Come installare OnlyOffice su Saplo: un editor di documenti al posto di Microsoft 365

Un'azienda che scambia file Word, Excel e PowerPoint con i clienti, prima o poi inizia a pagare per una suite office nel cloud: Microsoft 365 in un piano per un piccolo team costa 27 € al mese, ovvero 327 € all'anno, e la fattura aumenta con ogni nuovo account nel team. OnlyOffice Document Server è un editor di documenti open source che funziona nel browser, apre e salva veri file docx, xlsx e pptx senza conversione nel proprio formato, e più persone possono modificare lo stesso documento contemporaneamente e vedere le reciproche modifiche in tempo reale. Lo installi sul tuo Box, con il tuo Dominio, e i documenti rimangono sulla tua infrastruttura. Di seguito, passo dopo passo, come installare OnlyOffice su Saplo.

Perché OnlyOffice invece di Microsoft 365

Una suite per ufficio a pagamento basata su cloud ha senso finché il team è piccolo e a tutti basta lo stesso account. I problemi iniziano quando cresce il numero di persone che devono aggiungere qualcosa a un contratto, un'offerta o un budget:

• abbonamento calcolato per persona, Microsoft 365 per un piccolo team costa 27 € al mese, ovvero 327 € all'anno, e ogni persona aggiuntiva contribuisce al conto ogni mese, indipendentemente dalla frequenza con cui modifica effettivamente i documenti,
• i documenti si trovano nel cloud del fornitore, quindi contratti, budget e offerte sono al di fuori dell'infrastruttura aziendale, e chi ha accesso a essi e dove si trovano fisicamente è deciso dal fornitore, non da te,
• gli editor gratuiti convertono i formati nei propri, Google Docs e strumenti simili convertono il file all'importazione, il che può causare problemi di layout del documento, stili e alcune funzioni, il che è più fastidioso con i file scambiati con i clienti.

OnlyOffice Document Server non ha nessuno di questi difetti: modifica i file docx, xlsx e pptx nei loro formati nativi, supporta la modifica collaborativa in tempo reale e tutto funziona sul tuo Box. Un documento aperto in OnlyOffice, dopo essere stato salvato, mantiene lo stesso formato con cui lo hai caricato, quindi circola tra te e il cliente senza conversioni in entrambe le direzioni.

Requisiti

Per installare OnlyOffice su Saplo, hai bisogno di:

• Un Box con Docker in esecuzione (il motore lo abilita automaticamente durante l'installazione dal catalogo),
• Un minimo di 4 GB di RAM libera sul Box e 10 GB di spazio su disco, il che significa che il piano più economico in grado di supportarlo è Box L a 136 € all'anno (la conversione e il rendering dei documenti sono intensivi per CPU e RAM, quindi questa applicazione non può essere eseguita su un piano inferiore),
• Un dominio o un sottodominio *.saploapp.pl, incluso nel prezzo di ogni piano, dove verrà installato l'editor,
• NON hai bisogno di un database separato, l'immagine ufficiale di OnlyOffice include il proprio database PostgreSQL, una coda RabbitMQ e una cache Redis, quindi il motore Saplo avvia un unico container.

Una descrizione completa dell'applicazione e la sua posizione nel catalogo sono disponibili sulla pagina di OnlyOffice su Saplo.

Installazione passo dopo passo

1. Nel Pannello Saplo, vai al Catalogo delle applicazioni e seleziona OnlyOffice (categoria "Strumenti per l'azienda").
2. Indica un Box con almeno 4 GB di RAM libera e 10 GB di spazio su disco libero, e un dominio o sottodominio dove verrà installato l'editor.
3. Conferma l'installazione. Il motore scarica l'immagine ufficiale onlyoffice/documentserver, crea un container con un database e una coda integrati, genera una chiave segreta JWT casuale e pubblica la pagina tramite nginx del Box con SSL gratuito.
4. Il primo avvio del container inizializza il database PostgreSQL interno e la coda RabbitMQ, e l'immagine stessa pesa oltre 1,5 GB, quindi l'installazione può richiedere diversi minuti invece dei soliti pochi secondi. Il motore attende che l'editor risponda effettivamente tramite HTTP prima di considerare l'installazione completata.
5. Una volta completata l'installazione, l'editor funziona sotto il dominio specificato e i dati per l'integrazione con altre applicazioni (l'indirizzo del Document Server e la chiave segreta JWT) vengono salvati nel file ONLYOFFICE-SETUP.txt nella directory dell'applicazione.

