Cómo instalar Paperless-ngx en Saplo (archivo de facturas con OCR)

Facturas en el correo electrónico, contratos en la carpeta, confirmaciones de transferencia en la carpeta "para enviar al contable": todas las pequeñas empresas conocen este desorden. Paperless-ngx es un archivo de documentos de código abierto que escanea o acepta archivos, reconoce el texto a través de OCR (también en español) y sube todo a una base de datos con capacidad de búsqueda. Solo tienes que escribir un fragmento del contenido de la factura y obtendrás el documento en segundos, en lugar de revisar las carpetas manualmente. A continuación, te explicamos cómo instalar Paperless-ngx en Saplo, paso a paso.

Por qué usar Paperless-ngx para tu archivo de facturas

Las carpetas en tu disco o en la nube (Google Drive, Dropbox) funcionan bien cuando tienes unas pocas docenas de documentos. Sin embargo, con cientos de facturas al año, este método empieza a fallar:

• Búsqueda por nombre de archivo, no por contenido - "factura_2026_03_15_final2.pdf" no dice nada sobre lo que contiene, tienes que abrir los archivos uno por uno.
• Falta de OCR - un escaneo de factura es solo una imagen para el motor de búsqueda de archivos, no encontrarás texto en ella.
• Falta de orden - las categorías, etiquetas y tipos de documentos deben gestionarse manualmente, y nadie lo hace de forma consistente durante todo el año.
• Falta de historial - si un archivo se sobrescribe o se mueve, nadie sabe quién y cuándo lo hizo, lo que puede ser un problema en una auditoría fiscal.

Paperless-ngx aplica OCR a cada documento subido (el español está habilitado por defecto en la receta de Saplo), extrae el texto y permite buscar por contenido, fecha, remitente, etiqueta o tipo de documento. También añade metadatos y un historial de ediciones a cada documento, para que puedas ver cuándo se archivó y quién lo modificó por última vez. Todo el archivo se guarda en tu propio Box, sin cargos por gigabytes adicionales ni por otra cuenta en un servicio externo.

Requisitos

Para instalar Paperless-ngx en Saplo, necesitas:

• Un Box con Docker en funcionamiento (el motor lo activa automáticamente al instalar desde el catálogo, se requiere anidamiento en el contenedor, lo cual Saplo tiene por defecto).
• Un mínimo de 2 GB de RAM y 15 GB de espacio libre en disco en tu Box (OCR y la indexación de texto completo son más pesados que, por ejemplo, Vaultwarden o WordPress; el disco crece con el archivo de escaneos).
• Un Dominio o subdominio *.saploapp.pl incluido en el precio de cualquier plan.

Paperless-ngx, al igual que Baserow o Cal.com, no utiliza la base de datos compartida de Saplo. La receta instala junto a la aplicación su propio contenedor PostgreSQL para los datos de los documentos y Redis como intermediario para la cola de tareas OCR, por lo que la instalación no requiere ninguna base de datos separada del catálogo. Si el archivo crece a varios miles de documentos al año, vale la pena considerar el complemento de copia de seguridad diaria desde el panel, para que la copia de la base de datos y los escaneos cargados se realicen diariamente fuera del Box.

Instalación paso a paso

1. En el panel de Saplo, ve a Catálogo de aplicaciones y elige Paperless-ngx (categoría "Negocios").
2. Indica el Box en el que se instalará y el dominio o subdominio bajo el cual estará disponible el archivo.
3. Confirma la instalación. El motor implementa tres contenedores Docker: la imagen oficial ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx, una PostgreSQL propia para los datos y Redis como cola de tareas OCR, luego expone el panel bajo el dominio indicado a través de nginx con SSL gratuito.
4. La imagen, al iniciar por primera vez, instala el paquete de idioma español para OCR y ejecuta las migraciones de la base de datos, por lo que la instalación tarda más que con otras recetas más ligeras del catálogo, cuenta con varias decenas de segundos.
5. Una vez finalizado, el dominio responderá con la pantalla de inicio de sesión de Paperless-ngx.

Primer inicio de sesión

A diferencia de Baserow o Cal.com (donde la primera cuenta se crea manualmente a través de un formulario de registro), Paperless-ngx recibe una cuenta de administrador generada automáticamente durante la instalación, al igual que Listmonk o Hermes Agent.

1. El nombre de usuario y la contraseña aleatoria del administrador se encuentran en el archivo PAPERLESS-SETUP.txt en el directorio de la aplicación en el Box.
2. Inicia sesión en el dominio especificado y cambia inmediatamente la contraseña en Ajustes -> Usuarios y grupos.
3. En Ajustes puedes añadir más usuarios para otras personas del equipo o para el contable, cada uno con su propio nombre de usuario y permisos. El acceso se puede restringir para que el contable solo vea los documentos etiquetados como facturas, y no todo el archivo de la empresa.

