Wie du Wiki.js auf Saplo installierst (Unternehmensdokumentation)

Anweisungen für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in Google Docs, Verfahren in Word-Dateien, die per E-Mail verschickt werden, Server-Passwörter in einem Notizbuch, das nur eine Person besitzt - jedes wachsende Unternehmen stößt früher oder später auf dieses Chaos. Wiki.js ist eine Open-Source-Wissensdatenbank mit Markdown- und WYSIWYG-Editor, Seitenversionierung und einer integrierten Suchmaschine, die du auf deiner eigenen Box hosten kannst, anstatt für ein weiteres Cloud-Konto zu bezahlen. Im Folgenden erfährst du Schritt für Schritt, wie du Wiki.js auf Saplo installierst.

Warum Wiki.js für die Unternehmensdokumentation

Dokumente, die auf Festplatten, E-Mails und privaten Notizbüchern verstreut sind, haben alle die gleichen Probleme: Es gibt keinen zentralen Ort, an dem ein neuer Mitarbeiter Anweisungen selbst finden kann, anstatt Kollegen zu fragen "Wo ist das?"; es gibt keine Änderungsverfolgung, denn eine Word-Datei, die mit einer zweiten Version überschrieben wurde, sagt nicht, wer wann und warum den Inhalt geändert hat; und es gibt keine sinnvolle Suchfunktion, denn in einem Stapel von Dateien auf der Festplatte sucht man nach dem Namen und nicht nach dem Inhalt des Dokuments. Wiki.js speichert alle Seiten an einem Ort, mit einer vollständigen Bearbeitungshistorie jeder Seite (man kann zu jeder Version zurückkehren) und einer Suchmaschine, die den Inhalt, nicht nur den Titel, durchsucht. Unternehmen, die dies als gehostete Version wünschen, zahlen für Confluence von Atlassian, wo eine Lizenz für ein kleines Team etwa 25 € pro Monat kosten kann, und das, bevor zusätzliche Kosten für Anhänge hinzukommen. Eine Wissensdatenbank mit Wiki.js läuft auf deiner eigenen Box, ohne zusätzliche Kontogebühren, ohne Begrenzung der Seitenanzahl und ohne monatliche Rechnung, die mit der Anzahl der Teammitglieder steigt.

Wiki.js oder BookStack, welches soll ich wählen?

Im App-Katalog von Saplo findest du neben Wiki.js auch BookStack. Beide Tools lösen dasselbe Problem, organisieren die Inhalte aber unterschiedlich. Wiki.js ermöglicht den Aufbau einer beliebigen Baumstruktur von Seiten und Unterseiten, was gut zu Unternehmen passt, die viele lose miteinander verbundene Themen haben: Verfahren, Richtlinien, Projektnotizen, technische Dokumentation. BookStack erzwingt eine rigidere Struktur aus Regal, Buch, Kapitel, Seite, was bequemer sein kann, wenn die Dokumentation eine bereits bekannte Gliederung hat, zum Beispiel ein separates Buch für jede Abteilung des Unternehmens. Wiki.js benötigt einen eigenen PostgreSQL-Container und mindestens 1 GB RAM, BookStack verwendet die gemeinsam genutzte MySQL-Datenbank von Saplo und startet bereits mit 512 MB RAM, sodass auf einer kleineren Box mehr Ressourcen für andere Anwendungen verbleiben. Wenn du dir unsicher bist, welches du wählen sollst, beginne mit Wiki.js, da die flexiblere Struktur leichter mit dem Unternehmen mitwachsen kann. BookStack eignet sich besser, wenn du von vornherein weißt, wie die Dokumentation aufgeteilt sein soll.

