Cómo instalar Baserow en Saplo (una base de datos alternativa a Airtable)

Airtable es práctico, pero el plan de pago se encarece con cada nuevo usuario, y el plan gratuito impone un límite estricto de filas por base. Baserow es una alternativa de código abierto, una hoja de cálculo y una base de datos relacional todo en uno, con vistas Kanban, de galería y de calendario, que puedes instalar en tu propio Box sin límite de filas y sin cargos por cuentas adicionales. A continuación, te mostramos paso a paso cómo instalar Baserow en Saplo, cómo configurarlo después del primer inicio y en qué se diferencia de Airtable en el día a día.

Por qué Baserow en lugar de Airtable

Airtable, como producto SaaS, se ve bien en una presentación, pero tiene algunos problemas recurrentes que las pequeñas empresas y los equipos de proyecto sufren dolorosamente:

• límite de filas en el plan gratuito: el proyecto crece, la base de datos crece y, en algún momento, tienes que pasarte a un plan de pago o dividir los datos en varias bases de datos separadas, lo que dificulta la elaboración de informes.
• tarifa por cada usuario adicional: cuanto más personas de tu equipo tengan acceso a la base de datos, mayor será la factura mensual, y para un equipo de una docena de personas, esto puede ascender a varios cientos de euros al mes.
• datos en servidores de terceros: tu base de datos empresarial (contactos, proyectos, pedidos, datos de clientes) se encuentra fuera de tu infraestructura y fuera del alcance de tu propia política de copia de seguridad.
• falta de flexibilidad de alojamiento: no puedes mover Airtable a tu propio servidor ni adaptarlo a tus propios requisitos de seguridad de otra manera que no sea la que permite el proveedor.

Baserow es una implementación independiente de la misma idea, es decir, una hoja de cálculo y una base de datos en una sola aplicación, pero de código abierto y alojada en tu propio Box. Cero límites de filas impuestos por el proveedor, cero cargos por cada cuenta adicional en el equipo, los datos se quedan contigo, en el servidor que administras a través del panel de Saplo.

En qué se diferencia Baserow de una hoja de cálculo normal

Una hoja de cálculo normal, como Excel o Google Sheets, es excelente para listas sencillas. Sin embargo, cuando hay más tablas relacionadas, se convierte en un infierno de fórmulas de búsqueda y supervisión manual de la coherencia de los datos. Baserow, al igual que Airtable, es una base de datos relacional: cada tabla tiene tipos de campo definidos (texto, número, fecha, archivo, enlace a otra tabla) y las relaciones entre tablas, como un pedido conectado a un cliente y una lista de productos, se actualizan automáticamente, sin copiar datos manualmente. Sobre el mismo conjunto de datos, puedes construir varias vistas: una cuadrícula como en una hoja de cálculo, un tablero Kanban para rastrear estados, una galería para ver imágenes o un calendario para planificar citas. Cada vista tiene sus propios filtros y ordenación, independientemente de los demás.

Requisitos

Para instalar Baserow en Saplo, necesitas:

• Un Box con Docker activado (el motor lo enciende automáticamente al instalar desde el catálogo; solo se requiere anidamiento en el contenedor, lo cual Saplo ofrece por defecto en todos sus planes).
• Un mínimo de 2 GB de RAM libre en el Box (la imagen oficial todo en uno incluye su propio Postgres y Redis, por lo que es más pesada que, por ejemplo, Vaultwarden o WordPress).
• Varios gigabytes de espacio libre en disco, que aumentará con el número de filas y archivos adjuntos.
• Un dominio o subdominio *.saploapp.pl incluido en el precio de cada plan, si aún no tienes uno propio.

Baserow no utiliza la base de datos compartida de Saplo. La variante todo en uno almacena su propio Postgres, Redis y datos en un solo volumen de contenedor, de forma similar a Vaultwarden o Cal.com, por lo que la instalación no requiere ninguna base de datos separada elegida del catálogo.

Instalación paso a paso

1. En el panel de control de Saplo, ve a Catálogo de aplicaciones y selecciona Baserow (categoría "Negocios").
2. Indica el Box en el que se instalará la aplicación y el Dominio o subdominio bajo el cual estará disponible.
3. Confirma la instalación. El motor crea un contenedor Docker con la imagen oficial baserow/baserow (variante todo en uno con PostgreSQL, Redis y Caddy integrados), prepara un volumen para los datos y lo expone bajo el Dominio especificado a través de nginx con un certificado SSL gratuito.
4. El primer arranque inicializa PostgreSQL y Redis internos desde cero, por lo que la instalación toma más tiempo que con otras recetas más ligeras del catálogo; espera entre varias decenas de segundos y un minuto.
5. Una vez finalizado, el Dominio responderá con la página de inicio de sesión de Baserow, lista para crear la primera Cuenta.

