Wie du Invoice Ninja auf Saplo installierst (eigene Rechnungsstellung ohne Kundenlimit)

Wenn du Rechnungen an Kunden ausstellst und monatlich für FreshBooks oder Zoho Invoice bezahlst, stößt du früher oder später an ein Limit: die Anzahl der Kunden, die Anzahl der Rechnungen oder die Anzahl der Benutzer im Team. Überschreitest du dieses Limit, musst du auf einen teureren Plan wechseln. Invoice Ninja löst dies anders, denn es ist Open Source und du installierst es auf deinem eigenen Server. Du zahlst einmal für Box, und es gibt einfach keine Limits für Kunden, Rechnungen oder Kostenvoranschläge. Unten findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du Invoice Ninja auf Saplo einrichtest.

Für wen ist Invoice Ninja

Bevor du es installierst, überprüfe, ob dieses Tool zu deinen Anforderungen passt:

• Du stellst regelmäßig Rechnungen, Kostenvoranschläge oder Angebote für Kunden aus - Invoice Ninja unterstützt den gesamten Zyklus vom Angebot über die Rechnung bis hin zur Zahlungsverfolgung und Mahnungen.
• Du bist es leid, für jeden weiteren Kunden bei FreshBooks oder Zoho Invoice zu bezahlen - Invoice Ninja ist Open Source und hat keine vom Abonnement auferlegten Limits für Kunden, Rechnungen oder Benutzer.
• Es ist dir wichtig, dass deine Finanzdaten bei dir bleiben - Die Datenbank mit Rechnungen, Kunden und Zahlungen befindet sich auf deiner Box, nicht auf den Servern eines externen SaaS-Anbieters.
• Du benötigst ein Kundenportal für Online-Zahlungen - Invoice Ninja generiert einen Link, unter dem der Kunde die Rechnung einsehen und bezahlen kann, ohne ein Konto erstellen zu müssen.

Wenn du einen einfachen Generator für einzelne PDF-Rechnungen ohne Panel und Zahlungsverfolgung suchst, erledigt Invoice Ninja das auch, aber es ist ein Tool, das für einen kontinuierlichen Abrechnungszyklus konzipiert ist, nicht für ein einmaliges Dokument.

Anforderungen

Um Invoice Ninja bei Saplo zu installieren, benötigst du Folgendes:

• Eine Box im Tarif M oder höher, da das Rezept drei Docker-Container (Anwendung, Redis, eigener nginx) bereitstellt und mindestens 1,5 GB freien RAM benötigt.
• Mindestens 5 GB Festplattenspeicher.
• Eine Domain oder Subdomain *.saploapp.pl, die in jedem Tarif enthalten ist, unter der das Invoice Ninja Panel läuft.
• Eine separate Datenbank musst du NICHT manuell einrichten, die Engine erstellt sie automatisch in der gemeinsam genutzten MySQL-Datenbank von Saplo.
• Einen eigenen SMTP-Server, wenn du möchtest, dass Rechnungen tatsächlich per E-Mail an Kunden versendet werden, mehr dazu im Abschnitt zur Erstkonfiguration unten.

Schritt-für-Schritt-Installation

1. Gehe im Saplo-Panel zum App-Katalog und wähle Invoice Ninja (Kategorie "Business").
2. Wähle eine Box im Box M Plan oder höher mit mindestens 1,5 GB freiem RAM und eine Domain oder Subdomain, unter der das Panel eingerichtet werden soll.
3. Bestätige die Installation. Die Engine installiert Docker CE, falls es noch nicht auf der Box vorhanden ist, lädt das offizielle Image invoiceninja/invoiceninja-debian (ca. 2 GB, mit integriertem Chrome zur Generierung von PDF-Rechnungen) herunter und erstellt eine Datenbank im gemeinsam genutzten Saplo MySQL.
4. Neben der Anwendung startet die Engine einen eigenen Redis-Container für Cache, Warteschlange und Sessions sowie einen eigenen Nginx-Container, der statische Dateien bereitstellt und PHP-Traffic an die Anwendung weiterleitet. Der Nginx der Box proxyed dann nur noch zu diesem Container.
5. Der erste Start umfasst die Datenbankmigration, die Generierung von Rechnungs-Templates und die Erstellung eines Administratorkontos. Daher dauert die Installation länger als bei einfacheren Rezepturen, da die Engine wartet, bis der Container tatsächlich startet, anstatt nur den Startvorgang abzuschließen.
6. Unter der angegebenen Domain erscheint der Anmeldebildschirm von Invoice Ninja.

