Was ist n8n und wie automatisierst du dein Unternehmen ganz ohne Entwickler?

Du überträgst Bestellungen aus einem Shop in eine Tabelle, kopierst Daten aus einem Kontaktformular in dein CRM und versendest Kunden jeden Morgen manuell Erinnerungen? Das ist Arbeit, die Automatisierungstools seit Jahren für Menschen übernehmen. Die bekanntesten sind Zapier und Make, aber immer mehr Unternehmen entscheiden sich für n8n, denn bei einer größeren Anzahl an Automatisierungen wird die Aborechnung höher als die Kosten für den gesamten Server. In diesem Leitfaden erklären wir in einfacher Sprache, was n8n ist, wie es funktioniert, was sich in einem kleinen Unternehmen damit automatisieren lässt und was es kostet.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist n8n?
2. Wie funktioniert n8n? Trigger, Knoten und Workflow
3. Was kann man mit n8n automatisieren? 7 Beispiele aus einem kleinen Unternehmen
4. Muss man für n8n programmieren können?
5. n8n oder Zapier und Make? Worin unterscheiden sie sich
6. Wie viel kostet n8n? Cloud oder eigener Server
7. Wie startet man n8n auf einem eigenen Server?
8. Die erste Automatisierung Schritt für Schritt
9. FAQ: Die häufigsten Fragen zu n8n

Was ist n8n?

n8n (gesprochen „n-eight-n“, abgeleitet vom englischen nodemation) ist ein Werkzeug zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, also auf Englisch workflow automation. Es verbindet die Apps, die du täglich nutzt: E-Mail, Google Sheets, deinen Onlineshop, dein CRM, Messaging-Apps, Zahlungssysteme und KI-Modelle. Anschließend überträgt es Daten zwischen ihnen und übernimmt wiederkehrende Aufgaben, die heute ein Mensch erledigt.

Das Projekt entstand 2019 in Berlin. Der Quellcode ist auf GitHub offen einsehbar, und n8n verwendet eine Lizenz vom Typ fair-code (Sustainable Use License). In der Praxis bedeutet das, dass ein Unternehmen n8n kostenlos auf einem eigenen Server installieren und ohne Begrenzung der Anzahl von Automatisierungen und Ausführungen für seine Prozesse nutzen kann. Allerdings darf n8n selbst nicht als kostenpflichtiger Service an andere Unternehmen weiterverkauft werden.

Am einfachsten lässt sich n8n so beschreiben: ein digitaler Mitarbeiter zum Kopieren und Kontrollieren, der nicht schläft, beim Kopieren keine Fehler macht und nie vergisst, dich am Freitag um 16:00 zu erinnern.

Wie funktioniert n8n? Trigger, Knoten und Ablauf

Jede Automatisierung in n8n ist ein Workflow, also ein Ablauf aus Blöcken, die Knoten (nodes) genannt werden. Du stellst sie im Browser-Editor zusammen, indem du sie per Drag-and-drop anordnest und mit Linien verbindest.

• Trigger entscheidet, wann der Ablauf startet. Das kann ein Zeitplan („täglich um 7:00“), eine neue E-Mail im Postfach, eine neue Bestellung im Shop oder ein webhook sein, also eine Adresse, an die eine andere Anwendung eine Information über ein Ereignis sendet.
• Aktionsknoten erledigen die eigentliche Arbeit: Daten aus einer API abrufen, eine Zeile in ein Tabellenblatt schreiben, eine Nachricht senden, eine Rechnung erstellen, ein KI-Modell um eine Zusammenfassung bitten.
• Logikknoten steuern den Ablauf: Bedingung „wenn der Betrag über 227 € liegt“, Verzweigung, Schleife, Daten zusammenführen, eine bestimmte Zeit warten.

Die Daten fließen von links nach rechts. Jeder Knoten sieht das Ergebnis des vorherigen, und im Feld „E-Mail-Betreff“ fügst du einfach den Kundennamen ein, der zwei Schritte früher abgerufen wurde. Nach jedem Durchlauf speichert n8n den Ausführungsverlauf, sodass du bei einem Problem genau siehst, an welchem Knoten es mit welchen Daten aufgetreten ist.