Primera configuración

Baserow, al igual que Cal.com, no crea automáticamente una cuenta de administrador durante la instalación, porque la imagen oficial no tiene variables de entorno separadas para ello.

1. Ve a <tu-dominio>/signup y crea la primera cuenta. El primer usuario registrado obtiene plenos derechos de administrador del espacio de trabajo, así que hazlo tan pronto como el dominio empiece a responder.
2. Después de iniciar sesión, crea tu primera base de datos (workspace) y tablas, o importa datos de un archivo CSV si estás migrando desde Airtable.
3. Añade a otras personas del equipo invitándolas al espacio de trabajo. Cada una crea su propia cuenta utilizando el mismo formulario de registro, en la dirección de correo electrónico proporcionada.
4. En la vista de tabla, añade vistas Kanban, de galería o de calendario desde el menú de vistas, exactamente como en Airtable. Los datos permanecen los mismos, solo cambia la forma en que se muestran.

Gestión de accesos y roles

Baserow separa el acceso a nivel de espacio de trabajo y de base de datos individual. En la configuración del espacio de trabajo, asignas a cada persona invitada uno de los siguientes roles: administrador con acceso completo a la configuración del espacio de trabajo y a la facturación, miembro que crea y edita datos, o persona con acceso de solo lectura a las vistas que compartas a través de un enlace público. Un enlace público a una vista es útil cuando quieres mostrar a un cliente el estado de un proyecto sin crearle una cuenta, protegiendo al mismo tiempo el resto de la base de datos de ediciones accidentales.

Copias de seguridad y seguridad de los datos

Los datos de Baserow residen en el volumen del contenedor de tu Box, por lo que la copia de seguridad funciona exactamente igual que para cualquier otra aplicación del catálogo de Saplo: los planes Box L y superiores incluyen copias de seguridad (7 días atrás para L, 14 días para XL, 30 días más una copia externa para XXL), y para Box S y M, la copia de seguridad diaria se adquiere como un extra. Si guardas datos de clientes o documentación de la empresa en Baserow, vale la pena activar la copia de seguridad desde el primer día, antes de que la base de datos crezca hasta un tamaño en el que la exportación manual a CSV deje de ser práctica.

Baserow en Saplo vs. Airtable

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar datos de un Airtable existente? Sí, Baserow admite la importación desde un archivo CSV al crear una nueva tabla. Exportas cada tabla de Airtable a CSV y luego la importas en Baserow, haciendo coincidir los tipos de columnas.

¿Quién se convierte en administrador después de la instalación? La primera persona que registre una cuenta en /signup después de la instalación. Es recomendable hacerlo tan pronto como el dominio empiece a responder para que nadie más se registre primero.

¿Cuánta RAM necesita Baserow? Un mínimo de 2 GB, porque la variante todo en uno incluye su propio Postgres y Redis. Esto es más que en recetas más ligeras como WordPress o Vaultwarden, por lo que es recomendable elegir Box M o superior, especialmente si la base de datos contendrá archivos adjuntos grandes.

¿Baserow tiene API? Sí, cada tabla tiene su propia API REST con un token de acceso generado en la configuración de la cuenta, útil para integrar con n8n o tu propio script, por ejemplo, para añadir automáticamente nuevos pedidos de la tienda.

¿Puedo tener Baserow y otra aplicación en el mismo Box? Sí, cada plan tiene un número ilimitado de aplicaciones, la única limitación es la RAM y el disco del Box.

¿Se puede usar un dominio propio en lugar de un subdominio de saploapp.pl? Sí, en la configuración de la aplicación en el panel de Saplo, puedes conectar cualquier dominio que tengas, solo necesitas redirigir el registro DNS a la dirección indicada, y el motor emitirá automáticamente el certificado SSL.

¿Baserow admite automatizaciones sin n8n? Sí, las versiones más recientes de Baserow tienen un módulo de automatización incorporado con activadores al cambiar un registro y programaciones, pero para escenarios más complejos, sigue siendo más conveniente conectarlo con n8n a través de la API.

Si tienes preguntas al configurar Baserow en tu propio Box o al migrar datos de Airtable, escríbenos, te ayudaremos con la primera configuración y la selección del plan Box adecuado.