Como instalar a Cal.com no Saplo (marcações em vez da Calendly)

O Calendly no plano gratuito limita a conta a um tipo de evento e a integrações básicas, enquanto a maioria das funcionalidades úteis (vários tipos de Meetings, encaminhamento de pedidos para a equipa, remoção do branding do Calendly) está reservada para uma subscrição paga por utilizador. A Cal.com é uma alternativa de código aberto que faz exatamente o mesmo (página de reservas, tipos de eventos, sincronização com o calendário e confirmações automáticas por email), mas que funciona no teu próprio Box, sem limite de tipos de eventos e sem custo mensal por pessoa. Abaixo explicamos passo a passo como instalar a Cal.com na Saplo, como é a configuração inicial, onde obter as integrações de calendário e a que deves estar atento se mudares do Calendly.

Porquê Cal.com em vez do Calendly pago

O Calendly calcula o preço com base no número de utilizadores na equipa e só desbloqueia novas funcionalidades (vários tipos de eventos, domínio próprio, remoção da marca) nos planos pagos mensais de nível superior. O Cal.com inverte este modelo:

• sem limite de tipos de evento - qualquer número de reuniões diferentes para reserva, só pagas pelo Box onde está instalado, não por cada tipo adicional,
• sem taxa por pessoa na equipa - um Box gere tantas contas quantas forem necessárias, sem cobrança por cada membro da equipa adicionado,
• dados das reservas no teu Box - o histórico das reuniões e os dados das pessoas convidadas não ficam na infraestrutura de terceiros, o que é importante para efeitos do RGPD e para o trabalho com dados de clientes,
• domínio próprio sem marca Cal.com - a página de reservas funciona no teu domínio desde o primeiro dia, sem pagar um suplemento para remover o logótipo Cal.com do rodapé,
• o código-fonte é público - é um projeto open source desenvolvido publicamente no GitHub, por isso, se precisares, podes verificar exatamente como funciona, em vez de teres de confiar cegamente num produto SaaS fechado.

Requisitos

Para instalar o Cal.com no Saplo, precisas de:

• Box com o Docker em execução (o motor ativa-o automaticamente durante a instalação a partir do Catálogo de aplicações; o nesting num contentor é obrigatório e, no Saplo, está ativo por predefinição),
• mínimo de 2 GB de RAM livres no Box (o Cal.com é uma aplicação Next.js, mais pesada do que ferramentas simples como o Listmonk ou o Vaultwarden),
• Domínio ou subdomínio *.saploapp.pl incluído no preço de cada plano, sob o qual ficará disponível o site de reservas.

Tal como Listmonk, o Cal.com não utiliza a base de dados MySQL partilhada do Box. Precisa de uma base de dados Postgres própria (não existe uma opção SQLite), pelo que a receita configura, juntamente com o Cal.com, um contentor Postgres separado, dedicado exclusivamente a esta instalação. Consome um pouco mais de RAM do que as aplicações mais leves, mas, em contrapartida, os dados das reservas não se misturam com os de qualquer outra instalação no Box.

Instalação passo a passo

1. No Painel Saplo, acede ao Catálogo de aplicações e escolhe a Cal.com (categoria "Ferramentas para empresas").
2. Indica o Box onde deve ficar instalada e o domínio ou subdomínio sob o qual a página de reservas estará disponível.
3. Confirma a instalação. O motor cria um contentor Docker com a imagem calcom/cal.com, coloca ao lado o seu próprio contentor Postgres para os dados e disponibiliza a aplicação no domínio indicado através do nginx, com SSL gratuito. A migração do esquema da base de dados e a seed da loja com integrações arrancam automaticamente na primeira inicialização do contentor, não tens de clicar manualmente em nada.
4. Após a inicialização, acede a <seu-dominio>/auth/signup e cria a primeira conta. A Cal.com não cria automaticamente uma conta de administrador durante a instalação, é o primeiro utilizador registado que a cria através do formulário de registo, tal como no Matomo ou no Ghost.
5. O Estado da aplicação no Painel Saplo muda para "em execução" algumas dezenas de segundos após a instalação ter sido confirmada, a contar do momento em que o contentor Postgres termina a inicialização da base de dados.

Primeira configuração

1. Depois de iniciares sessão em Availability, define as horas em que te podem fazer reservas e o teu fuso horário, para que o Cal.com não proponha horários fora do teu horário de trabalho.
2. Em Apps, liga um calendário (Google Calendar, Outlook ou CalDAV), para que o Cal.com veja os horários já ocupados e não os proponha para reservas, bem como Zoom ou Google Meet, se as reuniões forem online.
3. Em Event Types, cria um tipo de reunião (por exemplo, "Consultoria de 30 minutos"), definindo a duração, as perguntas para o convidado e o método de confirmação (automático ou manual).
4. Em Settings → General, define a marca: o nome da empresa, o logótipo e o tema de cores da página de reservas, para que esta tenha um aspeto coerente com o restante do teu site.
5. Partilha o link da página de reservas (por exemplo, <seu-dominio>/your-login/event-name) com os clientes ou incorpora o widget de reservas no teu site através do código embed incorporado.

