Wie du BookStack auf Saplo installierst (Firmen-Wissensdatenbank)

Confluence für ein Team von etwa zehn Personen kann mehrere hundert Euro pro Monat kosten, und die Lizenz wird pro Benutzer berechnet. Die Rechnung wächst also mit dem Team, selbst wenn du nur einen Bruchteil der Funktionen nutzt. BookStack ist eine Open-Source-Wissensdatenbank, die nicht versucht, Jira, Wiki und Projektmanagement-Tool gleichzeitig zu sein, sondern nur eine Sache gut macht: Sie organisiert die Dokumentation in einer lesbaren Struktur und bietet einen einfachen Editor. Unten erfährst du Schritt für Schritt, wie du BookStack auf Saplo installierst.

Warum BookStack statt Confluence

Confluence hat zwei Merkmale, die kleineren Teams und Agenturen am meisten zu schaffen machen:

• Lizenzierung nach Benutzerzahl - je mehr Leute Zugriff auf die Dokumentation haben, desto höher die monatliche Rechnung, unabhängig davon, wie oft sie tatsächlich genutzt wird.
• Umfangreiche Oberfläche mit Funktionen, die die meisten Unternehmen nie nutzen werden - Integrationen mit Jira, Makros, Unternehmensvorlagen, während der eigentliche Bedarf oft nur eine einfache Liste von Prozeduren und Anweisungen ist.

BookStack ordnet Inhalte in einer einfachen Hierarchie: Ein Regal gruppiert Bücher, ein Buch ist in Kapitel unterteilt, ein Kapitel in Seiten. Diese Struktur erzwingt eine eigene Ordnung, sodass die Dokumentation nicht mit der Zeit zu einer zufälligen Sammlung von Unterseiten ohne Logik wird, was ein häufiges Problem bei normalen Wikis ist.

Anforderungen

Um BookStack auf Saplo zu installieren, benötigst du:

• Eine Box mit laufendem Docker (die Engine startet es automatisch bei der Installation aus dem Katalog, Container-Nesting ist erforderlich, was Saplo standardmäßig bietet),
• mindestens 512 MB freien RAM auf der Box und 2 GB Speicherplatz auf der Festplatte, was bereits im Box S Plan enthalten ist,
• eine Domain oder Subdomain *.saploapp.pl zum Preis jedes Plans, unter der die Wissensdatenbank gehostet wird,
• eine MySQL-Datenbank; die Engine richtet diese automatisch auf der gemeinsam genutzten Saplo-Datenbank ein und injiziert die Verbindungsdaten selbst in den Container. Du musst nichts manuell konfigurieren.

Schritt-für-Schritt-Installation

1. Gehe im Saplo-Panel zum App-Katalog und wähle BookStack (Kategorie "Business").
2. Wähle die Box mit mindestens 512 MB freiem RAM, auf der BookStack installiert werden soll, und die Domain oder Subdomain, unter der die Wissensdatenbank laufen wird.
3. Bestätige die Installation. Die Engine erstellt eine MySQL-Datenbank, startet einen Docker-Container mit dem offiziellen Image lscr.io/linuxserver/bookstack, stellt ihn ausschließlich auf dem Loopback der Box bereit und bindet ihn an Nginx, der ihn unter der angegebenen Domain mit kostenlosem SSL bereitstellt. Nach außen ist nur Port 443 freigegeben, nicht der rohe Container-Port.
4. Die Engine wartet, bis der Container tatsächlich startet, und überprüft dies nach Abschluss von docker compose up, da der Erfolg des Befehls allein nicht bedeutet, dass der Prozess im Inneren nicht einen Moment später abgestürzt ist.
5. Nach Abschluss der Installation ist die Wissensdatenbank unter der angegebenen Domain verfügbar.

Erste Konfiguration

Das BookStack-Image hat ein integriertes Standard-Administratorkonto, sodass du im Gegensatz zu WordPress oder Ghost beim ersten Zugriff nicht durch einen Assistenten zur Kontoerstellung geführt wirst.

1. Gehe zu deiner Domain-Adresse, zum Beispiel wiedza.saploapp.pl, und melde dich mit den Standarddaten admin@admin.com / password an.
2. Ändere sofort nach dem Login das Administrator-Passwort in den Kontoeinstellungen. Die Standard-Zugangsdaten sind öffentlich bekannt, daher ist es ein offenes Scheunentor, sie auch nur für wenige Minuten zu belassen.
3. Erstelle das erste Regal (Shelf), zum Beispiel „Firmenprozeduren“, und darin das erste Buch (Book), zum Beispiel „Mitarbeiter-Onboarding“.
4. Füge innerhalb des Buches Kapitel (Chapters) und Seiten (Pages) mit Inhalt hinzu. Der Editor funktioniert im WYSIWYG- oder Markdown-Modus, den du in den Seiteneinstellungen umschalten kannst.
5. Füge unter Einstellungen → Benutzer und Rollen weitere Teammitglieder hinzu und weise ihnen eine Rolle zu: Betrachter, Editor oder Administrator. Berechtigungen können auch separat für ein einzelnes Regal oder Buch festgelegt werden.

BookStack auf Saplo vs. Confluence

Häufig gestellte Fragen

Gibt es bei BookStack eine Begrenzung der Benutzer- oder Seitenzahl? Nein, die Anzahl der Konten und Dokumente wird ausschließlich durch die Ressourcen deines Box begrenzt, nicht durch die Lizenz, sodass das Hinzufügen einer weiteren Person zu deinem Team nichts kostet.

Muss vor der Installation eine separate Datenbank eingerichtet werden? Nein, die Saplo Engine erstellt automatisch eine MySQL-Datenbank und fügt die Verbindungsdaten selbst in den Container ein. Für die Installation benötigst du keine externe Konfiguration.

Ist es möglich, bestehende Dokumentation von Confluence zu BookStack zu migrieren? BookStack verfügt nicht über einen fertigen Importer für Confluence, unterstützt aber den Import einzelner Seiten aus HTML- und Markdown-Dateien. Die Migration einer größeren Datenbank erfordert daher den manuellen Export und das Einfügen der Inhalte.

Warum erfolgt die erste Anmeldung mit dem Standardkonto und nicht über einen Assistenten? So funktioniert das offizielle Docker-Image von BookStack. Das Konto admin@admin.com ist fest im Image integriert, daher muss der erste Schritt nach der Installation immer die Änderung dieses Passworts sein.

Kann ich den Zugriff auf ein bestimmtes Buch nur für einen Teil des Teams beschränken? Ja, die Berechtigungen in BookStack kannst du nicht nur global über Rollen, sondern auch separat für jedes Regal, Buch, Kapitel oder jede Seite festlegen.

Wenn du Fragen zur Einrichtung von BookStack auf deiner eigenen Box oder zur Organisation deiner Firmen-Dokumentation hast, schreib uns, wir helfen dir bei der ersten Konfiguration.