hardware IT

Una buona registrazione dell'hardware IT risponde in pochi secondi a tre domande: cosa possiede l'azienda, chi lo utilizza e quando qualcosa scade. Per farlo funzionare, ogni esemplare nel registro ha bisogno almeno di questi campi:

• numero d'inventario e numero di serie, cioè quello che c'è sull'etichetta e quello sulla fattura,
• modello, categoria e produttore, per poter, per esempio, contare tutti i laptop più vecchi di quattro anni,
• data di acquisto, fornitore e numero della fattura, utili in caso di reclami e per la contabilità,
• scadenza della garanzia, con un promemoria prima della scadenza, non dopo il guasto,
• a chi è stato consegnato e dove si trova, insieme alla data di consegna e restituzione,
• Stato: in uso, in magazzino, in riparazione, da rottamare,
• licenze software assegnate a una persona o a un dispositivo, con la data del rinnovo.

In un foglio di calcolo queste colonne si possono creare in cinque minuti, ma nessuno ne controlla l’aggiornamento. Snipe-IT le ha tutte integrate, e registra automaticamente la storia di consegne e restituzioni ad ogni modifica.

Perché Snipe-IT invece di un foglio di calcolo e Freshservice

Un foglio di calcolo è gratuito, ma presenta difetti che emergono solo dopo alcuni mesi di utilizzo, non subito all'inizio:

• una voce nel foglio non si aggiorna da sola, quindi devi ricordarti di controllare manualmente la data di scadenza delle licenze software o della garanzia sull'hardware, invece di ricevere una notifica,
• la consegna e il ritiro dell'attrezzatura sono annotazioni manuali, e dopo che alcune persone lasciano l'azienda è difficile ricostruire chi attualmente ha quale laptop o telefono,
• mancano codici QR e a barre, quindi ogni pezzo di attrezzatura va identificato tramite il numero di serie inserito manualmente, invece di scansionare un'etichetta.

Freshservice e sistemi simili a pagamento risolvono questi problemi, ma costano circa 18 € al mese per agente, ovvero 218 € all'anno, e i dati sull'attrezzatura dell'azienda risiedono su infrastrutture di fornitori esterni. Snipe-IT non presenta nessuno di questi difetti: è un registro completo dell'attrezzatura con la cronologia delle consegne, codici QR e a barre generati automaticamente, e avvisi sulle licenze e garanzie in scadenza, installato sul tuo Box a una frazione del costo annuale di Freshservice.

Requisiti

Per installare Snipe-IT su Saplo, ti serve:

• un Box con Docker attivo (il motore lo avvia automaticamente durante l'installazione dal catalogo, è richiesto il nesting nel container, che Saplo ha di default),
• la ricetta dichiara un minimo di 1 GB di RAM e 5 GB di spazio su disco, ma con solo 1 GB di RAM sul Box non resta nessuna riserva per il sistema e altre applicazioni, quindi la scelta reale è un Box M a 65 € all'anno (2 GB di RAM, 30 GB di disco), dopo l’installazione di Snipe-IT restano 768 MB di memoria e 20 GB di spazio su disco,
• un dominio o sottodominio *.saploapp.pl incluso nel prezzo di ogni piano, sotto il quale sarà accessibile il pannello di Snipe-IT,
• un database separato NON creato manualmente, Snipe-IT riceve un proprio database vuoto nel MySQL condiviso di Saplo, il motore fornisce automaticamente i dati di accesso.

La descrizione completa dell'applicazione e la sua posizione nel catalogo le trovi su pagina di Snipe-IT su Saplo.

