Cómo instalar OnlyOffice en Saplo: editor de documentos alternativo a Microsoft 365

Una empresa que comparte archivos Word, Excel y PowerPoint con sus clientes tarde o temprano empieza a pagar por un paquete de oficina en la nube: Microsoft 365, en el plan para equipos pequeños, cuesta 27 € al mes, es decir, 327 € al año, y la factura aumenta con cada cuenta adicional en el equipo. OnlyOffice Document Server es un editor de documentos de código abierto basado en navegador que abre y guarda archivos reales .docx, .xlsx y .pptx sin convertirlos a su propio formato, y varias personas pueden editar el mismo documento simultáneamente y ver los cambios de los demás en tiempo real. Lo instalas en tu propio Box, bajo tu propio Dominio, y los documentos permanecen en tu infraestructura. A continuación te explicamos cómo instalar OnlyOffice en Saplo paso a paso.

Por qué OnlyOffice en lugar de Microsoft 365

Una suite ofimática de pago en la nube tiene sentido mientras el equipo sea pequeño y a todos les baste con la misma cuenta. Los problemas comienzan cuando aumenta el número de personas que necesitan añadir algo a un contrato, oferta o presupuesto:

• suscripción por persona, Microsoft 365 para un equipo pequeño cuesta 27 € al mes, es decir, 327 € al año, y cada persona adicional contribuye a la factura mensualmente, independientemente de la frecuencia con la que edite documentos,
• los documentos residen en la nube del proveedor, por lo que los contratos, presupuestos y ofertas están fuera de la infraestructura de la empresa, y es el proveedor, no tú, quien decide dónde se encuentran físicamente y quién tiene acceso a ellos,
• los editores gratuitos convierten los formatos a los suyos propios, Google Docs y herramientas similares convierten el archivo al importarlo, lo que puede provocar que el diseño del documento, los estilos y algunas funciones se desordenen, lo cual es más problemático en los archivos que se intercambian con los clientes.

OnlyOffice Document Server no tiene ninguna de estas desventajas: edita archivos docx, xlsx y pptx en sus formatos nativos, soporta la edición colaborativa en tiempo real, y todo funciona en tu Box. Un documento abierto en OnlyOffice tendrá el mismo formato después de guardarlo que cuando lo subiste, por lo que circula entre tú y el cliente sin conversiones en ambos sentidos.

Requisitos

Para instalar OnlyOffice en Saplo, necesitas:

• Un Box con Docker activado (el motor lo activa automáticamente al instalar desde el Catálogo de aplicaciones).
• Un mínimo de 4 GB de RAM libre en el Box y 10 GB de espacio en disco, lo que significa que el plan más económico que lo soporta es el Box L por 136 € al año (la conversión y el renderizado de documentos son exigentes para la CPU y la RAM, por lo que esta aplicación no funcionará en un plan menor).
• Un Dominio o subdominio *.saploapp.pl, incluido en el precio de cualquier plan, bajo el cual se alojará el editor.
• NO necesitas una base de datos separada; la imagen oficial de OnlyOffice incluye su propia base de datos PostgreSQL, cola RabbitMQ y caché Redis, por lo que el motor de Saplo instala un único contenedor.

La descripción completa de la aplicación y su ubicación en el catálogo se encuentran en la página de OnlyOffice en Saplo.

Instalación paso a paso

1. En el panel de Saplo, ve a Catálogo de aplicaciones y selecciona OnlyOffice (categoría "Herramientas para empresas").
2. Indica un Box con un mínimo de 4 GB de RAM libre y 10 GB de disco libre, y un dominio o subdominio donde se instalará el editor.
3. Confirma la instalación. El motor descarga la imagen oficial onlyoffice/documentserver, crea un contenedor con base de datos y cola integradas, genera un secreto JWT aleatorio y expone la página a través del nginx de Box con SSL gratuito.
4. El primer inicio del contenedor inicializa la base de datos interna PostgreSQL y la cola RabbitMQ, y la imagen en sí pesa más de 1,5 GB, por lo que la instalación puede tardar varios minutos en lugar de los habituales segundos. El motor espera a que el editor responda por HTTP antes de considerar que la instalación ha finalizado.
5. Una vez finalizada la instalación, el editor funcionará bajo el dominio indicado, y los datos para la integración con otras aplicaciones (la dirección del Document Server y el secreto JWT) se guardarán en el archivo ONLYOFFICE-SETUP.txt en el directorio de la aplicación.

