Wie du Cal.com auf Saplo installierst (Terminbuchung statt Calendly)

Calendly beschränkt im kostenlosen Tarif das Konto auf einen einzigen Veranstaltungstyp und grundlegende Integrationen. Die meisten nützlichen Funktionen (mehrere Meeting-Typen, Routing von Anfragen an das Team, Entfernen des Calendly-Brandings) sind hinter einem kostenpflichtigen Abonnement pro Teammitglied verborgen. Cal.com ist eine Open-Source-Alternative, die dasselbe bietet (Buchungsseite, Veranstaltungstypen, Kalendersynchronisation, automatische E-Mail-Bestätigungen), aber auf deiner eigenen Box gehostet wird, ohne Begrenzung der Veranstaltungstypen und ohne monatliche Gebühren pro Person. Nachfolgend erfährst du Schritt für Schritt, wie du Cal.com auf Saplo installierst, wie die Erstkonfiguration aussieht, wo du Kalenderintegrationen findest und worauf du achten solltest, wenn du von Calendly umziehst.

Warum Cal.com statt des kostenpflichtigen Calendly

Calendly berechnet den Preis nach der Anzahl der Benutzer in einem Team und schaltet zusätzliche Funktionen (mehrere Veranstaltungsarten, eigene Domain, Entfernung des Brandings) nur in höheren monatlichen Tarifen frei. Cal.com kehrt dieses Modell um:

• Unbegrenzte Veranstaltungsarten - Beliebig viele verschiedene Termine können gebucht werden. Du zahlst nur für die Box, auf der es läuft, nicht für jeden zusätzlichen Typ.
• Keine Gebühren pro Person im Team - Eine Box kann so viele Konten verwalten, wie benötigt werden, ohne zusätzliche Kosten für jedes hinzugefügte Teammitglied.
• Buchungsdaten auf deiner Box - Die Terminhistorie und die Daten der eingeladenen Personen befinden sich nicht auf der Infrastruktur Dritter, was für die DSGVO und die Arbeit mit Kundendaten wichtig ist.
• Eigene Domain ohne Cal.com Branding - Die Buchungsseite läuft vom ersten Tag an unter deiner eigenen Domain, ohne zusätzliche Kosten für die Entfernung des Cal.com Logos aus der Fußzeile.
• Offener Quellcode - Dies ist ein Open-Source-Projekt, das öffentlich auf GitHub entwickelt wird. Bei Bedarf kannst du genau überprüfen, wie es funktioniert, anstatt einem geschlossenen SaaS-Produkt blind zu vertrauen.

Anforderungen

Um Cal.com bei Saplo einzurichten, benötigst du:

• Eine Box mit laufendem Docker (die Engine startet ihn automatisch bei der Installation aus dem Katalog, Container-Nesting ist erforderlich, was Saplo standardmäßig bietet),
• mindestens 2 GB freien RAM auf der Box (Cal.com ist eine Next.js-Anwendung, die schwerer ist als einfache Tools wie Listmonk oder Vaultwarden),
• Eine Domain oder Subdomain *.saploapp.pl, die im Preis jedes Plans enthalten ist und unter der die Buchungsseite bereitgestellt wird.

Wie Listmonk verwendet Cal.com nicht die gemeinsam genutzte MySQL-Datenbank der Box. Es benötigt einen eigenen PostgreSQL (keine SQLite-Option), daher installiert das Rezept einen separaten PostgreSQL-Container zusammen mit Cal.com, der ausschließlich dieser Installation gewidmet ist. Dies verbraucht etwas mehr RAM als bei leichteren Anwendungen, aber dafür werden die Buchungsdaten nicht mit anderen Installationen auf der Box vermischt.

Schritt-für-Schritt-Installation

1. Gehe im Saplo-Panel zum App-Katalog und wähle Cal.com (Kategorie "Business Tools").
2. Wähle die Box, auf der es installiert werden soll, und die Domain oder Subdomain, unter der die Buchungsseite verfügbar sein wird.
3. Bestätige die Installation. Die Engine erstellt einen Docker-Container mit dem Image calcom/cal.com, daneben einen eigenen Postgres-Container für die Daten, und stellt die Anwendung unter der angegebenen Domain über nginx mit kostenlosem SSL bereit. Die Datenbank-Schema-Migration und der Store-Seed mit Integrationen starten automatisch beim ersten Start des Containers, du musst nichts manuell anklicken.
4. Nach dem Start gehe zu <deine-domain>/auth/signup und erstelle das erste Konto. Cal.com erstellt bei der Installation kein Administratorkonto automatisch; dies geschieht durch den ersten registrierten Benutzer über das Registrierungsformular, genau wie bei Matomo oder Ghost.
5. Der Anwendungsstatus im Saplo-Panel ändert sich einige Dutzend Sekunden nach Bestätigung der Installation auf „running“ (läuft), gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem der Postgres-Container die Datenbankinitialisierung abgeschlossen hat.

Erste Konfiguration

1. Nach der Anmeldung stellst du unter Availability die Zeiten ein, zu denen du gebucht werden kannst, und die Zeitzone, damit Cal.com keine Termine außerhalb deiner Arbeitszeiten vorschlägt.
2. Unter Apps verbindest du deinen Kalender (Google Kalender, Outlook oder CalDAV), damit Cal.com bestehende Termine sehen und nicht zur Buchung vorschlagen kann, und Zoom oder Google Meet, wenn die Meetings online stattfinden sollen.
3. Unter Event Types erstellst du einen Meeting-Typ (z. B. „30-minütige Beratung“), legst die Dauer fest, formulierst Fragen für die eingeladene Person und wählst die Bestätigungsmethode (automatisch oder manuell).
4. Unter Settings → General legst du dein Branding fest: Firmenname, Logo und Farbschema der Buchungsseite, damit sie konsistent mit dem Rest deiner Website aussieht.
5. Teile den Link zur Buchungsseite (z. B. <deine-domain>/your-login/event-name) mit deinen Kunden oder bette das Buchungs-Widget über den integrierten Embed-Code auf deiner Website ein.