Añadir documentos y OCR

1. La forma más sencilla es arrastrar un archivo PDF o una foto directamente a la ventana del navegador en la página principal del panel.
2. Paperless-ngx realiza automáticamente el OCR del contenido (el español está activado por defecto en la receta), reconoce la fecha del documento y sugiere el tipo y las etiquetas basándose en reglas previamente establecidas.
3. En Etiquetas y Tipos de documentos, estableces tu propia clasificación, por ejemplo, "Factura de gastos", "Contrato", "Documento oficial"; los documentos subsiguientes se pueden asignar a estas reglas automáticamente, sin tener que etiquetar cada archivo manualmente.
4. En el campo de búsqueda, introduce cualquier fragmento del contenido (el nombre del contratista, el número de factura, la cantidad) y obtendrás el documento, incluso si era un escaneo sin capa de texto.
5. Para remitentes habituales, por ejemplo, un proveedor de electricidad o un mayorista, vale la pena configurar reglas para la asignación automática de tipo y etiqueta, de modo que después de unos meses la mayoría de los documentos se clasifiquen solos y tú solo confirmes el resultado.

Automatización y acceso vía API

Paperless-ngx tiene una API REST incorporada, lo que permite integrar el archivo en escenarios de automatización en lugar de gestionarlo manualmente cada vez. El patrón más común en Saplo es configurar Paperless-ngx y n8n uno al lado del otro desde el mismo catálogo de aplicaciones: n8n recibe un archivo adjunto de un buzón de correo o un formulario, lo envía a Paperless-ngx a través de la API junto con una etiqueta y tipo de documento predefinidos, y tú recibes un archivo listo sin tener que hacer clic en el panel. De manera similar, puedes conectar una carpeta de sincronización (por ejemplo, WebDAV) como "consumption directory", desde donde Paperless-ngx descarga automáticamente nuevos archivos cada pocos minutos y los procesa con OCR. Esto es útil si tu contable prefiere subir los escaneos a una carpeta compartida en lugar de iniciar sesión en el panel.

Paperless-ngx en Saplo vs. carpetas en disco

Preguntas frecuentes

¿Funciona el OCR con caracteres polacos? Sí, la "receta" de Saplo incluye OCR en polaco por defecto (PAPERLESS_OCR_LANGUAGE y PAPERLESS_OCR_LANGUAGES configurados en pol), por lo que las facturas y contratos en polaco se reconocen inmediatamente después de la instalación, sin configuración adicional.

¿De dónde obtengo las credenciales de inicio de sesión después de la instalación? Del archivo PAPERLESS-SETUP.txt en el directorio de la aplicación en Box, el inicio de sesión y la contraseña de administrador se generan aleatoriamente durante la instalación y se guardan allí automáticamente.

¿Cuánto espacio en disco necesita un archivo de facturas? Depende del número y tamaño de los escaneos, el mínimo de la "receta" es 15 GB. Con un uso regular, vale la pena monitorear el espacio libre en Box y añadir más disco a medida que el archivo crece; el complemento de +25 GB SSD se puede añadir desde el panel sin reiniciar la aplicación, por lo que el archivo no necesita ser movido a otro Box.

¿Puedo añadir documentos por correo electrónico? Paperless-ngx puede recibir documentos de un buzón configurado en el panel (Configuración -> Cuentas de correo), por lo que las facturas enviadas por correo electrónico pueden ir al archivo sin subirlas manualmente, solo tienes que conectar el buzón donde llegan las facturas de los proveedores.

¿Puedo tener Paperless-ngx y otra aplicación en el mismo Box? Sí, cada plan tiene un número ilimitado de aplicaciones, la única limitación es la RAM y el disco de Box.

¿Qué pasa con los documentos si elimino la aplicación? Los escaneos y la base de datos residen en los volúmenes del contenedor en Box, por lo que permanecen hasta que se elimina manualmente la aplicación del panel. Antes de eliminar, es recomendable descargar una exportación del archivo (Configuración -> Exportar) o tener activado el complemento de copia de seguridad para no perder el historial de documentos junto con la aplicación.

Las facturas de portátiles y monitores deben vincularse con el registro de equipos: el registro de equipos de TI en Snipe-IT guarda el número de factura, la fecha de compra y el fin de la garantía para cada artículo.

Si tienes preguntas al configurar Paperless-ngx en tu propio Box o al organizar tu archivo de facturas, escríbenos, te ayudaremos con la configuración inicial.