Como instalar o OnlyOffice no Saplo: editor de documentos em vez de Microsoft 365

Uma empresa que troca ficheiros Word, Excel e PowerPoint com os seus clientes, mais cedo ou mais tarde, começa a pagar por um pacote de escritório na cloud: o Microsoft 365, num plano para pequenas equipas, custa 27 € por mês, ou seja, 327 € por ano, e a fatura aumenta com cada conta adicional na equipa. O OnlyOffice Document Server é um editor de documentos de código aberto que funciona no navegador, que abre e guarda ficheiros docx, xlsx e pptx reais sem conversão para o seu próprio formato, e várias pessoas podem editar o mesmo documento em simultâneo e ver as alterações umas das outras em tempo real. Tu instalas na tua própria Box, com o teu próprio Domínio, e os documentos permanecem na tua infraestrutura. Abaixo, passo a passo, como instalar o OnlyOffice no Saplo.

Porquê OnlyOffice em vez de Microsoft 365

Um pacote de escritório pago na cloud faz sentido enquanto a equipa é pequena e todos se contentam com a mesma conta. Os problemas começam quando aumenta o número de pessoas que precisam de adicionar algo a um contrato, proposta ou orçamento:

• subscrição por pessoa, o Microsoft 365 para uma pequena equipa custa 27 € por mês, ou seja, 327 € por ano, e cada pessoa adicional contribui para a fatura todos os meses, independentemente da frequência com que realmente edita documentos,
• os documentos ficam na cloud do fornecedor, o que significa que contratos, orçamentos e propostas estão fora da infraestrutura da empresa, e é o fornecedor, não tu, quem decide onde os documentos estão fisicamente e quem tem acesso a eles,
• os editores gratuitos convertem os formatos para os seus próprios, o Google Docs e ferramentas semelhantes convertem o ficheiro ao importar, o que pode causar problemas de layout, estilos e algumas funções do documento, o que é mais problemático em ficheiros trocados com clientes.

O OnlyOffice Document Server não tem nenhuma destas desvantagens: edita ficheiros docx, xlsx e pptx nos seus formatos nativos, suporta edição colaborativa em tempo real, e tudo funciona na tua Box. Um documento aberto no OnlyOffice, depois de guardado, tem o mesmo formato em que o carregaste, por isso circula entre ti e o cliente sem conversão em ambos os sentidos.

Requisitos

Para instalares o OnlyOffice na Saplo, precisas de:

• Uma Box com o Docker em execução (o motor ativa-o automaticamente ao instalar a partir do catálogo),
• Um mínimo de 4 GB de RAM livre na Box e 10 GB de espaço em disco. O plano mais barato que pode suportar isso é o Box L por 136 € por ano (a conversão e renderização de documentos consomem muitos recursos de CPU e RAM, por isso esta aplicação não é compatível com planos menores),
• Um domínio ou subdomínio *.saploapp.pl, incluído em qualquer plano, para alojar o editor,
• Não precisas de uma base de dados separada; a imagem oficial do OnlyOffice contém a sua própria base de dados PostgreSQL, fila RabbitMQ e cache Redis, por isso o motor Saplo instala apenas um contentor.

Encontras uma descrição completa da aplicação e a sua localização no catálogo na página do OnlyOffice na Saplo.

Instalação passo a passo

1. No Painel Saplo, entra no Catálogo de aplicações e escolhe OnlyOffice (categoria "Ferramentas para a empresa").
2. Indica uma Box com um mínimo de 4 GB de RAM livre e 10 GB de disco livre, e o domínio ou subdomínio sob o qual o editor será instalado.
3. Confirma a instalação. O motor descarrega a imagem oficial onlyoffice/documentserver, instala um contentor com uma base de dados e fila de espera integradas, gera um segredo JWT aleatório e expõe a página através do nginx da Box com SSL gratuito.
4. O primeiro arranque do contentor inicializa a base de dados interna PostgreSQL e a fila de espera RabbitMQ, e a própria imagem pesa mais de 1,5 GB, pelo que a instalação pode demorar vários minutos em vez dos habituais segundos. O motor espera que o editor responda de facto via HTTP antes de considerar a instalação concluída.
5. Após a conclusão da instalação, o editor funciona sob o domínio especificado e os dados para integração com outras aplicações (endereço do Document Server e segredo JWT) são guardados no ficheiro ONLYOFFICE-SETUP.txt no diretório da aplicação.

