Come installare BookStack su Saplo (base di conoscenza aziendale)

Confluence per un team di una dozzina di persone può costare diverse centinaia di euro al mese, e la licenza è basata sul numero di utenti, quindi la fattura cresce con il team, anche se utilizzi solo una frazione delle funzionalità. BookStack è una base di conoscenza open source che non cerca di essere contemporaneamente Jira, wiki e strumento di gestione progetti, ma fa bene una cosa: organizza la documentazione in una struttura leggibile e offre un editor semplice. Di seguito, passo dopo passo, come installare BookStack su Saplo.

Perché BookStack invece di Confluence

Confluence ha due caratteristiche che sono particolarmente problematiche per i team e le agenzie più piccole:

• licenza basata sul numero di utenti - più persone hanno accesso alla documentazione, più alto sarà il conto mensile, indipendentemente dalla frequenza con cui la utilizzano effettivamente,
• un'interfaccia complessa con funzionalità che la maggior parte delle aziende non userà mai - integrazioni con Jira, macro, modelli aziendali, mentre la necessità reale è spesso un semplice elenco di procedure e istruzioni.

BookStack organizza i contenuti in una gerarchia semplice: uno scaffale raggruppa i libri, un libro si divide in capitoli, e un capitolo in pagine. Questa struttura impone l'ordine da sé, quindi la documentazione non si trasforma nel tempo in una raccolta casuale di sottopagine senza logica, il che è un problema comune con i wiki tradizionali.

Requisiti

Per installare BookStack su Saplo, hai bisogno di:

• Un Box con Docker avviato (il motore lo abilita automaticamente all'installazione dal catalogo, è richiesto il nesting nel container, che Saplo ha per impostazione predefinita),
• Minimo 512 MB di RAM liberi sul Box e 2 GB di spazio su disco, cosa che rientra già nel piano Box S (27 € all'anno),
• Un Dominio o sottodominio *.saploapp.pl incluso in ogni piano, dove sarà ospitata la base di conoscenza,
• Un database MySQL: il motore lo crea automaticamente sul database condiviso di Saplo e inietta autonomamente i dati di connessione nel container, senza che tu debba configurare nulla manualmente.

Installazione passo dopo passo

1. Nel Pannello Saplo, vai su Catalogo delle applicazioni e seleziona BookStack (categoria "Business").
2. Indica il Box con un minimo di 512 MB di RAM libera, sul quale installare BookStack, e il Dominio o sottodominio dove sarà operativa la base di conoscenza.
3. Conferma l'installazione. Il motore crea un database MySQL, installa un container Docker con l'immagine ufficiale lscr.io/linuxserver/bookstack, lo espone esclusivamente sul loopback del Box e lo collega a nginx, che lo serve sul Dominio indicato con SSL gratuito. All'esterno viene esposta solo la porta 443, non la porta raw del container.
4. Il motore attende che il container si avvii effettivamente e lo verifica al termine di docker compose up, poiché il successo del comando non significa che il processo interno non si sia interrotto poco dopo.
5. Al termine dell'installazione, la base di conoscenza è disponibile al Dominio indicato.

Prima configurazione

L'immagine di BookStack ha un account amministratore predefinito integrato, quindi, a differenza di WordPress o Ghost, non si passa attraverso una procedura guidata di configurazione dell'account al primo accesso.

1. Vai all'indirizzo del dominio, ad esempio wiedza.saploapp.pl, e accedi con le credenziali predefinite admin@admin.com / password.
2. Immediatamente dopo aver effettuato l'accesso, cambia la password dell'amministratore in Impostazioni account, le credenziali di accesso predefinite sono note pubblicamente, quindi lasciarle anche solo per pochi minuti è come lasciare la porta aperta.
3. Crea la prima Scaffale (Shelf), ad esempio "Procedure aziendali", e al suo interno il primo Libro (Book), ad esempio "Onboarding dipendente".
4. All'interno del libro, aggiungi Capitoli (Chapters) e Pagine (Pages) con il contenuto; l'editor funziona in modalità WYSIWYG o Markdown, puoi cambiarla nelle impostazioni della pagina.
5. In Impostazioni → Utenti e ruoli aggiungi altre persone del team e assegna loro un ruolo: visualizzatore, editor o amministratore; i permessi possono anche essere impostati separatamente per un singolo scaffale o libro.

BookStack su Saplo contro Confluence

Domande frequenti

BookStack ha un limite al numero di utenti o pagine? No, il numero di account e documenti è limitato solo dalle risorse del Box, non dalla licenza, quindi aggiungere un'altra persona al team non costa nulla.

È necessario creare un database separato prima dell'installazione? No, il motore Saplo crea automaticamente un database MySQL e inserisce autonomamente i dati di connessione nel container; per l'installazione stessa non è necessaria alcuna configurazione esterna.

È possibile migrare la documentazione esistente da Confluence a BookStack? BookStack non ha un importatore predefinito per Confluence, ma supporta l'importazione di singole pagine da file HTML e Markdown, quindi il trasferimento di un database più grande richiede l'esportazione manuale e l'incollaggio del contenuto.

Perché il primo accesso avviene tramite l'account predefinito e non tramite un wizard? È così che funziona l'immagine Docker ufficiale di BookStack, l'account admin@admin.com è hardcoded nell'immagine, quindi il primo passo dopo l'installazione deve sempre essere la modifica di questa password.

Posso limitare l'accesso a un libro selezionato solo a una parte del team? Sì, in BookStack puoi impostare i permessi non solo globalmente tramite ruoli, ma anche separatamente per ogni scaffale, libro, capitolo o pagina.

Se hai domande sull'installazione di BookStack sul tuo Box o sull'organizzazione della documentazione aziendale, scrivici, ti aiuteremo con la configurazione iniziale.