Paperless-ngx auf Saplo einrichten (Rechnungsarchiv mit OCR)

Rechnungen per E-Mail, Verträge im Ordner, Überweisungsbestätigungen im Ordner "zum Versand an die Buchhaltung" - jedes kleine Unternehmen kennt dieses Chaos. Paperless-ngx ist ein Open-Source-Dokumentenarchiv, das Dokumente scannt oder Dateien entgegennimmt, ihren Text per OCR erkennt (auch auf Polnisch) und alles in einer durchsuchbaren Datenbank ablegt. Du gibst einen Teil des Rechnungstexts ein und erhältst in wenigen Sekunden das Dokument, anstatt die Ordner manuell durchsuchen zu müssen. Im Folgenden zeigen wir Schritt für Schritt, wie du Paperless-ngx auf Saplo einrichtest.

Warum Paperless-ngx für das Rechnungsarchiv

Ordner auf der Festplatte oder in der Cloud (Dysk Google, Dropbox) funktionieren, solange es nur ein paar Dutzend Dokumente sind. Bei mehreren Hundert Rechnungen pro Jahr beginnt diese Methode zu versagen:

• Suche nach dem Dateinamen statt nach dem Inhalt - „faktura_2026_03_15_final2.pdf“ sagt nichts darüber aus, was darin steht, man muss die Dateien einzeln öffnen,
• Kein OCR - Ein Rechnungsscan ist für die Dateisuche lediglich ein Bild, den Text darin findest du nicht,
• Keine Ordnung - Kategorien, Tags und Dokumenttypen müssen manuell gepflegt werden, und niemand erledigt das konsequent das ganze Jahr über,
• Keine Historie - wenn eine Datei überschrieben oder verschoben wird, weiß niemand, wer das wann getan hat, was bei einer Steuerprüfung zum Problem werden kann.

Paperless-ngx führt für jedes hochgeladene Dokument ein OCR durch (Polnisch ist im Saplo-Rezept standardmäßig aktiviert), extrahiert den Text und ermöglicht die Suche nach Inhalt, Datum, Absender, Tag oder Dokumenttyp. Jedes Dokument erhält außerdem Metadaten und einen Bearbeitungsverlauf, sodass sichtbar ist, wann es ins Archiv aufgenommen wurde und wer es zuletzt geändert hat. Das gesamte Archiv befindet sich in deiner eigenen Box, ohne Gebühren für ein weiteres Gigabyte oder ein weiteres Konto bei einem externen Dienst.

Voraussetzungen

Um Paperless-ngx auf Saplo einzurichten, benötigst du:

• eine Box mit aktiviertem Docker (die Engine aktiviert Docker automatisch bei der Installation aus dem App-Katalog, Container-Nesting ist erforderlich und bei Saplo standardmäßig vorhanden),
• mindestens 2 GB RAM und 15 GB freien Speicher auf der Box (OCR und Volltextindizierung benötigen mehr Ressourcen als beispielsweise Vaultwarden oder WordPress, der Speicherplatz wächst mit dem Archiv der Scans),
• eine Domain oder Subdomain *.saploapp.pl im Preis jedes Plans.

Paperless-ngx nutzt ähnlich wie Baserow oder Cal.com nicht die gemeinsame Saplo-Datenbank. Das Rezept setzt neben der Anwendung einen eigenen PostgreSQL-Container für die Dokumentdaten auf und nutzt Redis als Broker für die OCR-Aufgabenwarteschlange. Deshalb ist für die Installation keine separate Datenbank aus dem App-Katalog erforderlich. Wenn das Archiv auf mehrere Tausend Dokumente pro Jahr anwächst, solltest du im Panel die Option für ein tägliches Backup in Betracht ziehen, damit eine Kopie der Datenbank und der hochgeladenen Scans täglich außerhalb der Box gespeichert wird.

Installation Schritt für Schritt

1. Öffne im Saplo-Panel den App-Katalog und wähle Paperless-ngx (Kategorie "Business").
2. Wähle die Box, auf der die Anwendung laufen soll, sowie die Domain oder Subdomain, unter der das Archiv erreichbar sein wird.
3. Bestätige die Installation. Die Engine richtet drei Docker-Container ein: das offizielle Image ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx, ein eigenes PostgreSQL für die Daten und Redis als Warteschlange für OCR-Aufträge. Anschließend stellt sie das Panel über nginx mit kostenlosem SSL unter der angegebenen Domain bereit.
4. Das Image installiert bei seinem ersten Start zusätzlich das polnische Sprachpaket für OCR und startet die Datenbankmigrationen. Deshalb dauert die Installation länger als bei leichteren Rezepten aus dem Katalog, plane mit einigen Dutzend Sekunden.
5. Nach Abschluss zeigt die Domain den Anmeldebildschirm von Paperless-ngx.

Erste Anmeldung

Im Gegensatz zu Baserow oder Cal.com (bei denen das erste Konto manuell über ein Registrierungsformular angelegt wird), erhält Paperless-ngx bei der Installation automatisch ein generiertes Administratorkonto, genau wie Listmonk oder Hermes Agent.

1. Das Login und das zufällig generierte Passwort für den Administrator findest du in der Datei PAPERLESS-SETUP.txt im App-Katalog auf Box.
2. Melde dich auf der angegebenen Domain an und ändere das Passwort sofort unter Einstellungen -> Benutzer und Gruppen.
3. Unter Einstellungen kannst du weitere Benutzer für andere Teammitglieder oder die Buchhaltung hinzufügen, jeweils mit eigenem Login und eigenen Berechtigungen. Den Zugriff kannst du so einschränken, dass die Buchhaltung nur als Rechnungen getaggte Dokumente sieht und nicht das gesamte Firmenarchiv.