Anforderungen

Um Wiki.js auf Saplo zu installieren, benötigst du eine Box mit aktiviertem Docker (die Engine schaltet es bei der Installation aus dem Katalog automatisch ein, Container-Nesting ist erforderlich, was Saplo standardmäßig bietet), mindestens 1 GB RAM und 2 GB freien Speicherplatz auf der Box sowie eine Domain oder Subdomain *.saploapp.pl, die im Preis jedes Plans enthalten ist. Wiki.js verwendet, ähnlich wie Paperless-ngx oder Baserow, nicht die geteilte Saplo-Datenbank. Es benötigt PostgreSQL, daher erstellt das Rezept neben der Anwendung einen eigenen Datenbankcontainer, wodurch die Installation keine separate Datenbank aus dem Katalog oder manuelle Verbindungskonfiguration erfordert.

Schritt für Schritt Anleitung zur Installation

1. Gehe im Saplo-Panel zum App-Katalog und wähle Wiki.js (Kategorie "Business").
2. Wähle die Box, auf der es installiert werden soll, und die Domain oder Subdomain, unter der die Wissensdatenbank verfügbar sein wird.
3. Bestätige die Installation. Die Engine erstellt zwei Docker-Container: das offizielle Image ghcr.io/requarks/wiki und ein eigenes PostgreSQL für die Daten, und stellt dann das Panel unter der angegebenen Domain über nginx mit einem kostenlosen SSL-Zertifikat bereit.
4. Nach Abschluss der Installation antwortet die Domain mit dem Wiki.js-Ersteinrichtungsassistenten.

Erstmalige Einrichtung

Im Gegensatz zu Paperless-ngx oder Listmonk, wo das Administratorkonto bei der Installation automatisch generiert wird, funktioniert Wiki.js wie n8n. Du erstellst das Konto manuell im Einrichtungsassistenten, wenn du die Seite zum ersten Mal besuchst, und benötigst keine Passwortdatei im Anwendungsverzeichnis. Rufe die angegebene Domain auf. Der Assistent fragt dich nach der Administrator-E-Mail, einem Passwort und dem Seitennamen. Nach der Kontoerstellung gelangst du direkt in das Admin-Panel, wo du unter Administration -> Benutzer weitere Benutzer für dein Team hinzufügen kannst. Jeder Benutzer erhält einen eigenen Login, sodass immer sichtbar ist, wer eine bestimmte Seite zuletzt bearbeitet hat. Das unterscheidet Wiki.js von einem gemeinsamen Laufwerk, wo die Urheberschaft einer Änderung oft nur vermutet werden kann.

Seiten erstellen und organisieren

Du erstellst eine neue Seite über die Schaltfläche Neue Seite. Dabei wählst du entweder den Markdown- oder den WYSIWYG-Editor (einen visuellen Editor, der keine Syntaxkenntnisse erfordert). Du kannst jederzeit zwischen diesen wechseln, ohne Inhalte zu verlieren. Die Seiten ordnest du in einer Verzeichnisstruktur an, zum Beispiel „Implementierung“, „Prozeduren“, „Zugänge“. So spiegelt die Dokumentationsstruktur die Unternehmensstruktur wider, anstatt nur eine flache Liste von Titeln zu sein. Jede Seitenänderung wird in der Versionshistorie gespeichert. Im Tab Historie siehst du alle früheren Inhalte und kannst mit einem Klick zu jeder Version zurückkehren, was nützlich ist, wenn jemand versehentlich einen Teil einer Prozedur überschreibt. Die Suchleiste oben durchsucht den Inhalt aller Seiten, nicht nur die Titel. So reicht ein Satzfragment, um die richtige Anleitung zu finden, selbst wenn du den genauen Namen der Seite vergessen hast.

