Comment installer OnlyOffice sur Saplo : un éditeur de documents plutôt que Microsoft 365

Une entreprise qui échange des fichiers Word, Excel et PowerPoint avec ses clients finit tôt ou tard par payer une suite bureautique dans le cloud : Microsoft 365, pour une petite équipe, coûte 27 € par mois, soit 327 € par an, et la facture augmente avec chaque compte supplémentaire dans l'équipe. OnlyOffice Document Server est un éditeur de documents open source basé sur un navigateur qui ouvre et enregistre de véritables fichiers docx, xlsx et pptx sans les convertir à son propre format. Plusieurs personnes peuvent modifier le même document simultanément et voir les modifications des autres en temps réel. Tu l'installes sur ta propre Box, sous ton propre domaine, et les documents restent sur ton infrastructure. Voici, étape par étape, comment installer OnlyOffice sur Saplo.

Pourquoi OnlyOffice au lieu de Microsoft 365

Une suite bureautique payante dans le cloud a du sens tant que l'équipe est petite et que le même compte suffit à tout le monde. Les problèmes commencent lorsque le nombre de personnes qui doivent ajouter quelque chose à un contrat, une offre ou un budget augmente :

• abonnement par personne, Microsoft 365 pour une petite équipe coûte 27 € par mois, soit 327 € par an, et chaque personne supplémentaire s'ajoute à la facture tous les mois, quelle que soit la fréquence à laquelle elle modifie réellement les documents,
• les documents se trouvent dans le cloud du fournisseur, donc les contrats, budgets et offres sont en dehors de l'infrastructure de l'entreprise, et c'est le fournisseur, et non toi, qui décide de l'emplacement physique et de l'accès à ces documents,
• les éditeurs gratuits convertissent les formats à leur propre usage, Google Docs et outils similaires convertissent le fichier à l'importation, ce qui peut altérer la mise en page, les styles et certaines fonctions du document, ce qui est le plus problématique pour les fichiers échangés avec les clients.

OnlyOffice Document Server ne présente aucun de ces inconvénients : il édite les fichiers docx, xlsx et pptx dans leurs formats natifs, prend en charge l'édition collaborative en temps réel, et le tout fonctionne sur ta Box. Un document ouvert dans OnlyOffice conserve, après enregistrement, le même format que celui dans lequel tu l'as téléchargé, ce qui permet des échanges avec le client sans conversion dans les deux sens.

Prérequis

Pour installer OnlyOffice sur Saplo, il te faut :

• Une Box avec Docker (le moteur l'active automatiquement lors de l'installation depuis le catalogue),
• Un minimum de 4 Go de RAM libre sur la Box et 10 Go d'espace disque. Le plan le moins cher capable de gérer cela est donc la Box L pour 139 € par an (la conversion et le rendu des documents sont gourmands en CPU et en RAM, c'est pourquoi cette application ne peut pas fonctionner sur un plan inférieur),
• Un domaine ou un sous-domaine *.saploapp.pl, inclus dans chaque plan, sous lequel l'éditeur sera accessible,
• Tu n'as PAS besoin d'une base de données séparée. L'image officielle d'OnlyOffice contient sa propre base de données PostgreSQL, une file d'attente RabbitMQ et un cache Redis, donc le moteur Saplo déploie un seul conteneur.

Tu trouveras une description complète de l'application et sa place dans le catalogue sur la page OnlyOffice sur Saplo.

Installation étape par étape

1. Dans le Panneau Saplo, va dans le Catalogue d'applications et choisis OnlyOffice (catégorie "Outils pour l'entreprise").
2. Indique une Box avec un minimum de 4 Go de RAM libre et 10 Go de disque libre, ainsi qu'un domaine ou un sous-domaine sur lequel l'éditeur sera installé.
3. Confirme l'installation. Le moteur télécharge l'image officielle onlyoffice/documentserver, installe un conteneur avec une base de données et une file d'attente intégrées, génère un secret JWT aléatoire et expose le site via le nginx de la Box avec un SSL gratuit.
4. Le premier démarrage du conteneur initialise la base de données PostgreSQL interne et la file d'attente RabbitMQ. L'image elle-même pèse plus de 1,5 Go, l'installation peut donc prendre plusieurs minutes au lieu des quelques secondes habituelles. Le moteur attend que l'éditeur réponde effectivement via HTTP avant de considérer l'installation comme terminée.
5. Une fois l'installation terminée, l'éditeur fonctionne sous le domaine indiqué, et les données d'intégration avec d'autres applications (adresse du Document Server et secret JWT) sont enregistrées dans le fichier ONLYOFFICE-SETUP.txt dans le répertoire de l'application.

