Cómo instalar Wiki.js en Saplo (documentación de empresa)

Instrucciones para la incorporación de nuevos empleados en Google Docs, procedimientos en archivos de Word enviados por correo electrónico, contraseñas de servidores en un bloc de notas que solo tiene una persona... cada empresa en crecimiento, tarde o temprano, se encuentra con este caos. Wiki.js es una base de conocimientos de código abierto con un editor de Markdown y WYSIWYG, versionado de páginas y un motor de búsqueda integrado, que puedes alojar en tu propio Box en lugar de pagar por otra cuenta en la nube. A continuación, te explicamos paso a paso cómo instalar Wiki.js en Saplo.

¿Por qué Wiki.js para la documentación de tu empresa?

Los documentos dispersos en discos, correos electrónicos y notas privadas comparten el mismo conjunto de problemas: no hay un lugar único donde un nuevo empleado pueda encontrar las instrucciones por sí mismo, en lugar de preguntar a sus compañeros "¿dónde está?"; no hay historial de cambios, porque un archivo de Word sobrescrito por una segunda versión no dice quién, cuándo o por qué se cambió el contenido; y cero búsquedas significativas, porque en un montón de archivos en el disco, buscas por nombre, no por el contenido del documento. Wiki.js guarda todas las páginas en un solo lugar, con un historial completo de ediciones de cada página (puedes revertir a cualquier versión) y un motor de búsqueda que funciona por contenido, no solo por título. Las empresas que quieren lo mismo en una versión alojada pagan por Confluence de Atlassian, donde una licencia para un equipo pequeño puede costar alrededor de 25 € al mes, y eso antes de que añadas espacio adicional para los archivos adjuntos. La base de conocimientos en Wiki.js está en tu propio Box, sin coste por una cuenta adicional, sin límite en el número de páginas y sin una factura mensual que aumente con el número de personas en tu equipo.

Wiki.js o BookStack, ¿cuál elegir?

En el catálogo de aplicaciones de Saplo, junto a Wiki.js, también está BookStack, y ambas herramientas resuelven el mismo problema, pero organizan el contenido de manera diferente. Wiki.js permite construir cualquier árbol de páginas y subpáginas, por lo que se adapta bien a empresas con muchos temas poco relacionados: procedimientos, políticas, notas de proyectos, documentación técnica. BookStack impone una estructura más rígida de Estante, Libro, Capítulo, Página, lo que puede ser más conveniente cuando la documentación tiene una división preestablecida, por ejemplo, un libro separado para cada departamento de la empresa. Wiki.js requiere su propio contenedor PostgreSQL y un mínimo de 1 GB de RAM, mientras que BookStack utiliza la base de datos MySQL compartida de Saplo y arranca con tan solo 512 MB de RAM, por lo que en un Box más pequeño quedan más recursos para otras aplicaciones. Si no estás seguro de cuál elegir, empieza con Wiki.js, ya que su estructura más libre crece más fácilmente con la empresa, y BookStack funcionará mejor cuando sepas de antemano cómo debe ser la división de la documentación.

Requisitos

Para instalar Wiki.js en Saplo, necesitas un Box con Docker habilitado (el motor lo activa automáticamente al instalar desde el catálogo, se requiere anidamiento en el contenedor, lo cual Saplo tiene por defecto), un mínimo de 1 GB de RAM y 2 GB de espacio libre en disco en el Box, y un dominio o subdominio *.saploapp.pl, que está incluido en el precio de cada plan. Wiki.js, al igual que Paperless-ngx o Baserow, no utiliza la base de datos compartida de Saplo. Requiere PostgreSQL, por lo que la receta instala un contenedor de base de datos propio junto a la aplicación, lo que significa que la instalación no requiere ninguna base de datos separada del catálogo ni configuración manual de la conexión.

Instalación paso a paso

1. En el panel de Saplo, ve a Catálogo de aplicaciones y selecciona Wiki.js (categoría "Negocios").
2. Indica el Box donde se instalará y el dominio o subdominio bajo el cual estará disponible la base de conocimientos.
3. Confirma la instalación. El motor crea dos contenedores Docker: la imagen oficial ghcr.io/requarks/wiki y un PostgreSQL propio para los datos, y luego expone el panel bajo el dominio indicado a través de nginx con un certificado SSL gratuito.
4. Una vez completada, el dominio responderá con el asistente de primera ejecución de Wiki.js.

Primer inicio

A diferencia de Paperless-ngx o Listmonk, donde la cuenta de administrador se genera automáticamente durante la instalación, Wiki.js funciona igual que n8n: creas la cuenta manualmente en el asistente la primera vez que accedes a la página, sin un archivo de contraseña en el directorio de la aplicación. Accede al dominio indicado, el asistente te pedirá el correo electrónico del administrador, la contraseña y el nombre del sitio. Después de crear la cuenta, accederás directamente al panel de administración, donde podrás añadir más usuarios para el resto del equipo en la sección Administración -> Usuarios. Cada usuario tiene su propio inicio de sesión, por lo que siempre se puede ver quién fue el último en editar una página determinada, lo que diferencia a Wiki.js de un disco compartido, donde la autoría del cambio hay que adivinarla.

