So installierst du OnlyOffice auf Saplo: Dokumenten-Editor statt Microsoft 365

Ein Unternehmen, das Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien mit Kunden austauscht, zahlt früher oder später für ein Cloud-Office-Paket: Microsoft 365 für ein kleines Team kostet etwa 27 € pro Monat, also etwa 324 € pro Jahr, und die Rechnung steigt mit jedem zusätzlichen Konto im Team. OnlyOffice Document Server ist ein quelloffener Dokumenteneditor, der im Browser läuft, echte docx-, xlsx- und pptx-Dateien ohne Konvertierung in ein eigenes Format öffnet und speichert, und mehrere Personen können dasselbe Dokument gleichzeitig bearbeiten und die Änderungen des jeweils anderen in Echtzeit sehen. Du installierst es auf deiner eigenen Box, unter deiner eigenen Domain, und die Dokumente bleiben auf deiner Infrastruktur. Unten siehst du Schritt für Schritt, wie du OnlyOffice auf Saplo installierst.

Warum OnlyOffice statt Microsoft 365

Ein kostenpflichtiges Cloud-Office-Paket ist sinnvoll, solange das Team klein ist und ein einziges Konto für alle ausreicht. Probleme treten auf, wenn die Anzahl der Personen steigt, die etwas zu einem Vertrag, Angebot oder Budget hinzufügen müssen:

• Abonnement pro Person berechnet, Microsoft 365 für ein kleines Team kostet ca. 27 € pro Monat, also ca. 320 € pro Jahr, und jede weitere Person erhöht die Rechnung jeden Monat, unabhängig davon, wie oft sie tatsächlich Dokumente bearbeitet.
• Dokumente liegen in der Cloud des Anbieters, d.h. Verträge, Budgets und Angebote befinden sich außerhalb der Unternehmens-Infrastruktur. Wo sie physisch liegen und wer Zugriff darauf hat, entscheidet der Anbieter, nicht du.
• Kostenlose Editoren konvertieren Formate in ihre eigenen, Google Docs und ähnliche Tools konvertieren Dateien beim Import, wodurch das Dokumentenlayout, Stile und einige Funktionen durcheinandergeraten können, was bei Dateien, die mit Kunden ausgetauscht werden, am schmerzhaftesten ist.

OnlyOffice Document Server hat keine dieser Nachteile: Er bearbeitet docx-, xlsx- und pptx-Dateien in ihren nativen Formaten, unterstützt die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit und das Ganze läuft auf deiner Box. Ein in OnlyOffice geöffnetes Dokument hat nach dem Speichern dasselbe Format, in dem du es hochgeladen hast, so dass es ohne Konvertierung zwischen dir und dem Kunden zirkuliert.

Anforderungen

Um OnlyOffice auf Saplo zu installieren, benötigst du Folgendes:

• Eine Box mit ausgeführtem Docker (die Engine aktiviert es automatisch bei der Installation aus dem Katalog),
• mindestens 4 GB freien RAM auf der Box und 10 GB Speicherplatz auf der Festplatte. Der günstigste Plan, der dies unterstützt, ist Box L für 139 € pro Jahr (die Konvertierung und das Rendern von Dokumenten sind CPU- und RAM-intensiv, daher läuft diese Anwendung nicht auf einem kleineren Plan),
• eine Domain oder Subdomain *.saploapp.pl, die in jedem Plan enthalten ist und unter der der Editor läuft,
• du benötigst KEINE separate Datenbank, das offizielle OnlyOffice-Image enthält eine eigene PostgreSQL-Datenbank, eine RabbitMQ-Warteschlange und Redis-Cache, sodass die Saplo-Engine einen einzelnen Container bereitstellt.

Eine vollständige Beschreibung der Anwendung und ihren Platz im Katalog findest du auf der OnlyOffice-Seite auf Saplo.

Schritt-für-Schritt-Installation

1. Gehe im Saplo-Panel zum App-Katalog und wähle OnlyOffice (Kategorie „Business Tools“).
2. Wähle eine Box mit mindestens 4 GB freiem RAM und 10 GB freiem Speicherplatz sowie die Domain oder Subdomain, unter der der Editor laufen soll.
3. Bestätige die Installation. Die Engine lädt das offizielle onlyoffice/documentserver-Image herunter, startet einen Container mit integrierter Datenbank und Warteschlange, generiert einen zufälligen JWT-Schlüssel und stellt die Seite über den Box-Nginx mit kostenlosem SSL bereit.
4. Der erste Start des Containers initialisiert die interne PostgreSQL-Datenbank und die RabbitMQ-Warteschlange. Da das Image selbst über 1,5 GB groß ist, kann die Installation mehrere Minuten statt der üblichen wenigen Sekunden dauern. Die Engine wartet, bis der Editor tatsächlich auf HTTP antwortet, bevor die Installation als abgeschlossen gilt.
5. Nach Abschluss der Installation ist der Editor unter der angegebenen Domain verfügbar, und die Daten für die Integration mit anderen Anwendungen (Document Server-Adresse und JWT-Schlüssel) werden in die Datei ONLYOFFICE-SETUP.txt im Anwendungsverzeichnis geschrieben.