Berechtigungen und Teamwork

Nicht jede Seite sollte für das gesamte Unternehmen sichtbar sein, deshalb ermöglicht Wiki.js die Zuweisung von Berechtigungen auf zwei Ebenen: Benutzergruppen und einzelnen Seiten. Im Abschnitt Administration -> Gruppen legst du Gruppen an, die Abteilungen entsprechen, zum Beispiel „Geschäftsführung“, „Technik“, „Vertrieb“, und weist ihnen Berechtigungen zum Lesen, Bearbeiten oder Verwalten bestimmter Zweige des Seitenbaums zu. Dadurch sind Serverpasswörter nur für die Technikabteilung sichtbar und die Urlaubspolitik ist für alle zugänglich, ohne dass zwei separate Systeme gepflegt werden müssen. Das Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters reduziert sich auf die Erstellung eines Kontos und die Zuweisung zur richtigen Gruppe, anstatt manuell Links zu Dateien zu versenden, die auf gemeinsamen Laufwerken verstreut sind.

Backups und Export von Inhalten

Wiki.js speichert Daten in einem PostgreSQL-Container, daher funktioniert das Backup genau wie bei jeder anderen Anwendung auf Saplo: Es umfasst Dateien und Datenbank gemeinsam. Auf den Plänen Box L und höher wird täglich automatisch ein Backup erstellt, während auf Box S und Box M das Backup als kostenpflichtiges Add-on verfügbar ist. Ein manuelles Backup kannst du jederzeit im Panel unter dem Abschnitt Backups erstellen, unabhängig von der Automatik, zum Beispiel direkt vor einer größeren Reorganisation der Seitenstruktur. Die Wiederherstellung aus einem Backup setzt die Anwendung auf den Zustand zum Zeitpunkt der Erstellung des Backups zurück. Dies solltest du beachten, bevor du riskante Änderungen an deiner produktiven Wissensdatenbank testest. Zusätzlich ermöglicht Wiki.js den Export einzelner Seiten als Markdown-Dateien direkt aus dem Editor, sodass du Dokumentationsfragmente ohne ein vollständiges Backup der gesamten Anwendung extern speichern kannst.

Wiki.js auf Saplo vs. Dateien, die auf Festplatten verstreut sind

Häufig gestellte Fragen

Hat Wiki.js einen WYSIWYG-Editor oder muss man Markdown beherrschen? Beides. Bei jeder neuen Seite wählst du entweder den Markdown-Editor oder den visuellen WYSIWYG-Editor, ohne die Syntax kennen zu müssen. Du kannst auch während des Schreibens derselben Seite zwischen ihnen wechseln.

Woher bekomme ich nach der Installation die Zugangsdaten? Du erstellst das Administratorkonto selbst im Assistenten, wenn du zum ersten Mal die Domain aufrufst. Wiki.js generiert kein Standardpasswort wie Paperless-ngx.

Gibt es eine Änderungshistorie für die Seiten? Ja, jede Bearbeitung wird in der Versionshistorie der Seite gespeichert, mit der Möglichkeit, jede frühere Version anzuzeigen und wiederherzustellen.

Kann ich den Zugriff auf ausgewählte Seiten einschränken? Ja, Wiki.js ermöglicht die Vergabe von Berechtigungen auf Gruppen- und Einzelseitenebene, sodass beispielsweise nur die technische Abteilung Zugriffe auf Server sehen kann.

Was ist der Unterschied zwischen Wiki.js und BookStack? Wiki.js bietet einen freien Seitenbaum und erfordert ein eigenes PostgreSQL. BookStack erzwingt eine Regal/Buch/Kapitel-Struktur und verwendet die gemeinsam genutzte MySQL-Datenbank von Saplo, sodass es auf einer kleineren Box startet. Beide sind nebeneinander im App-Katalog zu finden.

Kann ich Wiki.js und eine andere Anwendung auf einer Box haben? Ja, jeder Plan hat eine unbegrenzte Anzahl von Anwendungen. Die einzige Einschränkung sind der RAM und der Speicherplatz der Box.

Wenn du Fragen zur Einrichtung von Wiki.js auf deiner eigenen Box oder zur Organisation der Teamdokumentation hast, schreibe uns. Wir helfen dir gerne bei der ersten Konfiguration.