Como instalar o Paperless-ngx na Saplo (arquivo de faturas com OCR)

Faturas no e-mail, contratos no separador, confirmações de transferência na pasta "para enviar à contabilidade" - toda a pequena empresa conhece este caos. O Paperless-ngx é um arquivo de documentos de código aberto que digitaliza ou recebe ficheiros, reconhece o texto através de OCR (também em polaco) e coloca tudo numa base de dados pesquisável. Introduzes um fragmento do conteúdo da fatura e obténs o documento em segundos, em vez de percorreres as pastas manualmente. A seguir, passo a passo, como instalar o Paperless-ngx na Saplo.

Porquê o Paperless-ngx para o arquivo de faturas

As pastas no disco ou na nuvem (Dysk Google, Dropbox) funcionam enquanto houver apenas algumas dezenas de documentos. Com centenas de faturas por ano, este método começa a falhar:

• pesquisa pelo nome do ficheiro, não pelo conteúdo - "faktura_2026_03_15_final2.pdf" não diz nada sobre o que está lá dentro, tens de abrir os ficheiros um a um,
• falta de OCR - uma digitalização de fatura é, para o localizador de ficheiros, apenas uma imagem, e não conseguirás encontrar texto nela,
• falta de organização - as categorias, etiquetas e tipos de documento têm de ser geridos manualmente, e ninguém o faz de forma consistente ao longo de todo o ano,
• falta de histórico - quando um ficheiro é sobrescrito ou movido, ninguém sabe quem o fez nem quando, e isso pode ser um problema numa auditoria fiscal.

O Paperless-ngx aplica OCR a cada documento carregado (com o idioma polês ativado por predefinição na configuração do Saplo), extrai o texto e permite pesquisar pelo conteúdo, data, remetente, etiqueta ou tipo de documento. Também acrescenta metadados e um histórico de edições a cada documento, pelo que se vê quando entrou no arquivo e quem o alterou mais recentemente. Todo o arquivo fica no teu próprio Box, sem custos por cada gigabyte adicional ou cada conta num serviço externo.

Requisitos

Para instalares o Paperless-ngx no Saplo, precisas de:

• Box com o Docker em execução (o motor ativa-o automaticamente durante a instalação a partir do Catálogo de aplicações; é necessário ativar o nesting em contentores, algo que o Saplo inclui por predefinição),
• pelo menos 2 GB de RAM e 15 GB de espaço livre em disco no Box (o OCR e a indexação de texto integral são mais pesados do que, por exemplo, o Vaultwarden ou o WordPress; o espaço em disco aumenta à medida que cresce o arquivo de digitalizações),
• um domínio ou subdomínio *.saploapp.pl, incluídos no preço de cada plano.

O Paperless-ngx, tal como Baserow ou Cal.com, não utiliza a base de dados partilhada do Saplo. A configuração coloca um contentor PostgreSQL próprio junto da aplicação para guardar os dados dos documentos e o Redis como intermediário da fila de tarefas de OCR, pelo que a instalação não exige qualquer base de dados separada do Catálogo de aplicações. Se o arquivo crescer para alguns milhares de documentos por ano, vale a pena ponderar um serviço adicional de cópias de segurança diárias disponível no Painel, para que a cópia da base de dados e das digitalizações carregadas seja feita todos os dias fora do Box.

Instalação passo a passo

1. No Painel Saplo, entra no Catálogo de aplicações e escolhe Paperless-ngx (categoria "Negócios").
2. Indica o Box onde deve ficar instalado e o domínio ou subdomínio sob o qual o arquivo estará disponível.
3. Confirma a instalação. O motor cria três contentores Docker: a imagem oficial ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx, o seu próprio PostgreSQL para os dados e o Redis como fila de tarefas OCR e, em seguida, disponibiliza o painel no domínio indicado através do nginx com SSL gratuito.
4. A imagem, no primeiro arranque, instala o pacote do idioma polaco para OCR e executa as migrações da base de dados, pelo que a instalação demora mais do que com receitas mais leves do catálogo. Prepara-te para algumas dezenas de segundos.
5. Após a conclusão, o domínio apresenta o ecrã de início de sessão do Paperless-ngx.

Primeiro início de sessão

Ao contrário do Baserow ou do Cal.com (onde a primeira conta é criada manualmente através de um formulário de registo), o Paperless-ngx recebe uma conta de administrador gerada automaticamente durante a instalação, tal como o Listmonk ou o Hermes Agent.

1. O nome de utilizador e a palavra-passe aleatória do administrador encontram-se no ficheiro PAPERLESS-SETUP.txt no diretório da aplicação no Box.
2. Inicia sessão no domínio indicado e altera imediatamente a palavra-passe em Definições -> Utilizadores e grupos.
3. Em Definições, podes adicionar outros utilizadores para os restantes membros da equipa ou para a tua contabilista, cada um com o seu próprio nome de utilizador e permissões. É possível restringir o acesso para que a contabilista veja apenas os documentos etiquetados como faturas e não todo o arquivo da empresa.

