Installer Paperless-ngx sur Saplo (archives de factures avec OCR)

Factures par e-mail, contrats dans un classeur, confirmations de virement dans le dossier "à envoyer au comptable" : chaque petite entreprise connaît ce désordre. Paperless-ngx est un logiciel open-source d'archivage de documents qui scanne ou accepte des fichiers, reconnaît le texte par OCR (également en français) et stocke tout dans une base de données consultable. Tu peux saisir un extrait du contenu d'une facture et obtenir le document en quelques secondes, au lieu de parcourir les dossiers manuellement. Voici comment installer Paperless-ngx sur Saplo, étape par étape.

Pourquoi Paperless-ngx pour l'archivage des factures

Les dossiers sur un disque dur ou dans le cloud (Google Drive, Dropbox) fonctionnent tant qu'il n'y a que quelques dizaines de documents. Avec des centaines de factures par an, cette méthode commence à montrer ses limites :

• recherche par nom de fichier, pas par contenu - "facture_2026_03_15_final2.pdf" ne dit rien de ce qu'il y a à l'intérieur, il faut ouvrir les fichiers un par un,
• absence d'OCR - un scan de facture est pour un moteur de recherche de fichiers une simple image, tu n'y trouveras pas de texte,
• désordre - les catégories, les tags et les types de documents doivent être gérés manuellement, personne ne le fait de manière cohérente toute l'année,
• absence d'historique - lorsqu'un fichier est écrasé ou déplacé, personne ne sait qui et quand l'a fait, ce qui peut être un problème lors d'un contrôle fiscal.

Paperless-ngx OCRise chaque document téléchargé (la langue française est activée par défaut dans la recette Saplo), en extrait le texte et permet de rechercher par contenu, date, expéditeur, tag ou type de document. Il ajoute également des métadonnées et un historique des modifications à chaque document, tu peux donc voir quand il a été archivé et qui l'a modifié en dernier. L'intégralité de l'archive est hébergée sur ta propre Box, sans frais supplémentaires pour un gigaoctet ou un compte supplémentaire dans un service externe.

Exigences

Pour installer Paperless-ngx sur Saplo, tu as besoin :

• D'une Box avec Docker activé (le moteur l'active automatiquement lors de l'installation depuis le catalogue, le nesting dans le conteneur est requis, ce que Saplo propose par défaut),
• D'un minimum de 2 Go de RAM et de 15 Go d'espace disque libre sur la Box (l'OCR et l'indexation plein texte sont plus gourmands que, par exemple, Vaultwarden ou WordPress, le disque augmente avec l'archive des scans),
• D'un Domaine ou d'un sous-Domaine *.saploapp.pl inclus dans le prix de chaque plan.

Paperless-ngx, tout comme Baserow ou Cal.com, n'utilise pas la base de données partagée de Saplo. La recette installe à côté de l'application son propre conteneur PostgreSQL pour les données des documents et Redis comme courtier de file d'attente pour les tâches OCR, de sorte que l'installation ne nécessite aucune base de données séparée du catalogue. Si l'archive atteint plusieurs milliers de documents par an, il est judicieux d'envisager l'ajout d'une sauvegarde quotidienne depuis le Panneau, afin que la copie de la base de données et des scans téléchargés soit effectuée quotidiennement en dehors de la Box.

Installation étape par étape

1. Dans le Panneau Saplo, va dans le Catalogue d'applications et choisis Paperless-ngx (catégorie « Business »).
2. Indique la Box sur laquelle il doit être installé, ainsi que le domaine ou sous-domaine sous lequel l'archive sera disponible.
3. Valide l'installation. Le moteur installe trois conteneurs Docker : l'image officielle ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx, sa propre base de données PostgreSQL pour les données et Redis comme file d'attente pour les tâches OCR. Il expose ensuite le panneau sous le domaine spécifié via nginx avec un certificat SSL gratuit.
4. Au premier démarrage, l'image installe le pack de langue française pour l'OCR et lance les migrations de base de données. L'installation prend donc plus de temps qu'avec des recettes plus légères du catalogue, attends-toi à plusieurs dizaines de secondes.
5. Une fois l'installation terminée, le domaine répondra avec l'écran de connexion Paperless-ngx.

Première connexion

Contrairement à Baserow ou Cal.com (où le premier compte est créé manuellement via un formulaire d'inscription), Paperless-ngx reçoit un compte administrateur généré automatiquement lors de l'installation, tout comme Listmonk ou Hermes Agent.

1. Tu trouveras le nom d'utilisateur et le mot de passe aléatoire de l'administrateur dans le fichier PAPERLESS-SETUP.txt du répertoire de l'application sur la Box.
2. Connecte-toi sur le Domaine indiqué et change immédiatement le mot de passe dans Paramètres -> Utilisateurs et groupes.
3. Dans les Paramètres, tu peux ajouter d'autres utilisateurs pour d'autres membres de l'équipe ou pour la comptable, chacun avec un identifiant et des autorisations distincts. L'accès peut être limité de manière à ce que la comptable ne voie que les documents tagués comme factures, et non l'ensemble des archives de l'entreprise.