Was lässt sich mit n8n automatisieren? 7 Beispiele aus einem kleinen Unternehmen

n8n bietet fertige Integrationen für mehrere Hundert Dienste und kann über den universellen HTTP-Knoten jeden anderen Dienst mit API anbinden. Die folgenden Automatisierungen setzen kleine Unternehmen am häufigsten um:

1. Kontaktformular an CRM und Slack. Eine neue Anfrage von der Website landet sofort im CRM, und das Team erhält eine Benachrichtigung im Messenger.
2. Bestellungen aus dem Shop in Google Sheets. Jede Bestellung aus WooCommerce wird als Zeile in Google Sheets übernommen und ist sofort bereit für Abrechnung und Bericht.
3. Zahlungserinnerungen. Jeden Morgen prüft der Workflow offene Rechnungen und versendet höfliche E-Mails an Kunden.
4. Kopien von Anhängen. Per E-Mail eingehende Rechnungen werden automatisch in einem nach Datum und Vertragspartner benannten Ordner auf dem Datenträger gespeichert.
5. Wochenbericht. Montags um 8:00 Uhr sammelt n8n Daten aus dem Shop, aus Analytics und aus Werbekampagnen und sendet dann eine einzige Zusammenfassung.
6. KI-Assistent für das Postfach. Das Sprachmodell liest eingehende Nachrichten, klassifiziert sie (Beschwerde, Frage, Angebot) und erstellt einen Antwortentwurf.
7. Website-Monitoring. Alle paar Minuten prüft der Workflow, ob die Website erreichbar ist, und sendet einen Alarm, wenn sie nicht antwortet.

Jeder dieser Workflows besteht meist aus drei bis zehn Knoten. Die Erstellung des ersten dauert etwa eine Stunde, die nächsten klappen schneller, weil n8n auch eine Bibliothek mit fertigen Vorlagen zum Kopieren enthält.

Muss man für n8n programmieren können?

Nein. Die meisten Automatisierungen bestehen vollständig aus fertigen Bausteinen und Formularen, ganz ohne eine einzige Codezeile. Man muss die Logik des Prozesses verstehen („Wenn X eintrifft, mach Y, und wenn Z, dann sende es an den Chef“) und bei dem gewünschten Service auf „Konto verbinden“ klicken können.

Der Unterschied zu Zapier besteht darin, dass man in n8n Code ergänzen kann, wenn die Bausteine nicht ausreichen. Der Knoten Code akzeptiert JavaScript oder Python. Ein Programmierer im Unternehmen löst damit einen Sonderfall in wenigen Minuten, statt nach einem Workaround zu suchen. Für technisch nicht versierte Menschen ist das eine Sicherheitsnetz: Man weiß, dass das Tool nicht an einer Wand feststeckt, wenn der Prozess komplizierter wird.

n8n oder Zapier und Make? Worin sie sich unterscheiden

Alle drei Tools machen im Grunde dasselbe, aber sie rechnen die Kosten anders ab und gehen anders mit deinen Daten um.

	n8n (eigener Server)	n8n Cloud	Zapier	Make
Wo es läuft	auf deinem Server	in der n8n Cloud	in der Cloud von Zapier	in der Cloud von Make
Wofür du bezahlst	für den Server	für die Anzahl der Ausführungen	für die Anzahl der Aufgaben	für die Anzahl der Vorgänge
Limit der Ausführungen	keines	planabhängig	planabhängig	planabhängig
Eigener Code	JavaScript und Python	JavaScript und Python	eingeschränkt	eingeschränkt
Kundendaten	bleiben bei dir	beim Anbieter	beim Anbieter in den USA	beim Anbieter
Einstiegshürde	du brauchst einen Server	am niedrigsten	am niedrigsten	niedrig

Wann du bei Zapier bleiben solltest? Wenn du zwei oder drei einfache Automatisierungen hast, die ein paar Dutzend Mal im Monat ausgeführt werden, und über keinen Server nachdenken willst. Dann reicht der kostenlose oder günstigste Tarif aus und es gibt nichts zu migrieren.

Wann n8n auf deinem eigenen Server? Wenn die Zahl der Automatisierungen wächst, die Abläufe Hunderte Male am Tag ausgeführt werden, zum Beispiel bei jeder Bestellung, oder wenn du personenbezogene Kundendaten verarbeitest und diese nicht in eine externe Cloud gelangen sollen. Die Kosten für den Server sind unabhängig von der Anzahl der Ausführungen fest.

