Comment installer Wiki.js sur Saplo (documentation d'entreprise)

Des instructions d'intégration de nouveaux employés dans Google Docs, des procédures dans des fichiers Word envoyés par e-mail, des mots de passe de serveur dans un bloc-notes que seule une personne possède... Toute entreprise en croissance finit tôt ou tard par se retrouver dans ce désordre. Wiki.js est une base de connaissances open source avec un éditeur Markdown et WYSIWYG, le versionnement des pages et un moteur de recherche intégré, que tu peux héberger sur ta propre Box au lieu de payer pour un autre compte cloud. Voici, étape par étape, comment installer Wiki.js sur Saplo.

Pourquoi choisir Wiki.js pour la documentation d'entreprise

Les documents éparpillés sur les disques, les e-mails et les carnets de notes privés présentent tous les mêmes problèmes : il n'y a pas d'endroit unique où un nouvel employé peut trouver des instructions par lui-même, au lieu de demander à ses collègues « où est-ce ? » ; pas d'historique des modifications, car un fichier Word écrasé par une deuxième version ne dit pas qui a modifié le contenu, quand ni pourquoi ; et aucune recherche significative, car dans une pile de fichiers sur le disque, vous recherchez par nom et non par le contenu du document. Wiki.js conserve toutes les pages au même endroit, avec un historique complet des modifications de chaque page (vous pouvez revenir à n'importe quelle version) et un moteur de recherche qui fonctionne sur le contenu, pas seulement sur le titre. Les entreprises qui veulent la même chose en version hébergée paient pour Confluence d'Atlassian, où une licence pour une petite équipe peut coûter environ 25 € par mois, et ce avant même d'ajouter de l'espace supplémentaire pour les pièces jointes. La base de connaissances sur Wiki.js se trouve sur ta propre Box, sans frais de compte supplémentaires, sans limite sur le nombre de pages et sans facture mensuelle qui augmente avec le nombre de personnes dans l'équipe.

Wiki.js ou BookStack, lequel choisir ?

Dans le catalogue d'applications Saplo, BookStack se trouve aux côtés de Wiki.js. Les deux outils résolvent le même problème, mais organisent le contenu différemment. Wiki.js te permet de construire un arbre de pages et de sous-pages de manière flexible, ce qui le rend idéal pour les entreprises ayant de nombreux sujets faiblement liés : procédures, politiques, notes de projet, documentation technique. BookStack impose une structure plus rigide (Étagère, Livre, Chapitre, Page), ce qui peut être plus pratique lorsque la documentation a une division prédéfinie, par exemple, un livre séparé pour chaque département de l'entreprise. Wiki.js nécessite son propre conteneur PostgreSQL et un minimum de 1 Go de RAM, tandis que BookStack utilise la base de données MySQL partagée de Saplo et fonctionne avec seulement 512 Mo de RAM. Cela signifie qu'avec une Box plus petite, il reste plus de ressources pour d'autres applications. Si tu n'es pas sûr de ton choix, commence par Wiki.js, car sa structure plus libre est plus facile à faire évoluer avec l'entreprise. BookStack sera plus adapté si tu sais déjà comment la documentation doit être divisée.

Exigences

Pour installer Wiki.js sur Saplo, tu auras besoin d'une Box avec Docker activé (le moteur l'active automatiquement lors de l'installation depuis le catalogue, l'imbrication est requise dans le conteneur, ce que Saplo a par défaut), un minimum de 1 Go de RAM et 2 Go d'espace disque libre sur la Box, ainsi qu'un domaine ou un sous-domaine *.saploapp.pl, qui est inclus dans le prix de chaque plan. Wiki.js, tout comme Paperless-ngx ou Baserow, n'utilise pas la base de données partagée de Saplo. Il nécessite PostgreSQL, la recette installe donc son propre conteneur de base de données à côté de l'application, ce qui ne nécessite aucune base de données séparée du catalogue ni de configuration manuelle de la connexion.

Installation étape par étape

1. Dans le Panneau Saplo, va dans le Catalogue d'applications et choisis Wiki.js (catégorie "Business").
2. Indique la Box sur laquelle elle doit être installée, et le Domaine ou sous-domaine sous lequel la base de connaissances sera disponible.
3. Valide l'installation. Le moteur configure deux conteneurs Docker : l'image officielle ghcr.io/requarks/wiki et son propre PostgreSQL pour les données, puis expose le panneau sous le Domaine spécifié via nginx avec un certificat SSL gratuit.
4. Une fois l'installation terminée, le Domaine répond avec l'assistant de première exécution de Wiki.js.

Premier lancement

Contrairement à Paperless-ngx ou Listmonk, où le compte administrateur est généré automatiquement lors de l'installation, Wiki.js fonctionne de la même manière que n8n : tu crées le compte manuellement dans l'assistant lors de ta première visite sur le site, sans fichier de mot de passe dans le répertoire de l'application. Rends-toi sur le domaine indiqué, l'assistant te demandera l'e-mail de l'administrateur, un mot de passe et le nom du site. Après avoir créé ton compte, tu seras directement dirigé vers le panneau d'administration, où tu pourras ajouter d'autres utilisateurs pour le reste de l'équipe dans la section Administration -> Utilisateurs. Chaque utilisateur reçoit son propre identifiant, de sorte que tu peux toujours voir qui a modifié une page donnée en dernier, ce qui distingue Wiki.js d'un disque partagé où l'auteur d'un changement doit être deviné.

