Gestion du matériel IT sans tableur : comment installer Snipe-IT sur Saplo

Le service IT qui tient à jour l'inventaire du matériel dans un tableur finit par perdre le contrôle : la colonne avec le numéro de série du laptop ne correspond plus à la réalité, personne ne se souvient à qui le dernier écran a été remis, et la date d'expiration de la licence Office ou de la garantie du matériel est enfermée dans une cellule à vérifier soi-même. Les systèmes payants comme Freshservice résolvent ce problème, mais coûtent environ 18 € par mois, soit 218 € par an, et la facture augmente avec chaque nouvel agent dans l'équipe. Snipe-IT est un système open source de gestion du matériel IT : laptops, téléphones, écrans et accessoires avec un historique complet des remises et retours, des codes QR et codes-barres à scanner lors de la remise au collaborateur, ainsi que des alertes sur les licences et garanties arrivant à expiration. Tu l'installes sur ton propre Box, sans frais supplémentaires pour chaque ressource enregistrée. Voici étape par étape comment installer Snipe-IT sur Saplo.

Que doit contenir un inventaire du matériel informatique

Un bon inventaire du matériel informatique répond en quelques secondes à trois questions : que possède l'entreprise, qui utilise quoi et quand quelque chose expire. Pour que ça fonctionne, chaque exemplaire dans le registre doit avoir au minimum ces champs :

• numéro d'inventaire et numéro de série, c'est-à-dire ce qui est sur l'étiquette et ce qui figure sur la facture,
• modèle, catégorie et fabricant, pour pouvoir, par exemple, compter tous les ordinateurs portables âgés de plus de quatre ans,
• date d'achat, fournisseur et numéro de facture, utiles pour la garantie et pour la comptabilité,
• fin de garantie, avec un rappel avant la date et non après une panne,
• à qui il a été remis et où il se trouve, avec les dates de remise et de retour,
• statut : en usage, en stock, en réparation, à détruire,
• licences logicielles attribuées à une personne ou à un appareil, avec la date de renouvellement.

Dans un tableau, ces colonnes peuvent être créées en cinq minutes, mais personne ne veille à leur mise à jour. Snipe-IT les intègre toutes et enregistre automatiquement l'historique des remises et retours à chaque modification.

Pourquoi choisir Snipe-IT plutôt qu'une feuille de calcul ou Freshservice

Une feuille de calcul est gratuite, mais elle présente des inconvénients qui ne se manifestent qu'après quelques mois d'utilisation, pas dès le départ :

• une entrée dans la feuille ne se met pas à jour toute seule, donc tu dois toi-même penser à vérifier la date d'expiration des licences logicielles ou des garanties sur le matériel, au lieu de recevoir une notification,
• la remise et le retour du matériel se notent manuellement, et après le départ de plusieurs personnes de l'entreprise, il est difficile de savoir qui possède actuellement quel ordinateur portable ou téléphone,
• pas de codes QR ni de codes-barres, donc chaque pièce de matériel doit être identifiée par un numéro de série inscrit manuellement, au lieu de scanner une étiquette.

Freshservice et d'autres systèmes payants résolvent ces problèmes, mais ils coûtent environ 18 € par mois et par agent, soit 218 € par an, et les données sur le matériel de ton entreprise sont stockées sur l'infrastructure d'un fournisseur externe. Snipe-IT n'a aucun de ces inconvénients : c'est un registre complet du matériel avec un historique des remises, des codes QR et codes-barres générés automatiquement ainsi que des alertes sur les licences et garanties qui expirent, installé sur ton Box pour une fraction du coût annuel de Freshservice.

Exigences

Pour installer Snipe-IT sur Saplo, tu as besoin de :

• un Box avec Docker activé (le moteur l'active automatiquement lors de l'installation depuis le catalogue, le nesting dans le conteneur est nécessaire, ce que Saplo offre par défaut),
• la recette requiert un minimum de 1 Go de RAM et 5 Go d'espace disque, mais avec exactement 1 Go de RAM sur le Box, il ne reste aucune marge pour le système et d'autres applications, c'est pourquoi le choix réaliste est Box M pour 63 € par an (2 Go de RAM, 30 Go de disque), après installation de Snipe-IT il reste 768 Mo de mémoire et 20 Go d'espace disque,
• un domaine ou sous-domaine *.saploapp.pl inclus dans le prix de chaque plan, sous lequel sera accessible le panneau Snipe-IT,
• tu ne crées PAS manuellement une base de données séparée, Snipe-IT reçoit sa propre base vide sur le MySQL partagé de Saplo, le moteur transmet automatiquement les données d'accès.