OnlyOffice est un moteur d'édition, pas un espace de stockage de fichiers

Document Server n'affiche pas directement la liste de tes documents, car c'est un moteur d'édition : il ouvre, affiche et enregistre les fichiers que d'autres applications lui fournissent. Pour éditer concrètement les documents de ton équipe, connecte-le à l'application qui les stocke :

• Nextcloud avec le plugin ONLYOFFICE est la paire la plus courante : les fichiers sont sur ton disque d'équipe, et cliquer sur un document l'ouvre dans OnlyOffice pour une édition collaborative. Tu peux aussi installer Nextcloud en un clic depuis le Catalogue d'applications Saplo,
• ta propre application via API : si tu construis un système où un client doit éditer un contrat ou une offre directement dans ton interface, Document Server met à disposition un éditeur et un convertisseur de documents via API.

Dans les paramètres d'intégration (dans Nextcloud : Paramètres d'administration -> ONLYOFFICE), tu indiques deux valeurs du fichier ONLYOFFICE-SETUP.txt : l'URL de Document Server et le secret JWT. Le JWT est activé à dessein : sans lui, n'importe qui accédant au domaine public de l'éditeur pourrait demander au serveur d'ouvrir et de convertir n'importe quel fichier depuis n'importe quelle URL. L'intégration sans fournir le secret recevra une erreur d'autorisation, et c'est ainsi que cela doit rester.

OnlyOffice sur Saplo vs. Microsoft 365

Questions fréquentes

Est-ce que OnlyOffice remplace entièrement Microsoft 365 ? Oui, en tant qu'éditeur de documents : Word, Excel et PowerPoint avec des formats natifs et une édition collaborative en temps réel. OnlyOffice n'est pas un client de messagerie, un calendrier ou un outil de communication instantanée. Tu peux remplacer ces éléments de la suite par des applications séparées sur Saplo, et les boîtes mail sont incluses dans le prix de chaque plan.

Les fichiers doivent-ils être convertis au format OnlyOffice ? Non, l'éditeur fonctionne directement avec les formats docx, xlsx et pptx. Un document enregistré dans OnlyOffice conserve le même format que celui avec lequel il a été ouvert, donc l'échange de fichiers avec les clients fonctionne sans conversion dans les deux sens.

Ai-je besoin d'une base de données séparée ? Non, l'image Docker de OnlyOffice inclut sa propre base de données PostgreSQL, une file d'attente RabbitMQ et un cache Redis. Le moteur Saplo déploie un seul conteneur, et les données de l'éditeur sont enregistrées dans des volumes sur ton Box.

Pourquoi l'installation prend-elle plusieurs minutes ? Le premier démarrage du conteneur initialise la base de données interne et la file d'attente, et l'image elle-même pèse plus de 1,5 Go. C'est un coût unique : les démarrages suivants du conteneur sont plus rapides, et le moteur attend de toute façon que l'éditeur réponde via HTTP avant de signaler que l'installation est terminée.

Combien de personnes peuvent éditer un document simultanément ? OnlyOffice ne compte pas les utilisateurs ni les éditions, la limite réelle est celle des ressources de ton Box. La conversion et le rendu des documents sollicitent fortement le CPU et la RAM, c'est pourquoi la recette nécessite un minimum de 4 Go de RAM et ne peut pas être installée sur un plan moins cher que Box L.

Puis-je connecter OnlyOffice à Nextcloud hébergé sur Saplo ? Oui, c'est le scénario le plus courant : dans Nextcloud, tu installes l'application ONLYOFFICE depuis la liste des applications intégrées et tu fournis l'adresse du Document Server ainsi que le secret JWT du fichier ONLYOFFICE-SETUP.txt. À partir de ce moment, les documents de ton disque d'équipe s'ouvriront dans l'éditeur sur le même Box ou sur un Box voisin.

Si ton équipe paie Microsoft 365 principalement pour éditer des documents, écris-nous, nous t'aiderons à choisir un Box et à installer OnlyOffice avec Nextcloud.