Dokumente hinzufügen und OCR

1. Der einfachste Weg ist, eine PDF-Datei oder ein Bild direkt in das Browserfenster auf der Hauptseite des Panels zu ziehen.
2. Paperless-ngx wendet automatisch OCR auf den Inhalt an (Polnisch ist im Rezept standardmäßig aktiviert), erkennt das Dokumentdatum und schlägt anhand der zuvor festgelegten Regeln einen Typ und Tags vor.
3. Unter Tags und Dokumenttypen legst du deine eigene Klassifizierung fest, z. B. "Kostenrechnung", "Vertrag", "Behördenschreiben" - nachfolgende Dokumente lassen sich automatisch diesen Regeln zuordnen, ohne dass du jede Datei manuell taggen musst.
4. In das Suchfeld gibst du einen beliebigen Teil des Inhalts ein, etwa den Namen des Vertragspartners, die Rechnungsnummer oder den Betrag, und erhältst das Dokument, selbst wenn es sich um einen Scan ohne Textebene handelt.
5. Bei regelmäßigen Absendern, beispielsweise einem Stromversorger oder einem Großhändler, lohnt es sich, Regeln für die automatische Zuweisung von Typen und Tags einzurichten. So klassifiziert sich nach einigen Monaten der Großteil der Dokumente selbst, und du bestätigst nur noch das Ergebnis.

Automatisierung und Zugriff über API

Paperless-ngx verfügt über eine integrierte REST-API, sodass sich das Archiv in Automatisierungsszenarien einbinden lässt, statt es jedes Mal manuell zu bearbeiten. Der häufigste Ansatz auf Saplo besteht darin, Paperless-ngx und n8n aus demselben App-Katalog nebeneinander einzurichten: n8n empfängt einen Anhang aus einem Postfach oder über ein Formular, sendet ihn über die API zusammen mit einem vordefinierten Tag und Dokumenttyp an Paperless-ngx, und du erhältst ein fertiges Archiv, ohne im Dashboard klicken zu müssen. Ebenso lässt sich ein Synchronisationsordner (z. B. WebDAV) als "Consumption Directory" verbinden, aus dem Paperless-ngx selbst neue Dateien alle paar Minuten abruft und sie per OCR verarbeitet. Das ist praktisch, wenn die Buchhalterin Scans lieber in einen gemeinsamen Ordner legt, statt sich im Dashboard anzumelden.

Paperless-ngx auf Saplo im Vergleich zu Ordnern auf der Festplatte

Häufige Fragen

Funktioniert OCR mit polnischen Zeichen? Ja, das Saplo-Rezept aktiviert standardmäßig die Sprache Polnisch für OCR (PAPERLESS_OCR_LANGUAGE und PAPERLESS_OCR_LANGUAGES sind auf pol gesetzt), sodass Rechnungen und Verträge auf Polnisch direkt nach der Installation erkannt werden, ohne dass du sie zusätzlich konfigurieren musst.

Wo finde ich nach der Installation die Zugangsdaten? Die Zugangsdaten für den Administrator, also Benutzername und Passwort, werden bei der Installation zufällig generiert und automatisch in der Datei PAPERLESS-SETUP.txt im App-Katalog auf der Box gespeichert.

Wie viel Speicher braucht das Rechnungsarchiv? Das hängt von der Anzahl und Größe der Scans ab, für das Rezept sind mindestens 15 GB nötig. Bei regelmäßiger Nutzung solltest du den freien Speicher auf der Box im Blick behalten. Eine Erweiterung um +25 GB SSD lässt sich über das Panel ohne Neustart der App hinzufügen, sodass das Archiv nicht auf eine andere Box verschoben werden muss.

Kann ich Dokumente per E-Mail hinzufügen? Paperless-ngx kann Dokumente aus einem im Panel (Einstellungen -> Postfächer) konfigurierten Postfach empfangen, sodass per E-Mail versandte Rechnungen ohne manuelles Hochladen im Archiv landen. Es genügt, das Postfach anzubinden, in das die Lieferanten ihre Rechnungen senden.

Kann ich Paperless-ngx und eine andere App auf derselben Box betreiben? Ja, jeder Tarif bietet eine unbegrenzte Anzahl von Apps. Ausschließlich RAM und Speicher der Box setzen Grenzen.

Was passiert mit den Dokumenten, wenn ich die App lösche? Scans und Datenbank werden in Container-Volumes auf der Box gespeichert und bleiben erhalten, bis du die App manuell über das Panel entfernst. Vorher solltest du einen Export des Archivs (Einstellungen -> Export) erstellen oder die Backup-Erweiterung aktiviert haben, damit du die Dokumentenhistorie nicht zusammen mit der App verlierst.

Bei Laptops und Monitoren lohnt es sich, sie mit dem IT-Gerätebestand zu verknüpfen: IT-Gerätebestand in Snipe-IT hält bei jedem Gerät Rechnungsnummer, Kaufdatum und Garantieende fest.

Wenn du Fragen beim Einrichten von Paperless-ngx auf deiner eigenen Box oder beim Ordnen deines Rechnungsarchivs hast, schreib uns. Wir helfen dir bei der Ersteinrichtung.