Integrationen und Automatisierungen

Cal.com verfügt über einen integrierten Shop für Integrationen (Apps), der Kalender (Google Kalender, Outlook, Apple Kalender, CalDAV), Videokonferenzen (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Cal Video, das in die Anwendung selbst integriert ist) und Zahlungen für Termine (Stripe) für im Voraus bezahlte Beratungen umfasst. Jede Buchung und Stornierung sendet einen Webhook, sodass du bei Bedarf für deine eigenen Automatisierungen (z. B. das Hinzufügen eines Kunden zum CRM nach der Terminvereinbarung oder das Senden einer SMS-Erinnerung) den Cal.com-Webhook an einen n8n-Workflow anschließen kannst, der auf der gleichen oder einer anderen Box im App-Katalog von Saplo eingerichtet ist, ohne die eigene Infrastruktur verlassen zu müssen. Cal.com stellt auch eine REST-API zur Verfügung, falls du Reservierungen lieber direkt in deine eigene Anwendung integrieren möchtest, anstatt über Webhooks.

Backup und Sicherheit

Backups hängen vom gewählten Plan ab: Box L und höhere Pläne haben Backups im Preis inbegriffen (7 Tage rückwirkend für Box L, 14 Tage für Box XL, 30 Tage plus Offsite-Backup für Box XXL), während für Box S und Box M ein tägliches Backup als Zusatzdienst erworben werden kann. Bei Cal.com umfasst das Backup sowohl die Anwendungsdateien als auch einen separaten Postgres-Container, in dem alle Buchungen gespeichert sind. Es lohnt sich also, es zu aktivieren, bevor die Historie der Termine so umfangreich wird, dass ein Verlust wirklich schmerzhaft wäre. Das Saplo-Panel zeigt den Status des SSL-Zertifikats an und erneuert es automatisch. Der Zugriff auf das Cal.com-Admin-Panel sollte zusätzlich mit einem starken Passwort geschützt werden, da dort die Kontaktdaten aller Personen gespeichert sind, die jemals einen Termin mit dir vereinbart haben.

Migration von Calendly zu Cal.com

Calendly bietet keinen offiziellen Export von Ereignistypen oder Buchungen in einem Format an, das Cal.com mit einem Klick importieren könnte. Daher ist die Migration zwar manuell, aber kurz. Du erstellst die Ereignistypen unter Event Types neu (Name, Dauer, Fragen für den Eingeladenen), verbindest denselben Kalender, den du bereits in Calendly verbunden hattest, damit Cal.com zukünftig bereits belegte Termine sehen kann, und ersetzt den Buchungslink überall dort, wo du ihn veröffentlicht hast (E-Mail-Signatur, Kontaktseite, soziale Medien). Alte Buchungen aus Calendly bleiben in Calendly (du überträgst keine Historie), aber neue Buchungen ab dem Tag der Umstellung landen bereits in Cal.com auf deiner Box.

Kostenpflichtiges Calendly vs. Cal.com auf Saplo

Häufig gestellte Fragen

Kann Cal.com dasselbe wie Calendly? Die Grundfunktionen (Ereignistypen, Verfügbarkeit, Kalenderintegration, automatische E-Mail-Bestätigungen, Buchungsseite unter eigener Domain) ja. Einige erweiterte Enterprise-Funktionen (Weiterleitung von Anfragen an ein Team, erweiterte Berichterstattung) sind in Cal.com bescheidener als in den höchsten kostenpflichtigen Plänen von Calendly, reichen aber für die Buchung von Kundenterminen völlig aus.

Muss ich manuell ein Administratorkonto erstellen? Nein, aber der Installer erstellt es auch nicht automatisch. Das erste Konto erstellst du selbst über das Registrierungsformular unter /auth/signup direkt nach der Installation.

Kann ich mehrere Meeting-Typen und mehrere Benutzer haben? Ja, ohne Limit für Ereignistypen und ohne zusätzliche Kosten für weitere Teamkonten. Die einzigen Einschränkungen sind RAM und Speicherplatz der Box.

Wie viel RAM benötigt Cal.com? Das Startminimum beträgt 2 GB, da es sich um eine Next.js-Anwendung mit eigenem PostgreSQL handelt. Bei mehr Traffic auf der Buchungsseite kannst du der Box jederzeit RAM hinzufügen, ohne Daten zu migrieren.

Ist es möglich, Zahlungen für Meetings zu erhalten? Ja, nachdem du die Stripe-Integration unter Apps verbunden hast, kannst du bei der Buchung ausgewählter Ereignistypen, z. B. kostenpflichtiger Beratungen, Vorauszahlungen verlangen.

Werden alte Buchungen von Calendly automatisch übertragen? Nein, Calendly bietet keinen Export in ein von Cal.com importierbares Format an. Die Historie verbleibt in Calendly, und neue Buchungen ab dem Tag der Linkumstellung landen bereits in Cal.com auf deiner Box.

Wenn du Fragen zur Einrichtung von Cal.com auf deiner eigenen Box hast, kontaktiere uns. Wir helfen dir gerne bei der Konfiguration des ersten Ereignistyps, der Kalenderintegration oder der Automatisierung über Webhooks.