OnlyOffice ist eine Bearbeitungs-Engine, kein Dateispeicher

Der Document Server zeigt selbst keine Liste deiner Dokumente an, da er eine Bearbeitungs-Engine ist: Er öffnet, rendert und speichert Dateien, die ihm von anderen Anwendungen bereitgestellt werden. Um Dokumente deines Teams in der Praxis zu bearbeiten, verbinde ihn mit einer Anwendung, die sie speichert:

• Nextcloud mit dem ONLYOFFICE-Plugin ist das häufigste Paar: Die Dateien liegen auf deinem Team-Laufwerk, und ein Klick auf ein Dokument öffnet es in OnlyOffice zur gemeinsamen Bearbeitung. Nextcloud kannst du auch mit einem Klick aus dem Saplo-Katalog installieren.
• Eigene Anwendung über API: Wenn du ein System aufbaust, in dem der Kunde einen Vertrag oder ein Angebot direkt in deiner Oberfläche bearbeiten soll, stellt der Document Server den Editor und den Dokumentenkonverter über eine API bereit.

In den Integrationseinstellungen (in Nextcloud: Administrative Einstellungen -> ONLYOFFICE) gibst du zwei Werte aus der Datei ONLYOFFICE-SETUP.txt an: die URL des Document Servers und das JWT-Geheimnis. JWT ist absichtlich aktiviert: Ohne es könnte jeder, der auf die öffentliche Domain des Editors stößt, den Server dazu bringen, jede Datei von jeder URL zu öffnen und zu konvertieren. Eine Integration ohne Angabe des Geheimnisses erhält einen Autorisierungsfehler, und das soll auch so bleiben.

OnlyOffice auf Saplo vs. Microsoft 365

Häufig gestellte Fragen

Wird OnlyOffice Microsoft 365 vollständig ersetzen? Als Dokumenteneditor ja: Word, Excel und PowerPoint mit nativen Formaten und gemeinsamer Echtzeit-Bearbeitung. OnlyOffice ist keine E-Mail, kein Kalender und kein Messenger. Diese Elemente der Suite ersetzt du bei Saplo durch separate Anwendungen, und E-Mail-Boxen sind in jedem Plan inklusive.

Müssen Dateien in das OnlyOffice-Format konvertiert werden? Nein, der Editor arbeitet direkt mit den Formaten docx, xlsx und pptx. Ein in OnlyOffice gespeichertes Dokument hat dasselbe Format, in dem es geöffnet wurde. So funktioniert der Dateiaustausch mit Kunden in beide Richtungen ohne Konvertierung.

Benötige ich eine separate Datenbank? Nein, das OnlyOffice-Image enthält eine eigene PostgreSQL-Datenbank, eine RabbitMQ-Warteschlange und einen Redis-Cache. Die Saplo-Engine startet einen Container, und die Editordaten werden in Volumes auf deiner Box gespeichert.

Warum dauert die Installation mehrere Minuten? Der erste Start des Containers initialisiert die interne Datenbank und die Warteschlange, und das Image selbst wiegt über 1,5 GB. Dies ist ein einmaliger Aufwand: Nachfolgende Containerstarts sind schneller, und die Engine wartet ohnehin, bis der Editor per HTTP antwortet, bevor sie die Installation als abgeschlossen meldet.

Wie viele Personen können ein Dokument gleichzeitig bearbeiten? OnlyOffice zählt weder Benutzer noch Bearbeitungen, das tatsächliche Limit sind die Ressourcen deiner Box. Das Konvertieren und Rendern von Dokumenten beansprucht CPU und RAM stark, daher erfordert die Anwendung mindestens 4 GB RAM und ist nicht für einen günstigeren Plan als Box L (139 € pro Jahr) verfügbar.

Kann ich OnlyOffice mit einem auf Saplo gehosteten Nextcloud verbinden? Ja, das ist das häufigste Szenario: In Nextcloud installierst du die ONLYOFFICE-Anwendung aus der Liste der integrierten Apps und gibst die Adresse des Document Servers sowie das JWT-Geheimnis aus der Datei ONLYOFFICE-SETUP.txt an. Ab diesem Zeitpunkt öffnen sich Dokumente von deinem Team-Laufwerk im Editor auf derselben Box oder einer benachbarten.

Wenn dein Team hauptsächlich für die Dokumentenbearbeitung Microsoft 365 bezahlt, schreib uns. Wir helfen dir gerne, die passende Box auszuwählen und OnlyOffice zusammen mit Nextcloud einzurichten.