Come installare Paperless-ngx su Saplo (archivio fatture con OCR)

Fatture via email, contratti nel raccoglitore, conferme di bonifico nella cartella "da inviare alla commercialista" - ogni piccola impresa conosce questo disordine. Paperless-ngx è un archivio di documenti open source che scansiona o accetta file, riconosce il testo tramite OCR (anche in polacco) e inserisce tutto in un database ricercabile. Inserisci un frammento del contenuto della fattura e ottieni il documento in pochi secondi, invece di sfogliare le cartelle manualmente. Di seguito, passo dopo passo, come installare Paperless-ngx su Saplo.

Perché Paperless-ngx per l'archivio delle fatture

Le cartelle sul disco o nel cloud (Dysk Google, Dropbox) funzionano finché i documenti sono solo qualche decina. Con centinaia di fatture all'anno, questo metodo comincia a mostrare i suoi limiti:

• ricerca per nome del file, non per contenuto - "faktura_2026_03_15_final2.pdf" non dice nulla sul contenuto, devi aprire i file uno alla volta,
• mancanza di OCR - per il motore di ricerca dei file, la scansione di una fattura è solo un'immagine, quindi non ne trovi il testo,
• mancanza di ordine - devi mantenere manualmente categorie, tag e tipi di documento, e nessuno lo fa in modo coerente per tutto l'anno,
• mancanza di cronologia - quando un file viene sovrascritto o spostato, nessuno sa chi l'ha fatto e quando, e in caso di controllo fiscale questo può creare problemi.

Paperless-ngx applica l'OCR a ogni documento caricato (la lingua polacca è inclusa per impostazione predefinita nella ricetta Saplo), ne estrae il testo e ti permette di cercare per contenuto, data, mittente, tag o tipo di documento. A ogni documento aggiunge anche metadati e cronologia delle modifiche, così puoi vedere quando è entrato nell'archivio e chi l'ha modificato più di recente. L'intero archivio risiede sul tuo Box, senza costi per ogni gigabyte aggiuntivo o per un altro account su un servizio esterno.

Requisiti

Per installare Paperless-ngx su Saplo, ti servono:

• Un Box con Docker attivo (il motore lo abilita automaticamente durante l'installazione dal catalogo, è richiesto il nesting nel container, impostazione già presente in Saplo),
• almeno 2 GB di RAM e 15 GB di spazio libero su Box (l'OCR e l'indicizzazione del testo completo sono più pesanti rispetto, ad esempio, a Vaultwarden o WordPress, e lo spazio su disco cresce con l'archivio delle scansioni),
• un dominio o un sottodominio *.saploapp.pl inclusi nel prezzo di ogni piano.

Paperless-ngx, come Baserow o Cal.com, non usa il database condiviso di Saplo. La recipe affianca all'applicazione un container PostgreSQL dedicato per i dati dei documenti e Redis come broker per la coda delle attività OCR, quindi l'installazione non richiede alcun database separato dal catalogo. Se l'archivio cresce fino a diverse migliaia di documenti all'anno, vale la pena valutare l'opzione per il backup giornaliero dal Pannello, così che una copia del database e delle scansioni caricate venga salvata ogni giorno fuori dal Box.

Installazione passo dopo passo

1. Nel Pannello Saplo apri Catalogo delle applicazioni e scegli Paperless-ngx (categoria "Business").
2. Indica il Box su cui deve essere installato e il dominio o il sottodominio sotto cui sarà disponibile l'archivio.
3. Conferma l'installazione. L'engine avvia tre container Docker: l'immagine ufficiale ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx, un PostgreSQL dedicato ai dati e Redis come coda per le attività OCR, quindi espone il Pannello sotto il dominio indicato tramite nginx con SSL gratuito.
4. Al primo avvio, l'immagine installa anche il pacchetto della lingua polacca per l'OCR e avvia le migrazioni del database, perciò l'installazione richiede più tempo rispetto alle ricette più leggere del catalogo: prevedi diverse decine di secondi.
5. Al termine, il dominio mostra la schermata di accesso di Paperless-ngx.

Primo accesso

A differenza di Baserow o Cal.com (dove il primo account viene creato manualmente tramite il modulo di registrazione), Paperless-ngx riceve un account amministratore generato automaticamente durante l'installazione, proprio come Listmonk o Hermes Agent.

1. Trovi il nome utente e la password casuale dell'amministratore nel file PAPERLESS-SETUP.txt, nella cartella dell'applicazione su Box.
2. Accedi al dominio indicato e cambia subito la password in Impostazioni -> Utenti e gruppi.
3. In Impostazioni puoi aggiungere altri utenti per il resto del team o per il commercialista, ciascuno con nome utente e permessi propri. Puoi limitare l'accesso in modo che il commercialista veda solo i documenti contrassegnati come fatture, anziché l'intero archivio aziendale.