Erstmalige Anmeldung und Konfiguration

1. Rufe die Domain auf, die du bei der Installation angegeben hast.
2. Melde dich mit den Administrator-Zugangsdaten aus der Datei INVOICENINJA-SETUP.txt im Anwendungsverzeichnis an. Die Adresse ist admin@<deine-domain>, das Passwort wurde bei der Installation zufällig generiert.
3. Ändere das Passwort sofort unter Einstellungen -> Konto und Passwort.
4. Standardmäßig speichert Invoice Ninja gesendete E-Mails nur im Protokoll, versendet sie aber nicht wirklich. Wenn du also möchtest, dass Rechnungen und Zahlungserinnerungen bei deinen Kunden ankommen, konfiguriere deinen eigenen SMTP-Server unter Einstellungen -> E-Mail-Einstellungen.
5. Ergänze die Unternehmensdaten, das Logo und die Rechnungsnummerierung unter Einstellungen -> Unternehmenseinstellungen, bevor du das erste Dokument ausstellst.

Invoice Ninja auf Saplo vs. Alternativen

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine Begrenzung der Anzahl von Kunden oder Rechnungen? Nein. Invoice Ninja auf Saplo begrenzt weder Kunden, Rechnungen, Kostenvoranschläge noch Benutzer. Du bezahlst nur für die Box, auf der es läuft.

Werden Rechnungen automatisch per E-Mail an Kunden versendet? Standardmäßig nicht. Die Installation speichert versendete E-Mails im Log anstatt sie tatsächlich zu versenden. Damit Rechnungen und Erinnerungen tatsächlich in den Posteingängen der Kunden ankommen, konfiguriere deinen eigenen SMTP-Server unter Einstellungen -> E-Mail-Einstellungen nach dem ersten Login.

Welche Datenbank verwendet Invoice Ninja? Die gemeinsam genutzte MySQL-Datenbank von Saplo. Die Engine legt sie bei der Installation automatisch an, du musst keine eigene aufsetzen.

Kann ich Rechnungen im PDF-Format generieren? Ja, das offizielle Docker-Image enthält einen eingebauten Chrome-Browser, der Rechnungsvorlagen ohne zusätzliche Konfiguration in PDF rendert.

Warum erfordert die Installation einen Box M-Plan und keinen niedrigeren? Weil das Rezept drei Container gleichzeitig aufsetzt: die Anwendung, Redis und einen eigenen nginx. Das erfordert mindestens 1,5 GB freien RAM. Auf einer Box S ist in der Regel nicht so viel freier Speicher verfügbar. Box M kostet 65 € pro Jahr.

Eine Rechnung schließt den Verkauf ab, aber es lohnt sich, den Anfang im CRM zu führen. EspoCRM auf Saplo speichert Kontakte, Verkaufschancen und Gesprächsverläufe, ohne Kosten pro Benutzer.

Wenn du nicht mehr für jeden weiteren Kunden bei FreshBooks oder Zoho Invoice bezahlen möchtest und deine Finanzdaten auf deinem eigenen Server haben willst, kannst du Invoice Ninja auf Saplo in wenigen Minuten einrichten. Kontaktiere uns, wenn du Hilfe bei der E-Mail-Konfiguration benötigst.