Cómo instalar BookStack en Saplo (base de conocimientos para empresas)

Confluence para un equipo de una docena de personas puede costar varios cientos de euros al mes, y la licencia se calcula por el número de usuarios, por lo que la factura crece con el equipo, incluso si solo usas una fracción de las funciones. BookStack es una base de conocimientos de código abierto que no intenta ser Jira, wiki y herramienta de gestión de proyectos a la vez, sino que hace una cosa bien: organiza la documentación en una estructura legible y ofrece un editor sencillo. A continuación, te mostramos paso a paso cómo instalar BookStack en Saplo.

Por qué BookStack en lugar de Confluence

Confluence tiene dos características que más afectan a los equipos y agencias más pequeños:

• licencia basada en el número de usuarios: cuantos más usuarios tengan acceso a la documentación, mayor será la factura mensual, independientemente de la frecuencia con la que la utilicen realmente.
• interfaz compleja con funciones que la mayoría de las empresas nunca utilizarán: integraciones con Jira, macros, plantillas corporativas, cuando la necesidad real suele ser una simple lista de procedimientos e instrucciones.

BookStack organiza el contenido en una jerarquía sencilla: una estantería agrupa libros, un libro se divide en capítulos y un capítulo en páginas. Esta estructura por sí misma impone orden, por lo que la documentación no se convierte con el tiempo en una colección aleatoria de subpáginas sin lógica alguna, lo que es un problema común con las wikis ordinarias.

Requisitos

Para instalar BookStack en Saplo, necesitas:

• Un Box con Docker en ejecución (el motor lo habilita automáticamente al instalar desde el catálogo, se requiere anidamiento en el contenedor, algo que Saplo tiene por defecto).
• Un mínimo de 512 MB de RAM libre en el Box y 2 GB de espacio en disco, lo cual ya se incluye en el plan Box S.
• Un dominio o subdominio *.saploapp.pl, incluido en el precio de cada plan, donde se alojará la base de conocimientos.
• Una base de datos MySQL; el motor la crea automáticamente en la base de datos compartida de Saplo e inyecta los datos de conexión al contenedor, no necesitas configurar nada manualmente.

Instalación paso a paso

1. En el panel de Saplo, ve a Catálogo de aplicaciones y elige BookStack (categoría "Negocios").
2. Indica el Box con un mínimo de 512 MB de RAM libre donde se instalará BookStack, y el dominio o subdominio bajo el cual operará la base de conocimientos.
3. Confirma la instalación. El motor crea una base de datos MySQL, instala un contenedor Docker con la imagen oficial lscr.io/linuxserver/bookstack, lo expone únicamente en el loopback del Box y lo conecta a Nginx, que lo sirve bajo el dominio especificado con SSL gratuito. Solo se expone el puerto 443 hacia el exterior, no el puerto raw del contenedor.
4. El motor espera a que el contenedor realmente arranque, y lo verifica después de que docker compose up termine, porque el éxito del comando en sí no significa que el proceso interno no haya fallado poco después.
5. Una vez finalizada la instalación, la base de conocimientos estará disponible bajo el dominio especificado.

Primera configuración

La imagen de BookStack tiene una cuenta de administrador predeterminada integrada, por lo que a diferencia de WordPress o Ghost, no pasarás por un asistente de configuración de cuenta la primera vez que inicies sesión.

1. Ve a la dirección de tu Dominio, por ejemplo wiedza.saploapp.pl, e inicia sesión con las credenciales predeterminadas admin@admin.com / password.
2. Inmediatamente después de iniciar sesión, cambia la contraseña de administrador en la Configuración de la cuenta. Los datos de inicio de sesión predeterminados son de dominio público, así que dejarlos incluso por unos minutos es una puerta abierta.
3. Crea tu primera Estantería (Shelf), por ejemplo "Procedimientos de la empresa", y dentro de ella, tu primer Libro (Book), por ejemplo "Onboarding de empleados".
4. Dentro del libro, añade Capítulos y Páginas con contenido. El editor funciona en modo WYSIWYG o Markdown, puedes cambiarlo en la configuración de la página.
5. En Configuración → Usuarios y roles, añade a otras personas del equipo y asígnales un rol: visualizador, editor o administrador. Los permisos también se pueden configurar individualmente para una sola estantería o libro.

BookStack en Saplo vs. Confluence

Preguntas frecuentes

¿BookStack tiene un límite de usuarios o páginas? No, el número de cuentas y documentos está limitado únicamente por los recursos de Box, no por la licencia, por lo que añadir otra persona al equipo no tiene ningún coste.

¿Es necesario crear una base de datos separada antes de la instalación? No, el motor de Saplo crea automáticamente una base de datos MySQL e inyecta los datos de conexión al contenedor. Para la instalación, no necesitas ninguna configuración externa.

¿Es posible migrar la documentación existente de Confluence a BookStack? BookStack no tiene un importador listo para usar desde Confluence, pero soporta la importación de páginas individuales desde archivos HTML y Markdown, por lo que la migración de una base de datos más grande requiere la exportación manual y el pegado del contenido.

¿Por qué el primer inicio de sesión se realiza con la cuenta predeterminada y no con el asistente? Así funciona la imagen oficial de Docker de BookStack, la cuenta admin@admin.com está integrada en la imagen de forma fija, por lo que el primer paso después de la instalación siempre debe ser cambiar esa contraseña.

¿Puedo restringir el acceso a un libro seleccionado solo a una parte del equipo? Sí, los permisos en BookStack se configuran no solo globalmente a través de roles, sino también por separado para cada estantería, libro, capítulo o página.

Si tienes preguntas al configurar BookStack en tu propio Box o al organizar la documentación de tu empresa, escríbenos, te ayudaremos con la configuración inicial.