OnlyOffice è un motore di editing, non un archivio di file

Document Server non mostra un elenco dei tuoi documenti, perché è un motore di editing: apre, renderizza e salva i file che gli vengono forniti da altre applicazioni. Per modificare i documenti del team in pratica, collegalo a un'applicazione che li memorizza:

• Nextcloud con il plugin ONLYOFFICE è la coppia più comune: i file si trovano sul tuo disco di squadra e cliccando su un documento lo si apre in OnlyOffice per la modifica collaborativa. Puoi installare Nextcloud anche con un solo clic dal catalogo Saplo,
• la tua applicazione tramite API: se stai creando un sistema in cui il cliente deve modificare un contratto o un'offerta direttamente nella tua interfaccia, Document Server mette a disposizione un editor e un convertitore di documenti tramite API.

Nelle impostazioni di integrazione (in Nextcloud: Impostazioni amministrative -> ONLYOFFICE) devi inserire due valori dal file ONLYOFFICE-SETUP.txt: l'URL del Document Server e il segreto JWT. JWT è abilitato di proposito: senza di esso, chiunque trovasse il dominio pubblico dell'editor potrebbe chiedere al server di aprire e convertire qualsiasi file da qualsiasi URL. L'integrazione senza fornire il segreto riceverà un errore di autorizzazione e così deve rimanere.

OnlyOffice su Saplo vs Microsoft 365

Domande frequenti

OnlyOffice sostituirà completamente Microsoft 365? Come editor di documenti sì: Word, Excel e PowerPoint con formati nativi e editing collaborativo in tempo reale. OnlyOffice non è un servizio di posta, calendario o messaggistica, ma questi elementi della suite possono essere sostituiti su Saplo con applicazioni separate, e le caselle di posta sono incluse in ogni piano.

I file devono essere convertiti nel formato OnlyOffice? No, l'editor funziona direttamente con i formati docx, xlsx e pptx. Un documento salvato in OnlyOffice mantiene lo stesso formato in cui è stato aperto, quindi lo scambio di file con i clienti funziona senza conversioni in entrambe le direzioni.

Ho bisogno di un database separato? No, l'immagine di OnlyOffice include il proprio database PostgreSQL, una coda RabbitMQ e una cache Redis. Il motore Saplo avvia un singolo container, e i dati dell'editor vengono salvati nei volumi del tuo Box.

Perché l'installazione richiede diversi minuti? Il primo avvio del container inizializza il database interno e la coda, e l'immagine stessa pesa più di 1,5 GB. Questo è un costo una tantum: gli avvii successivi del container sono più veloci, e il motore attende comunque che l'editor risponda via HTTP prima di dichiarare l'installazione completata.

Quante persone possono modificare un documento contemporaneamente? OnlyOffice non conta gli utenti o le modifiche, il limite reale sono le risorse del Box. La conversione e il rendering dei documenti sollecitano pesantemente CPU e RAM, per questo la ricetta richiede un minimo di 4 GB di RAM e non può essere eseguita su un piano inferiore a Box L (139 € all'anno).

Posso collegare OnlyOffice a Nextcloud installato su Saplo? Sì, questo è lo scenario più comune: in Nextcloud installi l'applicazione ONLYOFFICE dall'elenco di quelle integrate e fornisci l'indirizzo del Document Server e il segreto JWT dal file ONLYOFFICE-SETUP.txt. Da quel momento, i documenti del tuo disco di squadra si apriranno nell'editor sullo stesso Box o su uno adiacente.

Se il tuo team paga Microsoft 365 principalmente per modificare documenti, scrivici, ti aiuteremo a scegliere il Box giusto e a configurare OnlyOffice insieme a Nextcloud.