Rocket.Chat auf Saplo: eigener Firmenchat statt Slack Pro

Ein Team, das über Slack kommuniziert, bekommt früher oder später die Rechnung präsentiert: Der Pro-Plan für fünf Nutzer kostet 39 € monatlich, also 464 € jährlich, und jedes weitere Teammitglied treibt die Kosten in die Höhe, da Slack das Abo pro Person berechnet. Außerdem liegen die gesamte Chat-Historie, hochgeladene Dateien und Integrationen in der Cloud des Anbieters. Rocket.Chat ist ein Open-Source-Firmenkommunikator: Teamkanäle, Threads, private Nachrichten, Sprach- und Videoanrufe sowie Integrationen - alles auf deinem eigenen Server und ohne Benutzerlimit. Im Folgenden Schritt für Schritt, wie du Rocket.Chat auf Saplo einrichtest.

Warum Rocket.Chat statt Slack Pro

Ein kostenpflichtiger Cloud-Messenger ist bequem, solange das Team klein ist und die Rechnung niedrig bleibt. Probleme beginnen, wenn das Unternehmen wächst:

• Abonnement wird pro Person berechnet, Slack Pro für fünf Benutzer kostet 39 € pro Monat, also 464 € pro Jahr, und die Rechnung steigt mit jedem weiteren Teammitglied, egal, wie oft die Person schreibt,
• Chatverlauf und Dateien liegen beim Anbieter, jahrelange Projektentscheidungen, Links und Anhänge befinden sich auf den Servern eines externen Unternehmens, und der kostenlose Slack-Plan versteckt zusätzlich Nachrichten, die älter als 90 Tage sind,
• keine Version für den eigenen Server, Slack existiert ausschließlich in der Cloud, sodass interne Unternehmenskommunikation immer über die Infrastruktur eines externen Anbieters läuft, unabhängig vom gewählten Plan.

Rocket.Chat hat keines dieser Probleme: Es ist ein vollständiger Messenger, den du auf deinem Box betreibst, mit Kanälen, Threads, privaten Nachrichten und Videochats. Die Lizenz zählt Nutzer nicht, du kannst unbegrenzt Konten anlegen und die Gesamtkosten entsprechen nur dem Preis des Box, egal ob fünf oder fünfzig Personen schreiben.

Voraussetzungen

Um Rocket.Chat auf Saplo einzurichten, brauchst du:

• eine Box mit Docker (der Engine wird beim Installieren aus dem App-Katalog automatisch gestartet, Nesting im Container ist erforderlich, was Saplo standardmäßig unterstützt),
• mindestens 2 GB freien RAM auf der Box und 10 GB Speicherplatz, der günstigste Plan, der das ermöglicht, ist der Box M für 65 € pro Jahr (der Plan bietet auch SSH-Zugang mit Schlüssel, praktisch wenn du die Container-Logs selbst einsehen möchtest),
• eine Domain oder eine Subdomain *.saploapp.pl, die in jedem Plan inklusive ist, unter der der Chat läuft,
• keine separate Datenbank, da der Engine einen eigenen MongoDB-Container zusammen mit der Anwendung aufsetzt und ihn genau nach den Anforderungen von Rocket.Chat konfiguriert.

Eine ausführliche Beschreibung der Anwendung und ihren Platz im App-Katalog findest du auf der Rocket.Chat-Seite bei Saplo.

Schritt-für-Schritt-Installation

1. Öffne im Saplo-Panel den App-Katalog und wähle Rocket.Chat (Kategorie "Werkzeuge für Unternehmen").
2. Wähle eine Box mit mindestens 2 GB freiem RAM und 10 GB freiem Speicherplatz sowie eine Domain oder Subdomain, unter der der Chat laufen soll.
3. Bestätige die Installation. Die Engine lädt das offizielle Image rocket.chat sowie mongo:8.0 herunter und erstellt zwei Container, die in einem Netzwerk verbunden sind: Die Datenbank ist nur für die Anwendung sichtbar, der Chat wird extern nur über nginx der Box mit kostenlosem SSL zugänglich gemacht.
4. Die Datenbank startet als ein Knoten eines Replica Sets, welches die Engine automatisch einrichtet. Rocket.Chat benötigt den Replica Set Modus auch bei nur einem Knoten, da die Live-Benachrichtigungen über das oplog der Datenbank gelesen werden, das eine standardmäßige, eigenständige MongoDB-Datenbank nicht führt.
5. Der erste Start kann einige Minuten dauern: Die Images zusammen sind über 1,4 GB groß, die Anwendung baut beim ersten Start einen Cache auf und führt Migrationen des Datenbankschemas durch. Die Engine wartet, bis der Chat tatsächlich per HTTP antwortet, bevor die Installation als abgeschlossen gilt, daher bedeutet eine längere Installation keinen Fehler.
6. Nach Abschluss der Installation ist der Chat unter der angegebenen Domain erreichbar, und du legst das Administratorkonto beim ersten Einstieg selbst an.