Adicionar documentos e OCR

1. A forma mais simples é arrastar um ficheiro PDF ou uma imagem diretamente para a janela do navegador na página inicial do Painel.
2. Paperless-ngx efetua automaticamente o OCR do conteúdo (o idioma polês está ativado por predefinição na receita), identifica a data do documento e propõe o tipo e as etiquetas com base nas regras definidas anteriormente.
3. Em Etiquetas e Tipos de documento, defines a tua própria classificação, por exemplo, "Fatura de custos", "Contrato", "Ofício oficial" - os documentos seguintes podem ser associados automaticamente a estas regras, sem teres de aplicar etiquetas manualmente a cada ficheiro.
4. No campo de pesquisa, introduzes qualquer fragmento do conteúdo (o nome do fornecedor, o número da fatura, o valor) e encontras o documento, mesmo que se tratasse de uma digitalização sem uma camada de texto.
5. Para remetentes habituais, como um fornecedor de eletricidade ou um grossista, vale a pena definir regras de atribuição automática do tipo e da etiqueta, para que, após alguns meses, a maioria dos documentos se classifique sozinha e só tenhas de confirmar o resultado.

Automatização e acesso via API

O Paperless-ngx tem uma API REST integrada, pelo que o arquivo pode ser associado a fluxos de automatização em vez de ser gerido manualmente sempre que necessário. O padrão mais comum no Saplo é instalar o Paperless-ngx e o n8n lado a lado a partir do mesmo catálogo de aplicações: o n8n recebe um anexo de uma caixa de correio eletrónica ou de um formulário, envia-o para o Paperless-ngx através da API, juntamente com uma etiqueta e um tipo de documento já definidos, e tu recebes o arquivo pronto sem teres de clicar no painel. Do mesmo modo, é possível ligar uma pasta de sincronização (por exemplo, WebDAV) como "diretório de consumo", a partir da qual o Paperless-ngx recolhe sozinho novos ficheiros a cada poucos minutos e lhes aplica OCR. Isto é útil quando a contabilista prefere colocar digitalizações numa pasta partilhada em vez de iniciar sessão no painel.

Paperless-ngx no Saplo vs. pastas no disco

Perguntas frequentes

O OCR funciona com caracteres polacos? Sim, a receita da Saplo ativa por padrão o idioma polaco para o OCR (PAPERLESS_OCR_LANGUAGE e PAPERLESS_OCR_LANGUAGES definidos como pol), pelo que as faturas e os contratos em polaco são reconhecidos imediatamente após a instalação, sem configuração adicional.

Onde obter os dados de acesso após a instalação? No ficheiro PAPERLESS-SETUP.txt na pasta da aplicação no Box, o nome de utilizador e a palavra-passe de administrador são gerados aleatoriamente durante a instalação e guardados aí automaticamente.

Quanto espaço de disco precisa de um arquivo de faturas? Depende do número e tamanho das digitalizações, o mínimo da receita é 15 GB. Em caso de utilização regular, vale a pena vigiar o espaço livre no Box e acrescentar disco à medida que o arquivo cresce. A extensão SSD de +25 GB pode ser adicionada a partir do painel sem reiniciar a aplicação, por isso não é necessário mover o arquivo para outro Box.

Posso enviar documentos por e-mail? O Paperless-ngx pode receber documentos de uma caixa de correio configurada no painel (Definições -> Contas de correio), pelo que as faturas enviadas por e-mail podem chegar ao arquivo sem carregamento manual. Basta ligar a caixa de correio para onde chegam as faturas dos fornecedores.

Posso ter o Paperless-ngx e outra aplicação no mesmo Box? Sim, cada plano tem um número ilimitado de aplicações, e a única limitação é a RAM e o disco do Box.

O que acontece aos documentos se eu remover a aplicação? As digitalizações e a base de dados permanecem nos volumes do contentor no Box, pelo que só são eliminadas quando a aplicação for removida manualmente no painel. Antes de remover, vale a pena transferir uma exportação do arquivo (Definições -> Exportação) ou ter a extensão de backup ativada, para não perder o histórico dos documentos juntamente com a aplicação.

Vale a pena associar as faturas de portáteis e monitores ao registo de equipamento: registo de equipamento IT no Snipe-IT guarda o número da fatura, a data de compra e o fim da garantia de cada unidade.

Se tiveres dúvidas sobre a instalação do Paperless-ngx no teu próprio Box ou sobre a organização do arquivo de faturas, escreve-nos e ajudamos com a primeira configuração.