Integrações e automatizações

O Cal.com tem uma loja de integrações integrada (Apps) que inclui calendários (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar, CalDAV), videoconferências (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Cal Video integrado na própria aplicação) e pagamentos por reunião (Stripe) para consultas pagas antecipadamente. Cada reserva, bem como cada cancelamento, envia um webhook, por isso, se precisares de uma automatização própria (por exemplo, adicionar um cliente ao CRM depois de marcar uma reunião ou enviar um SMS de lembrete), podes ligar o webhook do Cal.com ao fluxo no n8n instalado no mesmo Box ou noutro Box, no Catálogo de aplicações da Saplo, sem sair da tua própria infraestrutura. O Cal.com também disponibiliza uma API REST, se preferires integrar as reservas diretamente na tua aplicação em vez de usar webhooks.

Backup e segurança

As cópias de segurança dependem do plano escolhido: Box L e superiores incluem backup no preço (7 dias de histórico para L, 14 dias para XL, 30 dias mais uma cópia offsite para XXL), e ao Box S e Box M pode-se adicionar um backup diário como extra. No Cal.com, o backup inclui tanto os ficheiros da aplicação como um contentor Postgres separado, onde ficam todas as reservas, por isso vale a pena ativá-lo antes que o histórico de reuniões cresça ao ponto de a sua perda realmente causar dano. O Painel Saplo mostra o estado do certificado SSL e renova-o automaticamente, e vale a pena proteger adicionalmente o acesso ao painel de administração do Cal.com com uma palavra-passe forte, porque é lá que ficam os dados de contacto de todas as pessoas que alguma vez marcaram contigo.

Migração de Calendly para Cal.com

O Calendly não oferece uma exportação oficial de tipos de evento ou reservas para um formato que o Cal.com importe com um só clique, por isso a migração é manual, mas rápida. Recrias os tipos de evento em Event Types (nome, duração, perguntas para o convidado), lligas o mesmo calendário que já tinhas ligado no Calendly, para que o Cal.com já mostre os horários ocupados nas datas futuras, e substituis o link de reservas em todos os lugares onde o publicavas (rodapé do email, página de contacto, redes sociais). As reservas antigas do Calendly ficam no Calendly (não transferes o histórico), mas as novas, desde o dia da mudança, já vão para o Cal.com no teu Box.

Calendly pago vs. Cal.com no Saplo

Perguntas frequentes

O Cal.com faz o mesmo que o Calendly? Sim, no que diz respeito às funções básicas (tipos de eventos, disponibilidade, integração com o calendário, confirmações automáticas por email, página de marcação sob o teu domínio). Algumas funções empresariais avançadas (encaminhamento de pedidos para a equipa, relatórios avançados) são mais limitadas no Cal.com do que nos planos pagos mais caros do Calendly, mas são mais do que suficientes para marcações de reuniões com clientes.

Tenho de criar manualmente uma conta de administrador? Não, mas o instalador também não a cria automaticamente. És tu que cria a primeira conta através do formulário de registo em /auth/signup logo depois da instalação.

Poso ter vários tipos de reunião e vários utilizadores? Sim, sem limite de tipos de evento e sem custos adicionais por mais contas na equipa. A única limitação é a memória RAM e o armazenamento do Box.

De quanta RAM precisa o Cal.com? O mínimo inicial é 2 GB, porque é uma aplicação Next.js com o seu próprio Postgres. Com mais tráfego na página de marcação, aumentas a RAM do Box conforme necessidade, sem mover os dados.

É possível cobrar por reuniões? Sim, depois de ligares a integração Stripe em Apps, podes exigir pagamento antecipado ao marcar determinados tipos de evento, por exemplo, consultas pagas.

As marcações antigas do Calendly são migradas automaticamente? Não, o Calendly não disponibiliza uma exportação num formato que possa ser importada pelo Cal.com. O histórico fica no Calendly e, a partir do dia em que mudares o link, as novas marcações já vão para o Cal.com no teu Box.

Se tiveres dúvidas ao colocar o Cal.com em funcionamento no teu próprio Box, escreve-nos. Ajudamos-te a configurar o primeiro tipo de evento, a integração com o calendário ou a automatização através de webhooks.