Erste Schritte nach der Installation

1. Öffne die Domain der Anwendung. Der "Setup Wizard" fordert dich auf, den Namen der Organisation, die E-Mail-Adresse und das Passwort anzugeben. Damit wird das erste Administrator-Konto erstellt, auf das sonst niemand Zugriff hat. Mache diesen Schritt deshalb direkt nach der Installation.
2. Deaktiviere die offene Registrierung (Administration -> Einstellungen -> Accounts), damit Personen außerhalb deines Teams, die auf deine Domain stoßen, nicht eigenständig Konten anlegen können. Lade dein Team über Einladungslinks aus der Administration ein.
3. Richte Kanäle für Teams und Projekte ein, und teile längere Themen in Threads auf, damit der Hauptkanal übersichtlich bleibt. Private Nachrichten sind für Gespräche unter vier Augen gedacht, und hochgeladene Dateien werden auf der Festplatte deiner Box gespeichert.
4. Installiere die Rocket.Chat Desktop- und Mobil-Apps und gib dort die Adresse deines Servers ein. Sie funktionieren wie ein Slack-Client: Du meldest dich mit deinem Chat-Konto an und hast Zugriff auf den gesamten Verlauf, auch außerhalb des Browsers.
5. Verbinde die E-Mail-Funktion (Administration -> E-Mail -> SMTP), damit der Chat Bestätigungen für die Registrierung, Links zum Zurücksetzen des Passworts und Benachrichtigungen über ungelesene Nachrichten versenden kann. Das Postfach ist in jedem Plan enthalten, es reichen also die SMTP-Daten.

Rocket.Chat auf Saplo vs. Slack Pro

Hinzu kommt der Abrechnungsmodus: Das Abonnement in der Cloud zahlst du monatlich unabhängig von allem, die Box hingegen rechnest du einmal im Jahr ab, sodass die Kosten für den Messenger nicht automatisch mit der Teamgröße steigen.

Häufige Fragen

Brauche ich eine separate Datenbank? Nein, die Saplo-Engine stellt einen eigenen MongoDB-Container zusammen mit der Anwendung bereit und initialisiert selbstständig einen Single-Node-Replica-Set, den Rocket.Chat im Realtime-Modus benötigt. Du konfigurierst die Datenbank nicht manuell und musst nichts zusätzlich kaufen.

Zahle ich für zusätzliche Nutzer? Nein, diese Rocket.Chat-Version zählt keine Plätze. Du kannst unbegrenzt Konten anlegen, ohne zusätzliche Gebühren für weitere Nutzer, und das tatsächliche Limit ist durch die Ressourcen deiner Box bestimmt: Chatverläufe und hochgeladene Dateien werden auf der Festplatte gespeichert.

Können auch Personen außerhalb des Teams ein Konto anlegen? Standardmäßig ist die Registrierung offen, wie bei den meisten selbstgehosteten Chatlösungen. Möchtest du den Chat nur für dein Unternehmen nutzen, schalte die Registrierung unter Administration -> Einstellungen -> Accounts aus und lade Personen per Link ein.

Funktionieren Videoanrufe? 1:1-Gespräche verbinden sich über WebRTC und funktionieren sofort nach der Installation. Gruppengespräche nutzen Jitsi Meet, das in Rocket.Chat eingebaut ist. Bei sehr restriktivem NAT können Bild- oder Tonprobleme bei 1:1-Gesprächen auftreten, wenn kein eigener TURN-Server konfiguriert ist, den du unter Administration -> Video Conferencing hinzufügen kannst.

Versendet der Chat E-Mails? Nur nach Anbindung von SMTP unter Administration -> E-Mail -> SMTP. Ohne das werden keine Registrierungsbestätigungen, Passwort-Resets oder Benachrichtigungen versendet. E-Mail ist im Preis aller Pläne enthalten, du musst nur deine Mailbox-Daten eingeben.

Wie viel Speicherplatz benötigt die Installation? Das Rezept-Manifest gibt mindestens 10 GB Festplattenspeicher an, die Docker-Images selbst sind zusammen über 1,4 GB groß. Box M, der günstigste Plan, der das unterstützt, hat 30 GB, somit bleibt viel Platz für Chatverläufe und hochgeladene Dateien.

Wenn dein Team für Slack pro Nutzer zahlt und die Chatverläufe sowie Dateien auf dem eigenen Server speichern möchte, schreibe uns, wir helfen dir bei der Auswahl der passenden Box und bei der Einrichtung von Rocket.Chat.