Escritura y organización de páginas

Creas una página nueva con el botón Nueva página, eligiendo el editor Markdown o el WYSIWYG, que es un editor visual sin necesidad de conocer la sintaxis, y puedes cambiar entre ellos en cualquier momento sin perder contenido. Puedes organizar las páginas en una estructura de árbol de directorios, por ejemplo, "Implementación", "Procedimientos", "Accesos", para que la estructura de la documentación refleje la estructura de la empresa en lugar de ser una lista plana de títulos. Cada cambio en una página se guarda en el historial de versiones, en la pestaña Historial puedes ver todo el contenido anterior y revertir a cualquiera de ellos con un solo clic, lo cual es útil si alguien sobrescribe accidentalmente parte de un procedimiento. El buscador en la barra superior busca en el contenido de todas las páginas, no solo en los títulos, por lo que un fragmento de una frase es suficiente para encontrar la instrucción correcta, incluso si no recuerdas cómo se llamó exactamente la página.

Permisos y trabajo en equipo

No todas las páginas deben ser visibles para toda la empresa, por lo que Wiki.js permite asignar permisos en dos niveles: grupos de usuarios y páginas individuales. En la sección Administración -> Grupos puedes crear grupos que correspondan a los departamentos, por ejemplo, "Junta Directiva", "Departamento Técnico", "Comerciales", y asignarles permisos de lectura, edición o gestión de ramas específicas del árbol de páginas. Gracias a esto, solo el departamento técnico puede ver las contraseñas de los servidores, y la política de vacaciones está abierta para todos, sin necesidad de mantener dos sistemas separados. Añadir un nuevo empleado se reduce a crear una cuenta y asignarla al grupo adecuado, en lugar de enviar manualmente enlaces a archivos dispersos en unidades compartidas.

Copias de seguridad y exportación de contenido

Wiki.js almacena los datos en un contenedor PostgreSQL, por lo que la copia de seguridad funciona exactamente igual que para cualquier otra aplicación en Saplo, incluyendo archivos y la base de datos. En los planes Box L y superiores, la copia de seguridad se crea automáticamente cada día, y en Box S y M, la copia de seguridad está disponible como un complemento de pago. Puedes hacer una copia de seguridad manual en cualquier momento en el panel, en la sección Copias de seguridad, independientemente de la automática, por ejemplo, justo antes de una reorganización importante de la estructura de las páginas. La restauración desde una copia de seguridad devuelve la aplicación al estado en el momento en que se realizó, lo que es importante recordar antes de probar cambios arriesgados en una base de conocimientos de producción. Además, Wiki.js permite exportar páginas individuales a archivos markdown desde el editor, por lo que se puede extraer un fragmento de documentación fuera del panel sin necesidad de hacer una copia de seguridad completa de toda la aplicación.

Wiki.js en Saplo vs. archivos dispersos en los discos duros

Preguntas frecuentes

¿Wiki.js tiene un editor WYSIWYG o hay que saber Markdown? Ambos. Con cada página nueva, eliges un editor Markdown o un editor visual WYSIWYG sin necesidad de conocer la sintaxis. También puedes cambiar entre ellos mientras escribes la misma página.

¿De dónde obtengo las credenciales de inicio de sesión después de la instalación? Creas la cuenta de administrador tú mismo en el asistente la primera vez que accedes al dominio. Wiki.js no genera una contraseña predeterminada como Paperless-ngx.

¿Las páginas tienen un historial de cambios? Sí, cada edición se guarda en el historial de versiones de la página, con la posibilidad de previsualizar y restaurar cualquier versión anterior.

¿Puedo restringir el acceso a páginas seleccionadas? Sí, Wiki.js permite asignar permisos a nivel de grupo y de página individual, por lo que, por ejemplo, solo el equipo técnico puede ver los accesos a los servidores.

¿En qué se diferencia Wiki.js de BookStack? Wiki.js ofrece un árbol de páginas flexible y requiere su propia base de datos PostgreSQL. BookStack impone una estructura de Estante/Libro/Capítulo y utiliza la base de datos MySQL compartida de Saplo, por lo que se inicia en un Box más pequeño. Ambos están disponibles en el Catálogo de aplicaciones.

¿Puedo tener Wiki.js y otra aplicación en el mismo Box? Sí, cada plan tiene un número ilimitado de aplicaciones; la única limitación es la RAM y el espacio en disco del Box.

Si tienes preguntas al configurar Wiki.js en tu propio Box o al organizar la documentación de tu equipo, escríbenos, te ayudaremos con la configuración inicial.