Installazione passo dopo passo

1. Nel pannello Saplo, vai su Catalogo delle applicazioni e seleziona Snipe-IT (categoria "Strumenti per l'azienda").
2. Scegli la Box con almeno 1 GB di RAM libera, su cui vuoi installare l'applicazione, e il dominio o sottodominio sotto cui funzionerà il registro dell'attrezzatura.
3. Conferma l'installazione. Il motore scarica l'immagine ufficiale snipe/snipe-it, genera un segreto casuale per l'app, collega il container al database MySQL di Saplo e espone il pannello tramite nginx della Box con SSL gratuito.
4. Al primo avvio del container viene lanciata la migrazione dello schema del database, perciò l'installazione può richiedere più tempo dei classici minuti o secondi. Il motore aspetta che l'app risponda effettivamente via HTTP prima di considerare l'installazione completata.
5. Una volta terminata l'installazione, il pannello di login di Snipe-IT sarà disponibile all'indirizzo del dominio indicato.

Primo account e primo dispositivo nel registro

Snipe-IT non prevede un account amministratore di default né una password preimpostata nel file, ma propone un wizard di configurazione al primo accesso alla pagina.

1. Vai all'indirizzo del dominio, il wizard ti chiederà i dati dell'azienda e dell'account amministratore, che crei tu stesso, senza nessuna credenziale predefinita.
2. Nella sezione Impostazioni -> Categorie risorse aggiungi le categorie dei dispositivi, per esempio laptop, telefoni, monitor e accessori, così ogni unità va nella categoria corretta.
3. Nelle sezioni Produttori e Modelli inserisci i modelli specifici dei dispositivi utilizzati dall'azienda; questo velocizza l'aggiunta di ulteriori esemplari dello stesso dispositivo.
4. Nella sezione Persone aggiungi i dipendenti a cui puoi assegnare i dispositivi, così l'assegnazione e la restituzione sono collegate direttamente a una persona specifica, non a una voce generica.
5. Aggiungi il primo dispositivo con il numero di serie e le date di acquisto e scadenza della garanzia; Snipe-IT genererà per esso un'etichetta con codice QR o a barre pronta per la stampa e l'applicazione.
6. Assegna il dispositivo al dipendente cliccando su Checkout; lo storico di assegnazioni e restituzioni si registra automaticamente e sarà visibile nella scheda di quel dispositivo.

Lo stesso procedimento vale per aggiungere licenze software: inserisci il numero di postazioni disponibili e la data di rinnovo, e Snipe-IT controlla quanti posti sono liberi e quando scade la licenza.

Snipe-IT su Saplo contro foglio di calcolo e Freshservice

Domande frequenti

Ho bisogno di un database separato? No, Snipe-IT riceve un database proprio, vuoto, nel MySQL condiviso di Saplo, e il motore trasmette automaticamente al contenitore i dati di accesso. Non devi creare o configurare manualmente il database.

Snipe-IT invia email di notifica? Per impostazione predefinita l'invio di email è disattivato, quindi le notifiche sulle licenze e garanzie in scadenza vengono salvate nel pannello ma non arrivano nella tua casella di posta. Per attivare l’invio devi configurare i dati SMTP nel contenitore, scrivi al supporto Saplo, ti aiuteremo a farlo.

Posso stampare codici QR o a barre da attaccare all'attrezzatura? Sì, Snipe-IT genera automaticamente un'etichetta con codice QR o a barre per ogni esemplare, senza bisogno di configurazioni aggiuntive dopo l’installazione.

C’è un limite al numero di attrezzature o dipendenti nel registro? No, la licenza open source di Snipe-IT non limita il numero di esemplari o account utente. Il vero limite sono le risorse del Box, principalmente lo spazio disco per foto e allegati di ogni esemplare.

Si possono importare i dati da un foglio di calcolo in Snipe-IT? Sì, Snipe-IT ha un importer integrato di file CSV per attrezzature, licenze e persone, così puoi caricare il foglio esistente senza dover inserire tutto manualmente da zero.

Se l’IT tiene oggi la contabilità dell’attrezzatura su un foglio di calcolo e perde il controllo, scrivici, ti aiuteremo a scegliere il Box e installare Snipe-IT.