Comment installer BookStack sur Saplo (base de connaissances d'entreprise)

Confluence pour une équipe d'une dizaine de personnes peut coûter plusieurs centaines d'euros par mois, et la licence est calculée en fonction du nombre d'utilisateurs. La facture augmente donc avec l'équipe, même si tu n'utilises qu'une fraction des fonctionnalités. BookStack est une base de connaissances open source qui n'essaie pas d'être à la fois Jira, un wiki et un outil de gestion de projet. Il fait une seule chose bien : organiser la Documentation dans une structure lisible et fournir un éditeur simple. Voici étape par étape comment installer BookStack sur Saplo.

Pourquoi BookStack au lieu de Confluence

Confluence a deux caractéristiques qui gênent le plus les petites équipes et les agences:

• licence basée sur le nombre d'utilisateurs - plus il y a de personnes qui ont accès à la documentation, plus la facture est élevée chaque mois, quelle que soit la fréquence d'utilisation réelle,
• interface étendue avec des fonctions que la plupart des entreprises n'utiliseront jamais - intégrations Jira, macros, modèles d'entreprise, alors que le besoin réel est souvent une simple liste de procédures et d'instructions.

BookStack organise le contenu dans une hiérarchie simple : une étagère regroupe des livres, un livre est divisé en chapitres, un chapitre en pages. Une telle structure impose l'ordre d'elle-même, de sorte que la documentation ne se transforme pas avec le temps en une collection aléatoire de sous-pages sans logique, ce qui est un problème fréquent avec les wikis ordinaires.

Exigences

Pour installer BookStack sur Saplo, tu as besoin de ce qui suit :

• Une Box avec Docker en cours d'exécution (le moteur l'active automatiquement lors de l'installation depuis le catalogue ; l'imbrication dans un conteneur est requise, ce que Saplo propose par défaut),
• Un minimum de 512 Mo de RAM libre sur la Box et 2 Go d'espace disque, ce qui est déjà inclus dans le plan Box S,
• Un domaine ou sous-domaine *.saploapp.pl inclus dans chaque plan, où sera hébergée la base de connaissances,
• Une base de données MySQL : le moteur la crée automatiquement sur la base de données partagée de Saplo et injecte lui-même les informations de connexion dans le conteneur, tu n'as rien à configurer manuellement.

Installation étape par étape

1. Dans le Panneau Saplo, va dans le Catalogue d'applications et choisis BookStack (catégorie "Entreprise").
2. Indique la Box avec un minimum de 512 Mo de RAM disponible sur laquelle BookStack doit être installé, ainsi que le domaine ou le sous-domaine sous lequel la base de connaissances fonctionnera.
3. Confirme l'installation. Le moteur crée une base de données MySQL, lance un conteneur Docker avec l'image officielle lscr.io/linuxserver/bookstack, l'expose uniquement sur la boucle locale de la Box et le connecte à Nginx, qui le sert sous le domaine indiqué avec un certificat SSL gratuit. Seul le port 443 est exposé à l'extérieur, pas le port brut du conteneur.
4. Le moteur attend que le conteneur démarre réellement et le vérifie après la fin de docker compose up, car le succès de la commande elle-même ne signifie pas que le processus à l'intérieur ne s'est pas effondré un instant plus tard.
5. Une fois l'installation terminée, la base de connaissances est accessible sous le domaine indiqué.

Première configuration

L'image de BookStack a un compte administrateur par défaut intégré, donc, contrairement à WordPress ou Ghost, tu ne passeras pas par un assistant de création de compte lors de ta première connexion.

1. Rends-toi à l'adresse du domaine, par exemple wiedza.saploapp.pl, et connecte-toi avec les identifiants par défaut admin@admin.com / password.
2. Immédiatement après la connexion, change le mot de passe de l'administrateur dans les Paramètres du compte. Les identifiants par défaut sont connus publiquement, les laisser même quelques minutes est une porte ouverte.
3. Crée ta première Étagère (Shelf), par exemple "Procédures d'entreprise", et à l'intérieur de celle-ci ton premier Livre (Book), par exemple "Intégration des employés".
4. À l'intérieur du livre, ajoute des Chapitres et des Pages avec du contenu. L'éditeur fonctionne en mode WYSIWYG ou Markdown, tu peux le basculer dans les paramètres de la page.
5. Dans Paramètres → Utilisateurs et rôles, ajoute d'autres membres de l'équipe et attribue-leur un rôle : visionneur, éditeur ou administrateur. Les permissions peuvent aussi être définies séparément pour une seule étagère ou un seul livre.

BookStack sur Saplo vs Confluence

Questions fréquentes

Est-ce que BookStack a une limite sur le nombre d'utilisateurs ou de pages ? Non, le nombre de comptes et de documents est limité uniquement par les ressources de la Box, pas par la licence, donc ajouter une personne supplémentaire à l'équipe ne coûte rien.

Faut-il créer une base de données séparée avant l'installation ? Non, le moteur Saplo crée automatiquement une base de données MySQL et injecte lui-même les données de connexion dans le conteneur. Tu n'as besoin d'aucune configuration externe pour l'installation elle-même.

Est-il possible de migrer la documentation existante de Confluence vers BookStack ? BookStack ne dispose pas d'un importateur prêt à l'emploi depuis Confluence, mais il prend en charge l'importation de pages individuelles à partir de fichiers HTML et Markdown. La migration d'une base de données plus importante nécessite donc une exportation manuelle et un copier-coller du contenu.

Pourquoi la première connexion se fait-elle avec un compte par défaut et non via un assistant ? C'est ainsi que fonctionne l'image Docker officielle de BookStack. Le compte admin@admin.com est intégré en dur dans l'image, c'est pourquoi la première étape après l'installation doit toujours être de changer ce mot de passe.

Puis-je limiter l'accès à un livre sélectionné à une partie de l'équipe seulement ? Oui, tu peux définir les autorisations dans BookStack non seulement globalement via les rôles, mais aussi séparément pour chaque étagère, livre, chapitre ou page.

Si tu as des questions lors de l'installation de BookStack sur ta propre Box ou de l'organisation de la documentation de ton entreprise, écris-nous, nous t'aiderons avec la première configuration.