Was kostet n8n? Cloud oder eigener Server

Das Programm n8n in der Community-Version ist kostenlos. Entweder zahlt man für die Cloud des Herstellers oder für den Server, auf dem man es ausführt.

n8n Cloud (Preisliste des Herstellers, Stand Oktober 2026): Der Starter-Tarif kostet bei monatlicher Zahlung 24 € pro Monat und umfasst 2.500 Workflow-Ausführungen, der Pro-Tarif kostet 60 € pro Monat für 10.000 Ausführungen. Bei jährlicher Zahlung sinken die Preise auf 20 € beziehungsweise 50 €. Eine Ausführung bedeutet einen Start des gesamten Workflows, unabhängig von der Anzahl der Knoten.

Zapier rechnet jeden Task einzeln ab, sodass ein Workflow mit fünf Schritten fünf Tasks verbraucht. Bei mehreren Automatisierungen kostet ein kostenpflichtiger Tarif normalerweise etwa 20 € pro Monat, bei höherem Volumen deutlich mehr.

n8n auf dem eigenen Server kostet so viel wie der Server. Beispiel auf Saplo: n8n benötigt mindestens 1 GB RAM, deshalb empfehlen wir Box M (2 GB RAM, 30 GB SSD) für 65 € pro Jahr, also etwa 5 € pro Monat. In diesem Preis ist die Anzahl der Ausführungen nicht begrenzt, und auf derselben Box ist noch Platz für eine Unternehmenswebsite oder andere Apps. Box S (1 GB RAM, 27 € pro Jahr) erfüllt die Mindestanforderungen, lässt bei komplexen Workflows mit KI jedoch wenig Reserve.

Die Kostenrechnung für ein Unternehmen mit 3.000 Ausführungen pro Monat: n8n Cloud Pro kostet 60 € und damit mehr als 57 € pro Monat, Box M auf Saplo etwa 5 € pro Monat. Über ein Jahr beträgt der Unterschied mehr als 568 €.

Wie startet man n8n auf dem eigenen Server?

Der klassische Weg besteht darin, einen VPS-Server zu mieten, Docker zu installieren, eine Datei docker-compose.yml zu schreiben, Umgebungsvariablen einzurichten (öffentliche Adresse, Webhook-Adressen, Zeitzone), einen Reverse-Proxy mit SSL-Zertifikat einzurichten und regelmäßige Backups zu planieren. Für einen Entwickler ist das eine Stunde Arbeit. Wer keine Linux-Erfahrung hat, verbringt meist einen ganzen Abend damit herauszufinden, warum Webhooks die falsche Adresse zurückgeben.

Auf Saplo ist n8n eine fertige Anwendung im Katalog: n8n auf Saplo. Die Installation sieht so aus:

1. Im Saplo-Panel öffnest du den App-Katalog und wählst n8n.
2. Du gibst Box und eine Domain oder eine kostenlose Subdomain *.saploapp.pl an.
3. Du bestätigst. Das System richtet das offizielle Image von Docker n8nio/n8n ein, setzt die Zeitzone Europe/Warsaw, legt die Editor- und Webhook-Adresse auf deine Domain, bindet ein SSL-Zertifikat ein und prüft, ob der Container tatsächlich gestartet ist.
4. Nach wenigen Minuten rufst du deine Adresse auf und legst ein Konto als Inhaber der Instanz an.

Darunter läuft dasselbe n8n wie in der offiziellen Anleitung, ohne dass Funktionen fehlen. Jede Box wird täglich verschlüsselt in ein zweites Rechenzentrum in Helsinki kopiert, in jedem Tarif, auch bei Box S. Vor größeren Änderungen kannst du im Panel per Klick einen Snapshot erstellen. Eine ausführliche Beschreibung der Installation und der ersten Konfiguration findest du im Leitfaden n8n auf Saplo einrichten.

Wenn n8n bei dir schon auf einem anderen Server läuft oder du eine Website bei einem anderen Anbieter hast, migrieren wir beides für dich im Rahmen einer kostenlosen Migration.

Erste Automatisierung Schritt für Schritt

Zum Warm-up ein einfacher Workflow: Jede neue Anfrage aus dem Formular landet in der Tabelle und in deinem Postfach.