OnlyOffice é um motor de edição, não um armazenamento de ficheiros

O Document Server não mostra uma lista dos teus documentos porque é um motor de edição: ele abre, renderiza e guarda os ficheiros que outras aplicações lhe fornecem. Para editares documentos da equipa na prática, conecta-o a uma aplicação que os armazene:

• Nextcloud com o plugin ONLYOFFICE é a combinação mais comum: os ficheiros ficam no teu disco da equipa e clicar num documento abre-o no OnlyOffice para edição colaborativa. Também podes instalar o Nextcloud com um clique a partir do catálogo de aplicações da Saplo,
• aplicação própria via API: se estás a construir um sistema onde o cliente pode editar um contrato ou uma proposta diretamente na tua interface, o Document Server disponibiliza um editor e conversor de documentos via API.

Nas definições de integração (no Nextcloud: Definições administrativas -> ONLYOFFICE), forneces dois valores do ficheiro ONLYOFFICE-SETUP.txt: o URL do Document Server e o segredo JWT. O JWT está ativado de propósito: sem ele, qualquer pessoa que encontrasse o domínio público do editor poderia pedir ao servidor para abrir e converter qualquer ficheiro de qualquer URL. Uma integração sem o segredo receberá um erro de autorização, e é assim que deve ser.

OnlyOffice na Saplo vs. Microsoft 365

Perguntas frequentes

O OnlyOffice vai substituir totalmente o Microsoft 365? Como editor de documentos, sim: Word, Excel e PowerPoint com formatos nativos e edição colaborativa em tempo real. O OnlyOffice não é um e-mail, calendário ou messenger. Podes substituir esses elementos do pacote na Saplo com aplicações separadas, e as caixas de correio estão incluídas no preço de qualquer plano.

Os ficheiros precisam de ser convertidos para o formato OnlyOffice? Não, o editor funciona diretamente com os formatos docx, xlsx e pptx. Um documento guardado no OnlyOffice mantém o mesmo formato em que foi aberto, por isso a troca de ficheiros com clientes funciona sem conversão nos dois sentidos.

Preciso de uma base de dados separada? Não, a imagem do OnlyOffice inclui a sua própria base de dados PostgreSQL, fila RabbitMQ e cache Redis. O motor Saplo executa um único contentor, e os dados do editor são guardados em volumes na tua Box.

Porque é que a instalação demora vários minutos? A primeira inicialização do contentor configura a base de dados interna e a fila, e a própria imagem pesa mais de 1,5 GB. Este é um custo único: as inicializações subsequentes do contentor são mais rápidas, e o motor espera que o editor responda via HTTP antes de reportar a instalação como concluída.

Quantas pessoas podem editar um documento ao mesmo tempo? O OnlyOffice não conta utilizadores ou edições; o limite real são os recursos da Box. A conversão e renderização de documentos consomem bastante CPU e RAM, por isso a receita exige um mínimo de 4 GB de RAM e não pode ser usada num plano mais barato que a Box L.

Posso ligar o OnlyOffice ao Nextcloud instalado na Saplo? Sim, este é o cenário mais comum: no Nextcloud, instalas a aplicação ONLYOFFICE a partir da lista de aplicações integradas e forneces o endereço do Document Server e o segredo JWT do ficheiro ONLYOFFICE-SETUP.txt. A partir desse momento, os documentos do teu disco de equipa abrem no editor na mesma Box ou numa Box adjacente.

Se a tua equipa paga pelo Microsoft 365 principalmente para editar documentos, contacta-nos. Ajudaremos a escolher a Box e a configurar o OnlyOffice juntamente com o Nextcloud.