Tu trouveras une description complète de l'application et sa place dans le catalogue sur la page Snipe-IT sur Saplo.

Installation étape par étape

1. Dans le Panneau Saplo, va dans le Catalogue d'applications et choisis Snipe-IT (catégorie "Outils pour l'entreprise").
2. Indique la Box avec au moins 1 Go de RAM libre où l'application sera installée, ainsi que le domaine ou sous-domaine sous lequel le registre de matériel fonctionnera.
3. Confirme l'installation. Le moteur télécharge l'image officielle snipe/snipe-it, génère un secret aléatoire pour l'application, connecte le conteneur à la base MySQL Saplo et expose le panneau via nginx de la Box avec un SSL gratuit.
4. Le premier démarrage du conteneur lance la migration du schéma de la base de données, donc l'installation peut prendre plus de temps que quelques dizaines de secondes habituellement. Le moteur attend que l'application réponde effectivement en HTTP avant de considérer l'installation terminée.
5. Une fois l'installation terminée, le panneau de connexion Snipe-IT est accessible à l'adresse du domaine indiqué.

Premier compte et premier matériel dans le registre

Snipe-IT n'a pas de compte administrateur par défaut ni de mot de passe prêt dans un fichier, mais un assistant de configuration lors de la première visite sur le site.

1. Va à l'adresse du domaine, l'assistant te demandera les informations de l'entreprise ainsi que le compte administrateur, que tu crées toi-même, sans aucune donnée de connexion par défaut.
2. Dans la section Paramètres -> Catégories de ressources ajoute les catégories de matériel, par exemple ordinateurs portables, téléphones, écrans et accessoires, pour que chaque pièce soit placée dans le bon groupe.
3. Dans les sections Fabricants et Modèles, saisis les modèles exacts de matériel utilisé par l'entreprise, cela accélère l'ajout de nouvelles unités du même appareil.
4. Dans la section Personnes, ajoute les employés à qui le matériel peut être attribué, afin que la remise et le retour soient associées directement à une personne précise, pas à une entrée générale.
5. Ajoute le premier exemplaire du matériel avec son numéro de série ainsi que les dates d'achat et d'expiration de la garantie. Snipe-IT générera une étiquette avec un code QR ou à barres, prête à être imprimée et collée.
6. Attribue le matériel à un employé avec le bouton Checkout ; l'historique des remises et retours est enregistré automatiquement et visible ensuite dans la fiche de cet exemplaire.

Tu utilises le même procédé pour ajouter des licences logicielles : tu indiques le nombre de postes disponibles et la date de renouvellement, et Snipe-IT surveille combien de places restent libres et quand la licence expire.

Snipe-IT sur Saplo contre tableur et Freshservice

Questions fréquentes

Ai-je besoin d'une base de données séparée ? Non, Snipe-IT obtient une base de données vide dans le MySQL partagé de Saplo, et le moteur transmet lui-même les accès au conteneur. Tu ne crées ni ne configures manuellement la base.

Snipe-IT envoie-t-il des mails de notification ? Par défaut, l’envoi de mails est désactivé, donc les notifications de licences et garanties proches de leur fin sont enregistrées dans le panneau, mais ne sont pas envoyées par mail. Pour activer l’envoi, tu dois configurer les données SMTP dans le conteneur, contacte le support Saplo, on t’aidera à le configurer.

Puis-je imprimer des codes QR ou barres à coller sur le matériel ? Oui, Snipe-IT génère automatiquement une étiquette avec un code QR ou un code barre pour chaque exemplaire, sans configuration supplémentaire après l’installation.

Y a-t-il une limite au nombre de matériels ou d’employés dans le registre ? Non, la licence open source de Snipe-IT ne limite pas le nombre de matériels ni de comptes utilisateurs. La vraie limite vient des ressources du Box, principalement l’espace disque pour les photos et les pièces jointes de chaque exemplaire.

Puis-je importer les données d’un tableau vers Snipe-IT ? Oui, Snipe-IT inclut un importateur de fichiers CSV pour le matériel, les licences et les personnes, donc tu peux charger un tableau existant au lieu de saisir tout le registre manuellement depuis zéro.

Si ton service informatique gère aujourd’hui l’inventaire du matériel dans un tableau et s’y perd, écris-nous, on t’aidera à choisir le Box approprié et à installer Snipe-IT.