1. Füge einen Trigger hinzu. Klicke auf Add first step und wähle Webhook. n8n zeigt dir die Adresse, unter der das Formular die Daten senden soll. Füge sie in den Formulareinstellungen auf der Website ein (die meisten Formular-Plugins in WordPress haben ein Feld „webhook“).
2. Sende eine Testanfrage. Fülle das Formular auf der Website aus. In n8n siehst du, welche Felder angekommen sind: Name, E-Mail, Inhalt.
3. Füge einen Knoten für Google Sheets hinzu. Verbinde dein Google-Konto, wähle eine Tabelle aus und ordne die Formularfelder den Spalten zu.
4. Füge einen Knoten Send Email hinzu. Setze als Empfänger deine Adresse ein, füge im Betreff den Namen aus dem Formular ein und die vollständige Anfrage in den Nachrichtentext. Das Geschäftspostfach ist im Preis von Box enthalten, die SMTP-Daten erhältst du im Panel von Saplo.
5. Teste den Workflow. Klicke auf Test workflow und prüfe die Tabelle sowie das Postfach.
6. Aktiviere ihn. Schalte den Schalter Active oben rechts um. Von diesem Moment an läuft der Workflow rund um die Uhr im Hintergrund.

Wenn das funktioniert, brauchst du für eine zusätzliche Bedingung („Wenn im Text das Wort ‚Reklamation‘ steht, sende die Anfrage auch an den Support“) nur einen weiteren If-Knoten.

Zusammenfassung

n8n ist ein kostenloses Automatisierungswerkzeug, das Anwendungen miteinander verbindet und wiederkehrende Aufgaben ohne menschliches Zutun erledigt. Es funktioniert mit Bausteinen und ganz ohne Programmierung, bei Bedarf kannst du aber Code ergänzen. Bei einigen einfachen Automatisierungen sind Zapier oder die n8n Cloud bequem. Bei einer höheren Anzahl von Ausführungen und bei Kundendaten, die du lieber selbst hostest, ist ein eigener Server um ein Vielfaches günstiger. Auf Saplo installierst du n8n in wenigen Minuten aus dem App-Katalog, mit SSL und Backup inklusive. Vergleiche die Pläne in der Preisliste von Saplo oder besuche die Seite der n8n App.

FAQ: Häufigste Fragen zu n8n

Ist n8n kostenlos?

Ja, die Community-Edition zur eigenständigen Installation ist kostenlos und hat weder ein Limit für Workflows noch für Ausführungen. Kostenpflichtig sind n8n Cloud sowie Funktionen für große Unternehmen, beispielsweise SSO-Login und Testumgebungen im Enterprise-Tarif.

Ist n8n sicher und DSGVO-konform?

Auf deinem eigenen Server fließen die Daten nur zwischen deinem Server und den Diensten, die du selbst verbindest, sodass sie nicht an eine zusätzliche Zwischenstelle in den USA gelangen. Die DSGVO-Konformität hängt jedoch vom gesamten Prozess ab, einschließlich der externen Dienste, mit denen n8n sich verbindet. Der Zugriff auf den Editor wird durch das Eigentümerkonto geschützt, das bei der ersten Anmeldung erstellt wird.

Wie viel RAM benötigt n8n?

Mindestens 1 GB RAM und etwa 4 GB Speicherplatz. Bei vielen parallelen Workflows oder der Verarbeitung großer Dateien sind 2 GB oder mehr empfehlenswert, deshalb empfehlen wir auf Saplo Box M.

Funktioniert n8n mit ChatGPT und anderen KI-Modellen?

Ja. n8n bietet integrierte Knoten für OpenAI, Anthropic, Google Gemini und lokal ausgeführte Modelle sowie Knoten zum Erstellen von KI-Agenten mit Speicher und Tools. Du zahlst dann dem Modellanbieter für die verbrauchten Tokens, n8n berechnet nichts zusätzlich.

Kann ich Automatisierungen von Zapier nach n8n migrieren?

Es gibt keinen automatischen Konverter, aber Workflows lassen sich meist innerhalb weniger Minuten migrieren, da n8n Entsprechungen für die meisten Zapier-Integrationen bietet. Am besten beginnst du mit denen, die die meisten Aufgaben verbrauchen, denn dort ist die Ersparnis am größten.