Rédaction et organisation de pages

Tu peux créer une nouvelle page en cliquant sur le bouton Nouvelle page, en choisissant un éditeur Markdown ou un éditeur WYSIWYG (un éditeur visuel sans connaissance de syntaxe). Tu peux passer de l'un à l'autre à tout moment sans perdre de contenu. Tu peux organiser tes pages dans une arborescence de répertoires, par exemple "Déploiement", "Procédures", "Accès", de sorte que la structure de la documentation reflète la structure de ton entreprise au lieu d'être une liste plate de titres. Chaque modification de page est enregistrée dans l'historique des versions, et l'onglet Historique te permet de voir tout le contenu précédent et de revenir à n'importe quelle version en un seul clic, ce qui est utile si quelqu'un écrase accidentellement une partie d'une procédure. Le moteur de recherche dans la barre supérieure recherche le contenu de toutes les pages, pas seulement les titres, de sorte qu'un fragment de phrase suffit pour trouver la bonne instruction, même si tu ne te souviens pas du nom exact de la page.

Autorisations et travail d'équipe

Chaque page ne doit pas être visible par toute l'entreprise. C'est pourquoi Wiki.js permet d'accorder des autorisations à deux niveaux : les groupes d'utilisateurs et les pages individuelles. Dans la section Administration -> Groupes, tu peux créer des groupes correspondant aux départements, par exemple "Direction", "Département technique", "Commerciaux", et leur attribuer des autorisations de lecture, d'édition ou de gestion pour des branches spécifiques de l'arborescence des pages. Ainsi, seuls le département technique peut consulter les mots de passe des serveurs, tandis que la politique de congés est ouverte à tous, sans avoir à gérer deux systèmes distincts. L'ajout d'un nouvel employé se résume à créer un compte et à l'attribuer au groupe approprié, au lieu de devoir envoyer manuellement des liens vers des fichiers dispersés sur des disques partagés.

Sauvegardes et exportation de contenu

Wiki.js stocke les données dans un conteneur PostgreSQL, la sauvegarde fonctionne donc exactement comme pour toute autre application sur Saplo, elle comprend les fichiers et la base de données ensemble. Sur les plans Box L et supérieurs, la sauvegarde est créée automatiquement tous les jours, et sur Box S et M, la sauvegarde est disponible en tant que module complémentaire payant. Tu peux effectuer une sauvegarde manuelle à tout moment dans le panneau, dans la section Sauvegardes, indépendamment de la sauvegarde automatique, par exemple juste avant une réorganisation majeure de la structure des pages. La restauration à partir d'une sauvegarde ramène l'application à l'état du moment où elle a été effectuée, ce qu'il faut garder à l'esprit avant de tester des modifications risquées sur une base de connaissances en production. De plus, Wiki.js permet d'exporter des pages individuelles vers des fichiers Markdown depuis l'éditeur, de sorte que tu peux sortir un fragment de documentation du panneau sans effectuer une sauvegarde complète de toute l'application.

Wiki.js sur Saplo contre des fichiers éparpillés sur les disques

Questions fréquentes

Est-ce que Wiki.js a un éditeur WYSIWYG, ou faut-il connaître Markdown ? Les deux. Pour chaque nouvelle page, tu peux choisir un éditeur Markdown ou un éditeur visuel WYSIWYG sans connaissance de la syntaxe. Tu peux aussi basculer entre les deux pendant la rédaction de la même page.

Comment obtenir les identifiants de connexion après l'installation ? Tu crées toi-même le compte administrateur dans l'assistant lors de ta première visite sur le domaine. Wiki.js ne génère pas de mot de passe par défaut comme Paperless-ngx.

Les pages ont-elles un historique des modifications ? Oui, chaque modification est enregistrée dans l'historique des versions de la page, avec la possibilité de prévisualiser et de restaurer n'importe quelle version antérieure.

Puis-je restreindre l'accès à certaines pages ? Oui, Wiki.js permet d'attribuer des autorisations au niveau des groupes et des pages individuelles, de sorte que, par exemple, seuls les accès aux serveurs peuvent être visibles par le service technique.

En quoi Wiki.js est-il différent de BookStack ? Wiki.js offre une arborescence de pages libre et nécessite son propre PostgreSQL, tandis que BookStack impose une structure Étagère/Livre/Chapitre et utilise la base de données MySQL partagée de Saplo, ce qui lui permet de démarrer sur une Box plus petite. Les deux sont disponibles côte à côte dans le catalogue d'applications.

Puis-je avoir Wiki.js et une autre application sur la même Box ? Oui, chaque plan a un nombre illimité d'applications, la seule restriction étant la RAM et l'espace disque de la Box.

Si tu as des questions lors de l'installation de Wiki.js sur ta propre Box ou sur l'organisation de la documentation de ton équipe, écris-nous, nous t'aiderons avec la première configuration.