Aggiunta di documenti e OCR

1. Il modo più semplice è trascinare un file PDF o un'immagine direttamente nella finestra del browser sulla pagina principale del Pannello.
2. Paperless-ngx esegue automaticamente l'OCR del contenuto (con la lingua polacca attiva per impostazione predefinita nella configurazione), riconosce la data del documento e propone tipo e tag in base alle regole precedentemente impostate.
3. In Tag e Tipi di documenti imposti la tua classificazione, ad esempio "Fattura di acquisto", "Contratto", "Comunicazione ufficiale" - i documenti successivi possono essere abbinati automaticamente a queste regole, senza dover taggare ogni file singolarmente.
4. Nel campo di ricerca inserisci qualsiasi parte del contenuto (nome della controparte, numero della fattura, importo) e trovi il documento, anche se era una scansione priva di livello testo.
5. Per mittenti ricorrenti, ad esempio un fornitore di energia elettrica o un distributore all'ingrosso, conviene impostare regole per l'assegnazione automatica di tipo e tag, in modo che dopo alcuni mesi la maggior parte dei documenti si classifichi automaticamente e tu debba solo confermare il risultato.

Automazione e accesso tramite API

Paperless-ngx dispone di un'API REST integrata, quindi puoi collegare il tuo archivio a scenari di automazione invece di gestirlo manualmente ogni volta. Il pattern più comune su Saplo è installare Paperless-ngx e n8n uno accanto all'altro dal Catalogo delle applicazioni: n8n riceve un allegato da una casella di posta o da un modulo, lo invia a Paperless-ngx tramite API insieme a un tag e a un tipo di documento già definiti, e tu ottieni un archivio pronto senza dover cliccare nel Pannello. Analogamente, puoi collegare una cartella di sincronizzazione, ad esempio WebDAV, come "consumption directory", dalla quale Paperless-ngx scarica autonomamente i nuovi file ogni pochi minuti e li sottopone a OCR. Questo è utile quando la commercialista preferisce caricare le scansioni in una cartella condivisa anziché accedere al Pannello.

Paperless-ngx su Saplo rispetto alle cartelle sul disco

Domande frequenti

L'OCR funziona con i caratteri polacchi? Sì, la ricetta Saplo abilita per impostazione predefinita la lingua polacca per OCR (PAPERLESS_OCR_LANGUAGE e PAPERLESS_OCR_LANGUAGES impostati su pol), così fatture e contratti in polacco vengono riconosciuti subito dopo l'installazione, senza configurazioni aggiuntive.

Da dove ottenere i dati di accesso dopo l'installazione? Dal file PAPERLESS-SETUP.txt nella directory dell'applicazione sul Box, nome utente e password dell'amministratore vengono generati casualmente durante l'installazione e salvati lì automaticamente.

Quanto spazio disco richiede l'archivio delle fatture? Dipende dal numero e dalle dimensioni delle scansioni, il minimo della ricetta è 15 GB. Con un uso regolare conviene monitorare lo spazio libero sul Box e aggiungere disco man mano che l'archivio cresce. L'estensione +25 GB SSD si può aggiungere dal pannello senza riavviare l'applicazione, così l'archivio non deve essere spostato su un altro Box.

Posso inviare documenti via email? Paperless-ngx può ricevere documenti da una casella di posta configurata nel pannello (Impostazioni -> Account di posta), quindi le fatture inviate via email possono finire nell'archivio senza caricamento manuale. Basta collegare la casella in cui arrivano le fatture dai fornitori.

Posso avere Paperless-ngx e un'altra applicazione sullo stesso Box? Sì, ogni piano prevede un numero illimitato di applicazioni, gli unici limiti sono RAM e disco del Box.

Cosa succede ai documenti se elimino l'applicazione? Le scansioni e il database risiedono nei volumi del container sul Box, quindi restano disponibili finché non elimini manualmente l'applicazione dal pannello. Prima dell'eliminazione conviene esportare l'archivio (Impostazioni -> Esportazione) oppure avere abilitato l'estensione di backup, così da non perdere lo storico dei documenti insieme all'applicazione.

Vale la pena collegare le fatture di laptop e monitor all'inventario dell'hardware: inventario dell'hardware IT in Snipe-IT mantiene il numero della fattura, la data di acquisto e la fine della garanzia per ogni unità.

Se hai domande su come installare Paperless-ngx sul tuo Box o organizzare l'archivio delle fatture, scrivici, ti aiuteremo con la configurazione iniziale.