Ajout de documents et OCR

1. Le moyen le plus simple est de faire glisser un fichier PDF ou une image directement dans la fenêtre du navigateur sur la page principale du Panneau.
2. Paperless-ngx effectue automatiquement l'OCR du contenu (le français est activé par défaut dans la recette), reconnaît la date du document et propose un type et des tags basés sur les règles précédemment définies.
3. Dans Tags et Types de documents, tu définis ta propre classification, par exemple « Facture de dépenses », « Contrat », « Correspondance officielle » - les documents suivants peuvent être automatiquement associés à ces règles, sans avoir à taguer manuellement chaque fichier individuellement.
4. Dans le champ de recherche, tu saisis n'importe quel fragment de contenu (nom du contractant, numéro de facture, montant) et tu obtiens le document, même s'il s'agissait d'un scan sans couche de texte.
5. Pour les expéditeurs réguliers, par exemple un fournisseur d'électricité ou un grossiste, il est judicieux de définir des règles d'attribution automatique de type et de tag, afin qu'après quelques mois, la plupart des documents soient classifiés d'eux-mêmes, et que tu n'aies qu'à confirmer le résultat.

Automatisation et accès par API

Paperless-ngx dispose d'une API REST intégrée. Cela signifie que tu peux connecter ton archive à des scénarios d'automatisation au lieu de la gérer manuellement à chaque fois. Le schéma le plus courant chez Saplo est de placer Paperless-ngx et n8n côte à côte à partir du même Catalogue d'applications : n8n reçoit une pièce jointe d'une boîte aux lettres ou d'un formulaire, l'envoie à Paperless-ngx via l'API avec une étiquette et un type de document prédéfinis, et tu reçois une archive prête sans avoir à cliquer dans le Panneau. De même, tu peux connecter un dossier de synchronisation (par exemple, WebDAV) comme « consumption directory » à partir duquel Paperless-ngx télécharge lui-même de nouveaux fichiers toutes les quelques minutes et les OCRise. C'est utile si ton comptable préfère télécharger des scans dans un dossier partagé plutôt que de se connecter au Panneau.

Paperless-ngx sur Saplo vs dossiers sur disque

Questions fréquentes

Est-ce que l'OCR fonctionne avec les caractères français ? Oui, la recette Saplo inclut le français par défaut (PAPERLESS_OCR_LANGUAGE et PAPERLESS_OCR_LANGUAGES sont configurés sur pol). Ainsi, les factures et les contrats en français sont reconnus dès l'installation, sans configuration supplémentaire.

Où trouver les identifiants après l'installation ? Dans le fichier PAPERLESS-SETUP.txt du dossier d'application sur la Box, le login et le mot de passe de l'administrateur sont générés aléatoirement lors de l'installation et y sont automatiquement enregistrés.

De combien d'espace disque l'archive de factures a-t-elle besoin ? Cela dépend du nombre et de la taille des scans, le minimum pour la recette est de 15 Go. Pour une utilisation régulière, il est conseillé de surveiller l'espace libre sur la Box et d'ajouter de l'espace disque au fur et à mesure que l'archive grossit. L'ajout de +25 Go SSD se fait depuis le panneau sans redémarrage de l'application, donc l'archive n'a pas besoin d'être transférée vers une autre Box.

Puis-je ajouter des documents par e-mail ? Paperless-ngx peut recevoir des documents depuis une boîte aux lettres configurée dans le Panneau (Paramètres -> Comptes de messagerie). Ainsi, les factures envoyées par e-mail peuvent être archivées sans téléchargement manuel ; il suffit de connecter la boîte aux lettres où arrivent les factures des fournisseurs.

Puis-je avoir Paperless-ngx et une autre application sur une seule Box ? Oui, chaque plan propose un nombre illimité d'applications, la seule limite étant la RAM et le disque de la Box.

Que se passe-t-il avec les documents si je supprime l'application ? Les scans et la base de données résident dans les volumes du conteneur sur la Box, ils restent donc jusqu'à la suppression manuelle de l'application depuis le panneau. Avant de supprimer, il est conseillé de télécharger une exportation de l'archive (Paramètres -> Exportation) ou d'activer l'option de sauvegarde pour ne pas perdre l'historique des documents avec l'application.

Les factures de laptops et de moniteurs peuvent être liées à un registre de matériel : le registre d'équipement informatique dans Snipe-IT conserve le numéro de facture, la date d'achat et la fin de la garantie pour chaque article.

Si tu as des questions sur l'installation de Paperless-ngx sur ta propre Box ou sur l'organisation de ton archive de factures, écris-nous, nous t'aiderons avec la première configuration.