OnlyOffice es un motor de edición, no un almacenamiento de archivos

Document Server no muestra por sí mismo una lista de tus documentos, porque es un motor de edición: abre, renderiza y guarda los archivos que le proporcionan otras aplicaciones. Para editar documentos de equipo en la práctica, conéctalo con la aplicación que los almacena:

• Nextcloud con el complemento ONLYOFFICE es la pareja más común: los archivos se encuentran en tu disco de equipo, y al hacer clic en un documento, este se abre en OnlyOffice para su edición colaborativa. También instalas Nextcloud con un solo clic desde el Catálogo de aplicaciones de Saplo,
• tu propia aplicación a través de API: si estás construyendo un sistema en el que un cliente tiene que editar un contrato o una oferta directamente en tu interfaz, Document Server proporciona un editor y un conversor de documentos a través de API.

En la configuración de integración (en Nextcloud: Configuración administrativa -> ONLYOFFICE) introduces dos valores del archivo ONLYOFFICE-SETUP.txt: la URL de Document Server y el secreto JWT. JWT está activado a propósito: sin él, cualquiera que encontrara el dominio público del editor podría hacer que el servidor abriera y convirtiera cualquier archivo desde cualquier URL. La integración sin proporcionar el secreto recibirá un error de autorización y así debe permanecer.

OnlyOffice en Saplo vs Microsoft 365

Preguntas frecuentes

¿OnlyOffice reemplazará completamente a Microsoft 365? Como editor de documentos, sí: Word, Excel y PowerPoint con formatos nativos y edición colaborativa en tiempo real. OnlyOffice no es un correo, calendario o mensajero. Estos elementos de la suite los puedes reemplazar en Saplo con aplicaciones separadas, y las bandejas de entrada vienen incluidas en el precio de cada plan.

¿Deben convertirse los archivos al formato OnlyOffice? No, el editor funciona directamente con los formatos docx, xlsx y pptx. Un documento guardado en OnlyOffice tiene el mismo formato en el que se abrió, por lo que el intercambio de archivos con los clientes funciona sin conversiones en ambos sentidos.

¿Necesito una base de datos separada? No, la imagen de OnlyOffice incluye su propia base de datos PostgreSQL, una cola RabbitMQ y caché Redis. El motor de Saplo lanza un solo contenedor, y los datos del editor se guardan en volúmenes en tu Box.

¿Por qué la instalación tarda varios minutos? El primer inicio del contenedor inicializa la base de datos interna y la cola, y la imagen en sí pesa más de 1.5 GB. Este es un costo único: los inicios posteriores del contenedor son más rápidos, y el motor de todos modos espera a que el editor responda por HTTP antes de reportar la instalación como completada.

¿Cuántas personas pueden editar un documento simultáneamente? OnlyOffice no cuenta usuarios ni ediciones, el límite real son los recursos del Box. La conversión y renderización de documentos cargan mucho la CPU y la RAM, por eso la receta requiere un mínimo de 4 GB de RAM y no puede ejecutarse en un plan más económico que Box L.

¿Puedo conectar OnlyOffice a Nextcloud configurado en Saplo? Sí, este es el escenario más común: en Nextcloud instalas la aplicación ONLYOFFICE de la lista integrada y proporcionas la dirección del Document Server y el secreto JWT del archivo ONLYOFFICE-SETUP.txt. A partir de ese momento, los documentos de tu disco de equipo se abrirán en el editor en el mismo Box o en uno adyacente.

Si tu equipo paga por Microsoft 365 principalmente para editar documentos, escríbenos. Te ayudaremos a elegir el Box adecuado y a configurar OnlyOffice junto con Nextcloud.