Como instalar o Invoice Ninja no Saplo (faturação própria sem limite de clientes)

Se emites faturas a clientes e pagas mensalmente pelo FreshBooks ou Zoho Invoice, mais cedo ou mais tarde vais deparar-te com um limite: o número de clientes, o número de faturas ou o número de utilizadores na equipa, que, uma vez excedido, te obriga a mudar para um plano mais caro. O Invoice Ninja resolve isso de outra forma, porque é open source e instalas no teu próprio servidor. Pagas uma vez por um Box e os limites de clientes, faturas ou orçamentos simplesmente não existem. Abaixo, passo a passo, como configurar o Invoice Ninja no Saplo.

Para quem é o Invoice Ninja

Antes de instalares, verifica se esta ferramenta se adequa ao que fazes:

• emites faturas, orçamentos ou propostas regularmente para clientes - o Invoice Ninja trata de todo o ciclo, desde a proposta, fatura, até ao acompanhamento de pagamentos e lembretes,
• estás farto de pagar por mais um cliente no FreshBooks ou Zoho Invoice - o Invoice Ninja é open source, sem limite de clientes, faturas ou utilizadores imposto por subscrição,
• queres que os teus dados financeiros permaneçam contigo - a base de dados com faturas, clientes e pagamentos está no teu Box, e não nos servidores de um fornecedor SaaS externo,
• precisas de um painel de cliente para pagamentos online - o Invoice Ninja gera um link, onde o cliente vê a fatura e pode pagá-la, sem criar uma conta.

Se procuras um gerador simples de faturas PDF únicas sem um painel e sem acompanhamento de pagamentos, o Invoice Ninja fará isso, mas é uma ferramenta pensada para um ciclo de faturação constante, não para um documento único.

Requisitos

Para instalares o Invoice Ninja no Saplo, precisas de:

• Uma Box do plano M ou superior, porque a receita configura três contentores Docker (aplicação, Redis, nginx próprio) e requer um mínimo de 1,5 GB de RAM livre.
• Mínimo de 5 GB de espaço em disco.
• Um domínio ou subdomínio *.saploapp.pl incluído em todos os planos, onde será alojado o painel do Invoice Ninja.
• NÃO precisas de criar uma base de dados separada manualmente, o motor cria-a automaticamente na base de dados MySQL partilhada do Saplo.
• O teu próprio servidor SMTP, se quiseres que as faturas sejam efetivamente enviadas por email aos clientes. Mais detalhes sobre isto na secção da primeira configuração, abaixo.

Instalação passo a passo

1. No Painel Saplo, acede ao Catálogo de aplicações e seleciona Invoice Ninja (categoria "Negócios").
2. Indica um Box no plano M ou superior com um mínimo de 1,5 GB de RAM livre e o domínio ou subdomínio onde o painel será alojado.
3. Confirma a instalação. O motor de instalação instala o Docker CE, se ainda não estiver no Box, descarrega a imagem oficial invoiceninja/invoiceninja-debian (cerca de 2 GB, com Chrome integrado para gerar faturas em PDF) e configura a base de dados no MySQL partilhado do Saplo.
4. Ao lado da aplicação, o motor inicia o seu próprio contentor Redis para cache, fila e sessões, bem como o seu próprio contentor nginx, que serve ficheiros estáticos e encaminha o tráfego PHP para a aplicação, e o nginx do Box atua apenas como proxy para este contentor.
5. O primeiro arranque inclui a migração da base de dados, a geração de modelos de fatura e a criação de uma conta de administrador, por isso a instalação demora mais do que com receitas mais simples, o motor espera que o contentor inicie efetivamente, em vez de se limitar a iniciá-lo.
6. O ecrã de login do Invoice Ninja aparece sob o domínio especificado.

Primeiro início de sessão e configuração

1. Acede ao domínio que indicaste durante a instalação.
2. Inicia a sessão com as credenciais de administrador do ficheiro INVOICENINJA-SETUP.txt no diretório da aplicação, o endereço é admin@<seu-dominio>, a palavra-passe é gerada aleatoriamente durante a instalação.
3. Altera a palavra-passe imediatamente em Definições -> Conta e palavra-passe.
4. Por predefinição, o Invoice Ninja apenas guarda os e-mails enviados para um registo, não os envia de facto, por isso, se quiseres que as faturas e os lembretes de pagamento cheguem aos clientes, configura o teu próprio servidor SMTP em Definições -> Definições de e-mail.
5. Preenche os dados da empresa, o logótipo e a numeração das faturas em Definições -> Definições da empresa, antes de emitires o primeiro documento.

Invoice Ninja na Saplo versus alternativas

Perguntas Frequentes

Existe um limite para o número de clientes ou faturas? Não. O Invoice Ninja na Saplo não impõe limites de clientes, faturas, orçamentos ou utilizadores. Tu pagas apenas pela Box onde está alojado.

As faturas são enviadas automaticamente por email para os clientes? Por predefinição, não. A instalação configura o registo dos emails enviados num log, em vez do envio real. Para que as faturas e os lembretes cheguem realmente às caixas de entrada dos clientes, configura o teu próprio servidor SMTP em Definições -> Definições de Email, após o primeiro login.

Que base de dados usa o Invoice Ninja? A base de dados MySQL partilhada da Saplo. O motor cria-a automaticamente durante a instalação, não precisas de configurar a tua própria.

Posso gerar faturas em PDF? Sim, a imagem oficial do Docker tem um navegador Chrome incorporado que renderiza os modelos de fatura para PDF sem configuração adicional.

Porque é que a instalação exige um plano Box M e não um inferior? Porque a receita implementa três contentores de uma só vez: a aplicação, o Redis e o teu próprio nginx, o que requer um mínimo de 1,5 GB de RAM livre. Uma Box S geralmente não tem tanta memória livre disponível.

A fatura conclui uma venda, mas o seu início deve ser gerido num CRM. O EspoCRM na Saplo mantém contactos, oportunidades de venda e histórico de conversas sem taxa por utilizador.

Se queres deixar de pagar por cada cliente adicional no FreshBooks ou Zoho Invoice e ter os teus dados financeiros no teu próprio servidor, podes instalar o Invoice Ninja na Saplo em poucos minutos. Contacta-nos se precisares de ajuda com a configuração do email.